4. Het uiterlijk van de brief en de bijlage; Verzending
4.1. Het uiterlijk van de brief
19. Het soort briefpapier dat het best geschikt is voor een sollicitatiebrief en de bijlage is ongelinieerd wit papier van goede kwaliteit, A4-formaat (21 x 291/2 cm), zogenaamd 80-grams papier. Leg er een blad met lijnen onder om recht te kunnen blijven schrijven. Beschrijf elk blad slechts aan één kant.
Tip 22... Als je schrijft op papier uit een blok, scheur dan eerst het blad van het blok af. Als er een hoekje blijft hangen en afscheurt, probeer je het opnieuw. Het is een ramp als je dit overkomt nadat je, met kramp in je vingers, je brief af hebt!
20. Zorg ervoor dat brief en bijlage(n) hetzelfde formaat hebben. Dit geldt natuurlijk niet voor de pasfoto! Als je een kopie maakt van een kleinere bijlage (bijv. Een cijferlijst), leg dan eerst het origineel op het kopieerapparaat en daarna eroverheen een wit stuk papier dat als 'achtergrond' dient. Zo voorkom je zwarte of grijze randen op je kopie.
21. Ook als het in de advertentie niet wordt gevraagd: schrijf de brief met de hand, het komt persoonlijker over. Uiteraard schrijf je je brief zelf! Alleen als jouw handschrift voor een buitenstander niets anders dan na grote inspanning te ontcijferen valt, gebruik je een tekstverwerker. Vraag aan iemand anders of je handschrift vlot leesbaar is. Herinner je Tip 21.
Tip 23... Misschien vind je het volgende wat overdreven, toch is het zo, dat veel selecteurs hieraan gevoelsmatig de voorkeur geven: gebruik een vulpen of een pen met hetzelfde effect. Zeg nou niet dat dit onzin is en dat het niet gaat om de pen, maar om de inhoud. Dat is wel zo, maar wat gaat er door jou heen als jij een brief ontvangt en die blijkt met een potlood te zijn geschreven? Voor sommige mensen is dat hetzelfde verschil als tussen een balpen en een vulpen. Houd rekening met de (over-)gevoeligheid van je lezer.
22. De bijlage met persoonlijke gegevens dien je bij voorkeur echter juist te typen: toon dat je met een tekstverwerker overweg kunt. Dit is helemaal een noodzaak als je weet dat in je nieuwe functie jij regelmatig met de computer moet werken.
23. In de tekst van je brief komt geen enkele doorhaling of correctie voor. Voeg ook niet iets toe, kleiner geschreven, tussen de regels in. Gebruik ook geen correctievloeistof. De definitieve versie van je brief moet puntgaaf zijn!
24. Een van de belangrijkste zaken om te bepalen of een brief 'oogt' of niet, is de verdeling van de tekst over de pagina. Houd daarom zowel links (± 3 cm) als rechts (± 2 cm) een marge aan die je niet beschrijft.
Kijk maar eens naar de indeling van de pagina's hieronder.
Een brief van één kantje:
Een brief van twee kantjes:
. 
Zo is de indeling niet goed:
. 
Tip 24... Teken op het onderliggende blad met lijnen óók twee vertikale lijnen, zodat je linker kantlijn goed recht loopt en je rechts niet per abuis tot op de laatste millimeter van het blad doorschrijft.
25. Wat voor de kantlijnen links en recht geldt, geldt min of meer ook voor het wit boven- en onderaan het blad. Zorg ervoor dat op het eerste blad de tekst van je brief zoveel mogelijk centraal staat. Op het tweede blad, als je daar aan toekomt, begin je niet pal bovenaan, maar ongeveer op dezelfde hoogte als de openingszin op het eerste blad.
26. Als het je nèt lukt om op één blad je brief te schrijven, loop je de kans dat de ondertekening in het gedrang komt. Dat is geen gezicht. In dat geval begin je opnieuw met wat meer ruimte bovenaan: je laat je tekst als het ware wat 'zakken' op het eerste blad. Zorg ervoor dat je op het tweede blad tenminste een volledige alinea plaatst, gevolgd door de ondertekening. Als op een tweede blad alleen Hoogachtend plus een handtekening staat, lijkt het net alsof je dat in de brief vergeten was en dat nu corrigeert door een 'bijlage'.
