| Creación de Grupos de Trabajo |
Hoy en todo el mundo empresarial y académico se habla de trabajo en equipo. En principio este concepto se contrapone con el concepto de jerarquía y de trabajo individual con supervisión de un jefe o superior. El llamado empoderamiento es cada vez mayor. Para poder abolir las estructuras jerárquicas con grandes cadenas de aprobación y grandes demoras en las decisiones que a su vez retrasan soluciones para los clientes de una organización, es necesario entregar poder y campo de acción a los grupos de trabajo y simplificar las estructuras. La implantación de equipos de trabajo debe ser un asunto muy bien estructurado y claro. Las estructuras tradicionales jerárquicas y por funciones tienen una baja compatibilidad con los grupos de trabajo multidisciplinarios y multifuncionales. La toma de decisiones en las estructuras jerárquicas es generalmente individual. En los equipos de trabajo que operan adecuadamente por lo general son algo colectivo y hasta de consenso. Esto les da más fuerza. Pero hay que considerar que el cambio que esto implica puede no ser fácil y puede generar resistencia. Lograr cambios de cultura organizacional como los que el enfoque de trabajo en equipo implica requiere de una implantación gradual, una oportuna, clara y permanente comunicación y una evaluación permanente de las reacciones. Es interesante el efecto de las decisiones del grupo. Por lo general tienen mucha más fuerza que las decisiones tomadas en forma individual. Pero el trabajo en equipo, la conformación de equipos de trabajo y la toma de decisiones en equipo es algo que debe ser mercadeado, es un estilo que debe ser llevado a la organización en forma conveniente y demostrando que no es un trabajo adicional. El equipo de trabajo es aquel conformado por un grupo de personas que trabaja por una meta específica, interactúan compartiendo experiencias, información y recursos; toman decisiones en con junto, comparten responsabilidades y se apoyan mutuamente. Se corre el riesgo de la dilución de la responsabilidad si el equipo no opera adecuadamente. En ocasiones se puede llegar a la conclusión de que es mejor no conformar equipos de trabajo, ya que hay veces en las cuales el equipo puede ser un obstáculo para que un determinado proceso funcione. Porque esa condición de la meta común esa imprescindible. Una vez que se ha conformado un equipo de trabajo, se debe permitir que opere y que cumpla con su cometido: Se le debe permitir que actúe, que aporte, que decida, etc. es decir, no se deben crear grupos de trabajo para después obstaculizar su camino. Esto ocurre con frecuencia. En la creación del equipo de trabajo es necesario tener cuidado en el enfoque y en la selección de temas. Cuando estos puntos no están afinados o hay deficiencias en la comunicación o en la organización del trabajo, las reuniones que se hacen generan la sensación de que interfieren con el trabajo real. Antes de la conformación de un equipo de trabajo se debe tener claridad sobre las tareas que el equipo debe realizar, las metas que se deben imponer, los objetivos por los que se responsabilizará. Es decir, las metas los resultados que se esperan del equipo marcará la manera como se medirá el éxito y se evaluará la gestión del equipo. El progreso del equipo de trabajo, de sus logros, se debe medir de una manera clara y con una metodología y con un responsable claramente definido. El marco de referencia para el ámbito de acción y para la evaluación del equipo debe ser muy claro y de conocimiento de todos los involucrados de forma oportuna. La capacitación es un tema esencial que tiene que quedar bien definido en el equipo. Cuando se fijan las metas y los objetivos del equipo, el campo de acción, etc, y se han escogido o determinado los miembros, se pueden conocer las necesidades de capacitación a corto y mediano plazo y se pueden determinar la metodología, momentos y alcances de la capacitación. Con el cambio que puede implicar la creación del equipo de trabajo conviene tener a la gente del equipo mismo y a la gente cercana a él, muy informada y, en la medida de lo posible, hacer los cambios de una manera paulatina y natural. Es necesario cuidar la forma como se crean estos equipos, porque los fracasos tienen efectos sobre trabajos futuros y sobre desempeños futuros de los equipos de trabajo. Se debe hacer énfasis, también, en que la responsabilidad del equipo de trabajo ante la organización debes ser muy clara y de igual forma la responsabilidad de cada miembro del equipo. Es decir, al interior de un equipo de trabajo los roles y las responsabilidades deben estar totalmente definidos para facilitar que las tareas se hagan y no interfiera unas con otras. Los líderes de los equipos juegan un papel muy importante. La selección debe ser cuidadosa y se deben capacitar explícitamente en lo que se espera de ellos y en la forma de hacer las tareas. La responsabilidad del líder, en primera instancia, es coordinar la actividad del equipo (porque aquí, más que de un líder estamos hablando de un coordinador que será la cabeza visible del equipo de trabajo). Este tipo de rol no necesariamente se debe mirar como un cargo administrativo ni como la asignación de una jefatura. La flexibilidad es una característica que acompaña los grupo de trabajo. Cuando se habla de esquemas administrativos que den importancia a las personas y valores la posición individual de cada miembro de un colectivo, esa flexibilidad se hace necesaria y los equipos cobran mayor relevancia. Los roles al interior de un equipo pueden ser modificados a necesidad para lograr que el equipo funcione. Es necesario cuidar que:
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