UNIVERSIDAD YACAMBÚ
MAESTRÍA EN GERENCIA DE LAS FINANZAS Y DE LOS NEGOCIOS
HERRAMIENTAS WEB PARA LA CIENCIA Y A TECNOLOGÍA
FECHA: ENERO - MARZO 2006
Prof. Pedro Bonillo
COMERCIO ELECTRÓNICO
SUB-TEMA: EDI
INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS / ELECTRONIC DATA INTERCHANGE
(ACTIVIDAD N-4)
Autor: Antonio Di Zinno De Libero
ÍNDICE
4.- Situación actual de los estándares.
5.- Forma de Operación del EDI.
8.- Documentos de Intercambio EDI.
Desde la aparición y desarrollo de Internet, estamos siendo testigos de una revolución comparable a la que, en su día, provocara Gutenbreg en el siglo XV, cuando inventó los tipos móviles. Nos adentramos, pues, en un nuevo milenio en donde la información ya no circula exclusivamente gracias a la tecnología de la imprenta. Este nuevo reto, podemos decir que ha universalizado todo lo relacionado con la información, y, en especial, el acceso.
Sin embargo, la falta de una infraestructura sólida y estable ha hecho de la Web un sistema de información complejo, en donde, la gestión, mantenimiento y recuperación de la información, se ha convertido en un problema, no sólo para los gestores, sino también para los usuarios.
Para evitar la desilusión de las ventajas que nos brinda este nuevo entorno electrónico, se han impulsado diferentes soluciones. La creación de estándares normalizados para el intercambio de datos electrónicamente, es la clave. Aunque este intercambio ya existía, la aparición de Internet brinda muchas nuevas posibilidades. De esto, de su evolución y de su futuro trataremos a lo largo de estas páginas.
En líneas generales, con el nombre de Intercambio Electrónico de Datos o EDI (en inglés Electronic Data Exchange), nos referimos a cualquier proceso de intercambio de información que se realiza electrónicamente y sin necesidad de intervención humana. O bien, podemos decir que es el intercambio de datos en formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en unas determinadas transacciones comerciales. Con esta denominación, puede parecer difícil diferenciarle del correo electrónico (e-mail), pues en ambos procesos se ven implicados la transmisión de mensajes electrónicos entre sistemas informáticos. Pero el contenido y la estructura de estos mensajes no es la misma: los e-mails no deben ser procesados de ninguna manera por el sistema de recepción.
Es necesario, por tanto, dar una definición más completa de EDI: es un conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas, para la transmisión de mensajes por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad.
También podemos decir, que es una comunicación electrónica entre dos equipos que se transfieren documentos electrónicos eliminando el uso del papel y automatizando los procesos de comercio electrónico entre empresas públicas o privadas, con la mínima intervención humana.
Es decir, que a través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido, acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos. Esto es lo que hace interesante al EDI, ya que de esta manera no se tendrá que estar sujeto a los estándares de varios proveedores o clientes.
En conclusión, el EDI no supone una verdadera revolución desde el punto de vista conceptual. Consiste simplemente en incorporar un procedimiento de transmisión de información al documento, para ahorrar:
1.- Tiempo: ya que la información viaja por redes de telecomunicación
2.- Errores: pues el proceso está completamente automatizado y los ordenadores se equivocan menos
3.- Dinero: pero depende de lo que cueste enviar los documentos.
Desde los años 60, se han utilizado las redes de comunicación para establecer intercambios de datos entre empresas. Algunas fechas clave son las siguientes:
1968 y 1975:
En 1968 las empresas de transporte de Estados
Unidos crearon el TDCC o Comité Coordinador de los Datos de Transporte, que creó
un conjunto de transacciones que las empresas debían utilizar para posibilitar
el procesamiento normalizado de pedidos y facturas. En 1975 dio lugar al primer
conjunto de normas conocidas como EDI. A raíz de esta exitosa experiencia, el
Instituto Estadounidense de Normalización (ANSI), desarrolló la estandarización
de los documentos mercantiles conocida con el nombre de ANSI X12.