Kijk op de afbeeldingen bij de indeling van de brief hieronder om een wat duidelijkere uitleg te krijgen over wat ik hierboven bedoel.
27. Ik raad je af een brief te schrijven op eigen briefpapier waarop je naam en adres staan afgedrukt of gestempeld. Je brief komt zo namelijk over als 'zakelijk', terwijl het juist de bedoeling is zoveel mogelijk 'persoonlijk' over te komen.
Je zult het wel uit je hoofd laten papier te gebruiken met het vignet van een bedrijf; of daar nu familie werkt of niet doet niet ter zake.
De indeling van de brief.
Er zijn diverse manieren om een brief in te delen. Dat wat ik hieronder adviseer is de meest gebruikelijke methode die zorgt voor een mooie bladspiegel en problemen voorkomt.
Sla tussen de verschillende onderdelen en alinea's telkens tenminste een regel over. Alle onderdelen staan links aan de kantlijn.
Kijk op de afbeelding om het te zien.
Klik erop om het MsWord-bestand te downloaden.
28. Begin je brief aan de (onzichtbare) kantlijn, zo'n 3 cm onder de bovenrand van het blad. Zet hier de plaatsnaam en de datum, zonder afkortingen, komma ertussen.
29. Neem de naam en het adres van het bedrijf of de instelling waarnaar je schrijft pijnlijk nauwkeurig over. Ga maar eens na hoe jij het vindt als iemand jouw naam verkeerd spelt.
30. Vaak wordt in de advertentie vermeld aan wie of aan welke afdeling je je brief dient te richten. Laat blijken dat je de advertentie goed gelezen hebt en plaats onder de naam van het bedrijf een regel die begint met T.a.v. .
31. Niet altijd blijkt uit de advertentie welke persoon of afdeling de brief behandelt. Maar je hebt niet stil gezeten. Door ernaar te informeren kom je dit telefonisch wel te weten. Voeg ook dan deze extra regel toe: maak je brief voor de ontvanger zó dat hij het gevoel heeft dat jouw brief aan hem persoonlijk is gericht.
32. Neem altijd een korte aanduiding op die uitdrukt waarover de brief gaat. Deze zogenoemde 'referteregel' begint met het woord Betreft: , gevolgd door het vacaturenummer, of als er geen vacaturenummer is vermeld, door een korte omschrijving. Bijvoorbeeld:
Betreft: vacaturenummer LVC / vacature medewerker afdeling verkoop
Omdat het te weinig zeggend is, moet je achter 'Betreft' niet vermelden: 'sollicitatie'.
Tip 25... Om een mooiere bladspiegel te krijgen, mag je voor en na de referteregel wel wat meer 'wit' laten. Sla bijvoorbeeld in plaats van één, twee regels over.
33. Let erop dat de zogenaamde 'aanspreking' overeenstemt met de adressering. Schrijf je aan een bedrijf, afdeling, bestuur of commissie dan is een mogelijkheid:
Geachte heren, maar: Geachte heer/mevrouw, is veel beter.
Geachte commissie, Geacht bestuur, zijn ook mogelijk, mits natuurlijk van toepassing. Ken je uit de advertentie of via telefonische informatie de naam van degene die als eerste je brief zal lezen, dan richt je je rechtstreeks tot die persoon!
34. In de aanspreking vervallen de initialen vóór de familienaam (in het adres worden de initialen wèl genoemd). Let er in elk geval op dat het eerste deel van de familienaam, ook al is dat bijvoorbeeld een lidwoord, met een hoofdletter wordt geschreven. Dus:
Geachte heer Van der Steen,
Geachte mevrouw De Jonghe,
Tip 26... Trek je niets aan van titels. Neem ze wèl op in het adres op de wijze waarop dat in de advertentie gebeurt.
Dus: T.a.v. de heer drs. S. Luyck
Maar niet: De weledelgeleerde heer drs. Luyck,
Respect voor iemands studiezin wordt steeds minder op deze wijze uitgedrukt en gewaardeerd.
35. Schrijf de zinnen die tot één alinea behoren achter elkaar dóór, zodat er 'blokjes tekst' ontstaan. Begin niet iedere hoofdzin aan de kantlijn. Nogmaals: vergeet niet dat er ook rechts een kantlijn bestaat.