1986: Un hito importante en la breve historia del EDI sucede en 1986, cuando el comité de trabajo de las Naciones Unidas conocido como WP4 (Working Party 4) empezó a trabajar en la preparación de una norma de sintaxis internacionalmente aceptable para la transferencia de mensajes electrónicos. Fruto de este trabajo es la norma EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport). La International Organization for Standarization emite los acuerdos del comité WP4 como normas ISO.
1988: Estas normas EDIFACT fueron paulatinamente adoptadas por los estados europeos, del Pacífico, Australia, Japón, etc. En 1988 la administración de aduanas de Estados Unidos declaró su intención de respaldar la norma EDIFACT. Mientras tanto, las compañías norteamericanas seguían involucradas en el perfeccionamiento de sus propias normas X12, al margen de estos esfuerzos normalizadores a nivel mundial. Esto les empezó a originar problemas, ya que debían mantener dos sistemas: en las relaciones internas el X12 y en las importaciones y exportaciones el EDIFACT. Por este motivo en Estados Unidos hay muchos deseos de converger sus normas ANSI X12 hacia las normas EDIFACT.
1990: En España, en 1990, la norma UNE 1145/90 define las reglas de sintaxis a nivel de aplicación, conteniendo la norma europea EN 29735 adoptada por el Comité Europeo de Normalización (CEN) en noviembre de 1989.
4.- SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ESTÁNDARES
La evolución de ese conjunto de transacciones normalizadas llevó a dos estándares:
1.- ANSI X12: que en 1970 fue el que se adoptó en la industria americana como resultado de la unificación de criterios, a la vista de que cada sistema de primera generación utilizaba los protocolos de comunicación de los propietarios, y las diferencias entre los modelos de cada propietario daban lugar a confusión. Es por ello, que el intercambio de datos se podía realizar solamente entre empresas cuyos sistemas fueran compatibles.
2.- EDIFACT: que es desarrollado en el continente Europeo. Pero en la última reunión en las Naciones Unidas (ONU), se acordó que el estándar internacional fuera EDIFACT.
Aunque se ha referido al EDIFACT como el estándar de las Naciones Unidas, esta normalización no es universal, pues hay empresas que utilizan sus propios sistemas EDI para uso interno o para sus relaciones con grandes clientes. Generalmente consisten en adaptaciones de EDI ya existentes, que se basan en correo electrónico y son utilizados de forma esporádica y en grupos reducidos.
Pero, en ocasiones ha sucedido que a partir de ahí ha crecido el grupo y empiezan a surgir problemas de incompatibilidad. Como consecuencia, muchos sectores de la actividad económica utilizan sus propios EDI. Otro estándar muy conocido es ODETTE. Es una asociación sin ánimo de lucro que, entre otras muchas actividades, define normas EDI para el sector del automóvil. La concepción de Odette se inició originalmente en el Reino Unido en 1983: la industria del automóvil comenzó a trabajar hacia unas normas comunes sobre las prácticas comerciales. Esta actividad fue coordinada en el Reino Unido bajo el auspicio de la Asociación de Fabricantes de Automóviles y proveedores, conocida como SMMT (Society of Motor Manufacturers and Traders).
El mismo año en que aparece EDIFACT, EAN Internacional (organismo que promueve el código de barras a nivel internacional y que agrupa a más de 79 asociaciones similares a AECOC en todo el mundo) decidió liderar el desarrollo de un lenguaje común universal que fuera la base de un EDI sin fronteras: el estándar EANCOM, basado en EDIFACT. EANCOM trata de ser una alternativa al desarrollo de estándares EDI particulares, ofreciendo una respuesta única a las necesidades generales de los países miembros de EAN Internacional. El éxito del lenguaje EANCOM, como el del código de barras, fue rotundo. Las naciones que no habían desarrollado ningún proyecto EDI adoptaron directamente los mensajes EANCOM, y desarrollaron rápidamente el intercambio electrónico de documentos. Este es el caso de los países sudamericanos (Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Guatemala, Perú, ...), asiáticos ( Japón, China, India, Indonesia, Tailandia, ...) y algunos europeos tan próximos como Portugal o Italia.