Tip 27... Breek geen of zo min mogelijk woorden af aan het eind van de regel. De afbrekingsregels zijn tamelijk ingewikkeld, voorkom hierin fouten door tijdig naar de volgende regel over te schakelen. (Neem gerust deze site als voorbeeld, ik doe het zelf ook, want afbreken benadeelt de leesbaarheid van een tekst).
36. Het verdient de voorkeur de laatste zin een mededelende zin te laten zijn dus te laten eindigen op een punt. Dan volgt daaronder, aan de kantlijn:
Hoogachtend,
Bijvoorbeeld:
Mijn persoonlijke gegevens heb ik voor u vermeld op een bijlage.
Hoogachtend,
37. De laatste zin te laten eindigen op een komma klinkt wat ouderwets en te formeel. Zoals:
In de hoop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd,
hoogachtend,
Je ziet dat 'hoogachtend' nu met kleine letters is geschreven. Maar vind je zelf ook niet dat deze zin wat stijfjes is? Vroeger voegde men er nog wel eens aan toe: 'en teken ik' of: 'en verblijf ik'. Maar deze toevoegsels hebben nu geen enkele betekenis meer, want zeg nu zelf: iedereen zìet toch dat je tekent? En maak mij maar eens duidelijk wat 'en verblijf ik' betekent!
Weglaten dus.
Tip 28... Zowel in zakelijke als in privé-correspondentie sluiten schrijvers hun brieven vaker af met:
Met vriendelijke groet, soms nog aangevuld met:
hoogachtend,
Laat in je keus van het één of ander leiden door wat jou het meest aanspreekt; rekening houdend ook met wat de lezer waarschijnlijk het meest zal aanspreken, denk ik dat 'Met vriendelijke groet,' het gaat winnen van 'Hoogachtend,'.
38. Laat op Hoogachtend, eerst je handtekening volgen, dan (nog steeds aan de kantlijn) je initialen en je familienaam met daaronder je volledige adres.
Deze plaats voor de afzender is in privé-correspondentie de meest gebruikelijke. Bovendien voorkom je hiermee een erg 'lang' briefhoofd; de eigenlijke tekst waar het om draait, komt door deze indeling meer centraal te staan op de pagina.
39. Sommigen vinden het 'mooier' om plaats en datum (punt 28) rechts bovenaan de brief te plaatsen. Dat mag wel, maar dan is het even uitzoeken waar je ongeveer moet beginnen, zodat je goed uitkomt met je rechter kantlijn. Je moet er nu ook voor zorgen dat de H van Hoogachtend recht onder de hoofdletter van de plaats terecht komt, handtekening eronder, maar... naam en adres weer links tegen de kantlijn. (Sorry hoor, maar ik vind dat je zó solliciteert naar moeilijkheden!)
40. Als je bijlagen bijsluit, dien je dat niet alleen te vermelden in de tekst van de brief (bijvoorbeeld in de laatste alinea), maar ook 'aan de voet' van het laatste blad. Het beste kun je dat doen als in dit voorbeeld:
Bijlagen: persoonlijke gegevens
2 kopieën van cijferlijsten
Niet zo mooi vind ik:
3 bijlagen
Bijlage(n): 1 vind ik nonsens. Net alsof dat 'Bijlage(n)' al voorgedrukt was!
Bovendien vind ik het raar om een telwoord àchter het zelfstandig naamwoord te zetten.
4.2. Het uiterlijk van de bijlage
41. Het belangrijkste kenmerk van een goede bijlage is de overzichtelijkheid van de gegevens. Kijk maar eens op de figuur hieronder, bij het lezen van de volgende adviezen.
Je kunt het MsWord-bestand weer downloaden door erop te klikken.
Noteer de vaste gegevens (punt 12) overige (punt 13) in twee kolommen, elk met een eigen kantlijn. Niet te ver uit elkaar, anders heeft de lezer moeite om de gegevens uit de linker kolom te combineren met die uit de rechter.
42. Ook voor de bijlage geldt: verdeel de tekst zo goed mogelijk over de pagina. Heb je niet zo veel te vertellen, begin dat niet te hoog of maak de onderlinge afstand tussen de gegevens ruimer; gebruik op je tekstverwerker een wat grotere regelafstand.
43. Maak van de gegevens die meer dan één regel lang zijn 'blokjes tekst' op dezelfde wijze als dat gold voor de alinea's in de brief (punt 35).