Pero, estos estándares no son los únicos que se utilizan, aunque sí constituyen los más universalmente usados.
5.- FORMA DE OPERACIÓN DEL EDI
Aunque el concepto de EDI sea sencillo, su práctica es compleja. Existen estándares, pero solo representan un punto de partida que requiere de la intervención humana y del acuerdo de las partes implicadas.
El EDI desempeña un papel fundamental en el modelo empresarial de muchas industrias. Extrae directamente la información de las aplicaciones y transmite los documentos en formato entendible por ordenador, utilizando líneas telefónicas y otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento, los sistemas informáticos receptores, cargan directa y automáticamente los datos, procesándolos e interactuándolos. El texto armado bajo estándar EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra cada uno de los datos que se requieren para elaborar las transacciones enviadas. Por ello, cuando es recibido, puede ser interpretado por la parte receptora simplemente accionándolo.
La transmisión de datos se realiza a través de las redes de valor añadido y la mayoría de ellas utiliza el protocolo d correo x.25 para transmitir los datos comprimidos y encriptados sobre rutas seguras. Las empresas generalmente pagan por kilocarácter, según el número de caracteres que la VAN transmite o recibe, lo cual puede ser caro para volúmenes elevados.
El software que se ejecuta tanto en los ordenadores remitentes como destinatarios actúa de traductor del formato propietario de la empresa (aplicaciones de gestión comunes) o al formato normalizado estándar empleado (EDIFACT, X.12…).Desde el punto de vista técnico, el EDI consiste meramente en enviar datos a través de redes y circuitos entre dos ordenadores distantes. Por lo tanto, en principio, cualquier sistema de telecomunicaciones es válido.
El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la información a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han sustituido el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestión. Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, albaranes, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalización es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud. La figura 1, adaptada de Heath (1991) muestra el procedimiento convencional simplificado de transmisión de documentos administrativos entre las empresas.
Figura 1: Procedimiento convencional de transmisión de documentos entre las empresas.
La primera empresa extrae la información necesaria de la base de datos del sistema informático contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envían por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informático. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informático de la otra.
La figura 2 muestra, a grosso modo, los cambios que supone implantar un sistema EDI. Como se aprecia en la nueva figura, el EDI no supone una verdadera revolución desde el punto de vista conceptual. Consiste simplemente en incorporar un procedimiento electrónico de transmisión de información al documento administrativo-contable. De la simple observación de la figura podemos apreciar cómo la empresa puede obtener ahorro de varias formas tras implantar un sistema electrónico de intercambio de datos. En primer lugar, aparece un ahorro de tiempo, ya que la información viaja por redes de comunicación. En segundo lugar, se producen menos errores, ya que el proceso está completamente automatizado y los ordenadores se equivocan menos. Además puede haber un importante ahorro en dinero, dependiendo de lo que cueste enviar estos documentos.
Figura 2: Procedimiento electrónico de transmisión de documentos entre las empresas.
Las anteriores figuras suponen aproximaciones excesivamente simplistas de la realidad empresarial. A continuación mostraremos toda la operativa necesaria para una operación comercial internacional. Ilustramos esta operativa bien conocida, para reflexionar sobre la cantidad de comunicaciones y papeleo necesario para llevar a cabo una simple operación comercial. En este apartado seguimos el manual "Presentación del EDI", editado por la Comisión de las Comunidades Europeas (1989).
Supongamos una empresa que desea adquirir un producto. Como vemos en esquema de la figura 3, lo habitual es que envíe una petición de ofertas a sus proveedores. Los datos que se aportan suelen ser: entidades implicadas, producto solicitado, cantidad, fecha de entrega, condiciones de entrega y lugar de entrega. Los proveedores envían sus ofertas al cliente, confirman cantidades, fechas de entrega o incluso proponen alternativas, con lo que se produce un flujo de información en los dos sentidos. Finalmente, si el cliente y el proveedor llegan a un acuerdo, se plasma en un pedido. Normalmente el proveedor responde confirmando el pedido o realizando alguna modificación al mismo. En este caso, también el cliente puede volver a rectificar el pedido. En ocasiones más que de un pedido se habla de instrucciones de suministro. Por ejemplo, una empresa que produce según el sistema just in time envía a sus proveedores las instrucciones de suministro a largo plazo. Así se sincronizan los calendarios de producción entre el cliente y el proveedor.
Figura 3: De la petición de ofertas a los proveedores al pago.
Cuando las mercancías están listas, el proveedor envía al comprador un mensaje de aviso de expedición, en el que se le informa de que el pedido está en camino o de que puede venir a recoger la mercancía. En este mensaje de aviso de expedición figuran todos los datos referentes a productos, cantidades, embalajes y transporte necesarios para facilitar al comprador la aceleración de los trámites. Una vez recibida la mercancía, el cliente puede notificarlo al proveedor enviando el correspondiente albarán.
A continuación, el proveedor envía al cliente una factura en la que figuran las cantidades, precios, condiciones de entrega y de pago, etc., de las mercancías suministradas y de los servicios prestados. Además, el proveedor puede enviar un estado de cuenta periódico en el que figuren los pagos pendientes. El cliente y el proveedor también pueden enviarse recíprocamente mensajes de nota de abono y de cargo para corregir las facturas por causa de error en los precios o las cantidades, de devoluciones o deterioros en la mercancía, etc.
Seguidamente, el cliente puede pagar al proveedor a través de un mensaje de orden de pago enviado a su propio banco, en el que figuren como datos, el banco del proveedor, las facturas que van a pagarse y el importe de las mismas. También puede enviar al proveedor el mensaje de aviso de pago, para informarle de que el pago está en marcha. A continuación, el banco del cliente paga al banco del proveedor. Cuando éste recibe los fondos, le envía al proveedor un mensaje de notificación de abono en el que se detallan las facturas que han sido pagadas.
Como podemos apreciar en la figura 4, en un momento determinado del ciclo comercial, el cliente o el proveedor, solicita una reserva provisional de los servicios de transporte a un transportista basándose en los datos iniciales de la consignación. A ésta seguirá una reserva en firme al conocerse con más exactitud los datos de la consignación, que llevará a la solicitud de reserva como culminación del acuerdo con el transportista. El transportista puede confirmar la petición de reserva en las diferentes fases del acuerdo: provisional, en firme y contrato de solicitud. Además, puede informar al solicitante de la situación del transporte de la mercancía y recomendar posibles modificaciones en los planes previstos. Según el contrato, el transportista puede enviar al solicitante un mensaje de gastos en el que se relacionen los servicios de transporte y afines prestados y se solicite el pago de los mismos. El mensaje de orden de pago se efectúa de manera análoga al descrito anteriormente.
Figura 4: Solicitud de transporte.
En la figura 5 interviene un nuevo interlocutor, las autoridades aduaneras. Cuando una transacción exige realizar una importación o una exportación, las autoridades aduaneras respectivas reciben notificación del exportador, importador y transportista sobre el movimiento de mercancías a través de la frontera, tal cómo se indica en la figura. Estas declaraciones deben presentarse antes de la llegada de la mercancía a la aduana y contienen los datos correspondientes a las partes, resumen de las mercancías por grupo de artículos, transporte y embalaje, derechos de importación o de otro tipo que deban abonarse y licencia de importación o exportación. El transportista, o su agente, remitirán la "declaración del transportista" para su consignación, basándose en la hoja de ruta y la relación de mercancías.
Figura 5: Despacho de aduanas.