44. Zorg voor een logische volgorde. Dus eerst Opleiding en daarna pas Ervaring of: Vorige werkgevers. Binnen deze onderwerpen plaats je de gegevens natuurlijk bovendien in chronologische volgorde.
45. Vermeld op elke bijlage (dus ook op de achterkant van een eventueel bijgesloten pasfoto) je naam en adres. Let erop dat er misschien een verouderd adres staat op een van de cijferlijsten of getuigschriften. Type dan op de kopie je huidige adres op een opvallende plaats erbij.
4.3. Verzending
Voor verzending gelden twee hoofdregels: zorg ervoor dat de brief en de bijlagen waarop je zo hebt geploeterd netjes blijven, ook tijdens transport, en zorg dat er werkelijk niets kan misgaan.
46. Als het totaal aantal pagina's van de brief en bijlagen 3 of meer bedraagt koop dan een grotere enveloppe, zodat je het geheel slechts één keer hoeft te vouwen (formaat A5). Met drie velletjes wil het nog wel lukken je brief netjes te houden in een langwerpige enveloppe. Kijk op de figuurtjes hieronder voor wat aanwijzingen.
Vouwen kan zo:
of zo:
maar nooit zo:
47. Voor het verzenden van een brief die meer dan één blad omvat en aangevuld wordt met verscheidene bijlagen, betaal je door zijn gewicht al gauw meer dan het tarief dat de PTT berekent voor het verzenden van een 'gewone' brief.
Voor een brief met twee blaadjes zul je € 0,39 moeten plakken, voor meer wordt het meestal € 0,78.
Het is altijd goed om op het postkantoor het tarief vast te laten stellen. Als op jouw brief door de ontvanger strafport moet worden bijbetaald, is dat geen lekker 'binnenkomertje'! Afgezien nog van de mogelijkheid dat je je brief -geweigerd- kunt terug verwachten.
48. Vermeld op de - altijd witte - enveloppe exact hetzelfde adres als je in de brief gebruikte. Dus inclusief de tweede regel die met 'T.a.v. ...' begint. Als er sprake is van een vacaturenummer, zet dat dan eveneens op de enveloppe.
Gebruik je een grotere enveloppe, zet dan overeenkomstig de TPG-post-voorschriften je eigen naam en adres links boven op de voorkant. Bij kleinere enveloppen op de achterkant.
49. Verzuim niet om zowel van de brief als van de zelf samengestelde bijlage een kopie te maken. Dat maakt het niet alleen makkelijker een volgende brief samen te stellen, je hebt de kopieën ook nodig ter voorbereiding op het sollicitatiegesprek waarvoor je - hoop ik - wordt uitgenodigd. Bewaar om dezelfde reden ook de advertentie.
Tip 29... Leg vanaf de eerste brief die je verzendt een archief aan van de door jou verzonden brieven, bijlagen en de desbetreffende advertenties. Schrijf je vierde brief niet klakkeloos over naar het voorbeeld van de eerste of de tweede. Toch mag je gaandeweg natuurlijk zoiets als een eigen stijl ontwikkelen, die het je steeds makkelijker maakt een volgende brief te schrijven.
Zul je net zien: tegen de tijd dat je er geen moeite meer mee hebt, krijg je een baan aangeboden! Eerder mag ook.
50. Omdat ik noodzakelijk vind dat je de inhoud van elke brief afstemt op de functie waarnaar je verlangen uitgaat en jouw motieven daarop moeten aansluiten, zul je op deze site tevergeefs zoeken naar voorbeeldbrieven. Als je namelijk één van mijn voorbeelden zou navolgen, zou dat 'jouw' brief ogenblikkelijk tot een cliché maken.
Met pagina 3 en 5 als hulp moet het je kunnen lukken om zowel naar inhoud als stijl een goede, d.w.z. overtuigende sollicitatiebrief te schrijven.
Tip 30... Nu zul jij als interactief persoon na dit alles betwijfelen of het ook mogelijk is per e- mail te corresponderen over je sollicitatie. Het lijkt me slim om dat achterwege te laten!
De volgende pagina gaat over de spelling en stijl die in je brief belangrijk zijn...
ga maar snel verder...
This page hosted by 
Get your own Free Home Page