Posteriormente se comunica al exportador, importador y transportista la notificación del despacho de una consignación, indicando el importe de los derechos que haya que abonar. El importador efectúa la liquidación de los mencionados derechos a la aduana a través de los procedimientos de pago explicados anteriormente. Si resulta necesario, las aduanas pueden solicitar al importador que les remita un mensaje de declaración detallada en el que figuren cada uno de los artículos para permitir la inspección de la mercancía de un envío.
Como hemos visto, cualquier operación comercial exige de un elevado número de transacciones e intercambio de documentos entre las empresas, que se resumen en la figura 6.
Figura 6: Los principales intercambios de documentación entre los interlocutores.
6.- COMPONENTES DE UN SISTEMA EDI
Los tres componentes o estructuras de un sistema EDI son los mensajes estándar, los programas EDI o Softwares de Estación de Usuario (SEUs o SW) y las comunicaciones necesarias para llevar a cabo este intercambio de mensajes comerciales.
1.- Software de Estación de Usuario.
Su función es la de interpretar los diferentes documentos electrónicos que vamos a intercambiar con los diferentes estándares de EDI que recibiremos o enviaremos, este software nos permite integrar automatizada mente con cualquier sistema de informática (ERP), no importando las características de ellos.
Se podrán comunicar ERP´s como SAP R/R3, con sus IDOC´s con un AS/400, por ejemplo ó cualquier otro sistema de informática, además podremos tener una sola interfaz para recibir pedidos en diferentes versiones de EDI o estándares X-12 ó EDIFACT. Estos Software pueden instalarse en ambientes de Windows, Unix, DOS.
Para realizar la comunicación de nuestros sistemas de informática con estos software se realiza lo que se llama Mapeo. El mapeo se realiza en los Softwares de estación . Para realizar un mapeo tenemos que definir las características:
- Si es de entrada o salida
- La versión de EDI
- El estándar
Los campos que definiremos entre nuestros sistema de informática y el documento electrónico. Pongamos un ejemplo de lo que podemos hacer en SW.
Tenemos nuestro sistema de informática SAP R/3, dentro del modulo de pedidos tendremos que generar las ordenes de compra a nuestros proveedores, como en SAP existe el modulo de EDI, este nos generara nuestras ordenes de compra con las características de SAP, que se llaman IDOC´s, nos genera un archivo de salida con la definición de un IDOC. Sus características no podrán ser interpretadas por todos nuestros socios comerciales, solo los que tengan SAP. Como esto es imposible tendremos que utilizar un software traductor de EDI, en este SW. Lo que definiremos será:
- El estándar de EDI (ANSI X-12, ó EDIFACT)
- La versión 96-A, etc.
- Buscar el documento que se utiliza para las ordenes de
compra (ORDERS)
- Definir la información de nuestro IDOC, que vamos a enviar:
(Número de pedido, fechas del pedido [cancelación, generación, envío, etc.)
- Las características de cada campo (numérico, alfanumérico, etc.)
- Generar nuestra guía de implantación.
- Comenzar a realizar nuestro mapeo dentro del SW.
Una vez realizado lo anterior tendremos que de salida nos genera un documento de EDI, llamado orders 96-a con los segmentos equivalentes a nuestra información de SAP, para que nuestro socios comerciales puedan interpretar la información y generar su mapeo de entrada con sus sistema de informática tendremos que enviarle nuestra guía de implementación., y de esta manera todos podrán interpretar nuestras ordenes de compra particularizadas apara cada socio comercial. Además de que estos procesos se hacen de forma automatizada.
Es la forma en que trabaja un sw. Traductor, donde se definen nuestro mapeo, se da de alta a nuestro socios comerciales, con su user id y su calificador, y se realiza la configuración de los procesos automatizados.
2.- Estándar a utilizar.
La definición del estándar a utilizar depende en gran parte de si somos el receptor o el emisor, normalmente cuando somos los receptores de un documento EDI tendremos que adecuarnos a la guía que nos proporciones. El estándar EDI nos dice la información de los campos que son enviados ó recibidos y poder implementar nuestro mapeo para la integración con nuestras aplicaciones.
Pongamos un ejemplo siguiendo el anterior de SAP R/3
Supongamos que vamos a seguir generando las ordenes de compra para nuestros proveedores. Para definir el estándar, tenemos que ver cuál es el estándar global que es más utilizado, en este caso el que se está manejando es EDIFACT, ya que tenemos definido el estándar EDI. Tendremos que ver el nombre del documento EDI referente a las ordenes de compra. Buscando el estándar EDI encontraremos que para pedidos el documento asignado es ORDERS. Como Sabemos que existen varias versiones de EDIFACT 96-A, -96-B, etc. Tendremos que ver dentro del nuestro país o industria cuál es el que utilizaremos. Lo que tendremos que definir es el origen de nuestros datos que genera nuestro sistema y revisar la guía EDIFACT que utilizaremos para encontrar los segmentos elementos y calificadores que equivalen a la información generada de nuestro sistema. Para que pueda generar un documento EDI.
3.- Medios de Comunicación.
Bien de momento tenemos que utilizaremos un sw. Traductor EDI, el estándar EDI pero faltaría la comunicación con nuestro socios comerciales. Los servicios de red más comunes que puede utilizar una empresa para intercambiar documentos EDI son:
3.1.- La red telefónica básica: Además de la comunicación vocal, las líneas convencionales de teléfono facilitan la transmisión de datos entre terminales de las mismas características a velocidades relativamente bajas. El uso de este servicio no requiere ninguna contratación adicional a la del servicio telefónico, por lo tanto, las partes se comunican mediante modem a través de líneas telefónicas normales con tarifas normales. Esto puede ser válido para un grupo pequeño de usuarios EDI, pero la velocidad de transmisión es bastante lenta y al aumentar el número de usuarios, surgen problemas de incompatibilidad del soporte físico y lógico.
3.2.- Redes públicas de transmisión de datos: El remitente se conecta en su punto de acceso local a la red pública de datos y transmite sus datos dirigidos a un destinatario. El sistema de red conecta el punto de salida de la red al destinatario y transmite los datos que le han dirigido. Una vez en la red, la ruta elegida para el transporte de los datos y la protección de los mismos ya no es responsabilidad de los comunicantes, sino de quien presta el servicio de la red, que normalmente son las administraciones de telecomunicación de los distintos países.
En España existen varias redes públicas de transmisión de datos, como Ibermic, Iberpac o RDSI. Iberpac es una red diseñada específicamente para las comunicaciones de datos. Esta red funciona bajo el protocolo X-25, normalizado internacionalmente. Iberpac posibilita el intercambio de información entre terminales de diferentes códigos, interfaces y velocidades de transmisión. RDSI son las siglas de Red Digital de Servicios Integrados y es una red que facilita conexiones digitales para proporcionar una amplia gama de servicios, tanto de voz como de transmisión de imágenes, textos y documentos.
En lo tocante a los usuarios de servicios EDI, dentro de un mismo país la utilización de estas redes no constituye normalmente ningún problema, pero en el ámbito internacional pueden surgir algunos si los usuarios no se ciñen escrupulosamente a las normas comunes o enlazadas de las mismas, ya que no todos los países aplican las normas comunes en la misma medida. Además, hay una total ausencia de apoyo y servicio a los usuarios. El prestador del servicio de red cobra una cuota fija y una tarifa variable según la duración de la conexión a la misma y el volumen de datos transmitido.
5.3.- Redes de Valor Añadido: Las VAN´s nos permiten intercambiar documentos EDI con nuestros socios comerciales, la comunicación con ellas es mediante una línea telefónica tradicional UN MODEM y tener contratado un buzón dentro de la VAN. Cuando se realiza la contratación de este servicio se les asigna lo que es un USER ID y Calificador, con estos datos podremos tener comunicación con nuestros socios comerciales de manera regional ó mundial ya que las VAN´s pueden intercambiar documentos EDI en cualquier parte del mundo. Las VAN´s son mainfraines conectados por diferentes protocolos de comunicación, OFTP, X-25, FTP, TCP/IP, etc.; Normalmente las VAN´s o nodos están en Estado Unidos, la India y en México ya se tiene un nodo local. La forma de transmitir los datos pueden ser de forma sincronía y asíncrona, la forma sincronía nos permite enviar o recibir la información en ráfagas mientras que la asíncrona se transmite por bloques.
Las VAN´s funciona las 24 horas del día los 365 días del año, y existen personas que dan el soporte y servicio de ellas de forma directa. Los buzones privados están activos todo el tiempo y permite almacenas la información de cualquier documento EDI.
Lo interesante de las VAN´s es que podemos enviar todas nuestra información de una sola llamada y que será depositada en nuestro buzón y de ahí podemos dejar toda la información de todos nuestro proveedores y clientes sin importar el lugar físico donde se encuentren, ya que les llegará a cada uno de ellos en el mismo momento en que los generemos.
Los servicios de VAN los pueden ofrecer IBM, General Electric, Sterling Commerse, AT&T, etc. El cobro del servicio es diferente en cada una de ellas y tienen costos por los caracteres enviados ó recibidos. ¿Pero que pasa si estoy en la VAN de IBM y mi socio esta en otra VAN diferente, tendré que contratar un buzón con ese proveedor? "NO".
Para que podamos intercambiar información con ellos solo le tendremos que solicitar a nuestro proveedor que realice una interconexión con esa VAN, y lo que pasará es que al momento de enviar el socio comercial su información automáticamente será recibida en nuestro buzón, ya que existirá una referencia lógica. Y con ello no importa donde estemos nosotros o nuestro socio comercial ya que puede estar a la vuelta de la esquina de nuestra empresa ó en Japón, y para nosotros solo será una llamada local donde podemos recibir cualquier documento electrónico estándar regulado a nivel mundial. ¿ Las interconexiones tienen costo? Eso depende en gran parte del proveedor que nos de el servicio, en algunos casos no tiene costo.
La comunicación con las VAN es punto a punto mediante una línea telefónica que permite intercambiar información de forma segura confiable y confidencial.
3.4.- Redes privadas: A una empresa le puede resultar más interesante alquilar a las administraciones nacionales de telecomunicación de un país, o de varios si resulta necesario, las líneas necesarias que enlacen las dependencias de los usuarios. El coste final depende más del precio de las líneas alquiladas que del volumen de datos transmitido. Son utilizadas normalmente por multinacionales con enormes volúmenes de datos que necesitan garantizar su seguridad. Aparte del elevado coste de las líneas, existe el coste de los especialistas necesarios para establecer y mantener los servicios de la red y prestar ayuda a los usuarios en todos los puntos.
3.5.-
Burós de servicio:
La aparición de Internet ofrece al EDI la
oportunidad de ampliar las posibilidades tecnológicas para su uso mediante un
sistema mucho más económico y sencillo. La tecnología clásica del EDI, basada en
centros de compensación y estaciones de usuario, supone para las empresas
pequeñas y con muy poco volumen de documentos susceptibles de intercambiar por
EDI, un barrera económica y tecnológica notable.
Pero gracias a Internet, hay una alternativa: los llamados burós de servicio. Recurren a estos servicios, aunque el EDI no entre por el momento en sus expectativas de crecimiento, para satisfacer las necesidad de sus Clientes que los han orillado: son una alternativa barata y fácil
Al decir que son baratas nos referimos a que un usuario que está recibiendo información por EDI no necesita invertir ni en Softwares traductores o de comunicación ni pagar a una VAN. Tampoco necesitará conocer los diferentes estándares, ni como funciona EDI. Su funcionamiento es complejo en el sentido de la tecnología que tienen que desarrollar para montar una infraestructura de este tamaño, además de tener la solvencia económica para sus implantación y desarrollo.
En este caso, el proceso es el siguiente:
- Se conectan a la Van: se dan de alta como usuarios,
- bajan la información,
- la procesan en su Sistemas,
- la traducen con un Software integran a las diferentes alternativas (impresora, fax, internet, mensajería),
- colocan en su Servidor de WEB los archivos de Internet (PDF, ASCII, HTML) separan los pedidos para los diferentes Clientes.
En cuanto a los costes de este servicio, varían de acuerdo al Proveedor, pero nunca se compararán con la VAN. Tendrá que realizar una inversión en:
- Ordenador Personal 486, 16 Megabytes en memoria R.AM. (mínimo).
- Línea Telefónica.
- Modém de 56600 kbs.
- Browser.
- Proveedor de Internet.
Algunas empresas disponen ya de 200 o 300 interlocutores vía EDI, colectivo que se incrementa con el tiempo. Es decir, que el 15% de los principales proveedores trabaja con EDI, y cubre el 63% del volumen de facturas o pedidos. Con los años, las empresas promotoras pueden esperar alcanzar hasta un 80% del volumen. Pero difícilmente las ventajas de esta tecnología pueden llegar al colectivo de los pequeños, ya que la inversión que éstos tienen que realizar y sus altos costes no los incentiva, y en consecuencia, tampoco a los promotores, ya que no compensan los esfuerzos suplementarios de cubrir estos segmentos de bajo tráfico.
Por tanto, fuera de las ventajas del EDI pudieran quedar:
- Proveedores de tamaño pequeño con poca
infraestructura informática
- Proveedores de artículos de temporada y eesporádicos
- Distribuidores intermedios con poca infraaestructura informática.
La forma tradicional de enviar y recibir intercambios con EDI se utiliza la VAN (VALUE ADDED NETWORK) red de valor agregado. La VAN es el medio más seguro y confiable para la transmisión y recepción de documentos EDI.
4.- Centro de Compensación.
En algunos casos se habla también de un centro de compensación (posible cuarto elemento). La función básica del Centro de Compensación es la de recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. Así, se asegura la integridad y confidencialidad de la información. En él cada empresa tiene asignado un buzón electrónico, a través del cual el usuario recibe y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por día, 365 días del año.
Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energía eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su información.
Los clientes sólo necesitan realizar una conexión física para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Además de esta simplificación introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes:
- Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los destinatarios y recibir de TODOS los remitentes.
- Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta.
- Integridad de datos implícita en los protocolos utilizados.
- Mantiene y facilita control de documentos.
Entre algunos beneficios del EDI tenemos:
1.- Operativos.
- Disminución de errores.
- Disminución coste administrativo de tratamiento de la información y de personal.
- Disminución del coste de archivo.
- Aumento de la información ( visibilidad de la demanda, situación de stocks, avisos de entregas, ...). Relación más fluida con Aduanas y Organismos Tributarios.
- Mayor rapidez ( acortar ciclo de pedido, sincronización, evitar extravíos de documentación, ...).
- Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time".
2.- Estratégicos
- Aumenta la colaboración y relación clientes/proveedores
- Acortamiento cadena suministro
- No dedicar recursos a tareas que no aportan valor, en cualquiera de los ámbitos de la empresa ( administración, comercial, logística, ...).
- Reducción del capital circulante: Stocks, Cuentas a cobrar, Costes procesos de información. Ahorro de costos de administración.
- Agilización de procesos comerciales.
- Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta.
La implementación de EDI se puede ver beneficiada en diferente áreas de una Empresa, aunado a los avances tecnológicos que se tienen como es el código de barras, scaners, etc;. La reducción de uso abundante de papel (medio ecológico), la automatización de los procesos de recepción, la disminución errores de captura, se ven reflejados en la empresa en las diferentes áreas:
Compras: Disminución de inventarios, Alta rotación de productos, Abasto más oportuno, Eliminación de papel. Vendedor tiene más tiempo para promover.
Ventas: Se integran los pedidos de su Clientes en un solo estándar, Automatización de los procesos de facturación, Respuesta más eficiente a sus Clientes. Conocer los niveles de inventario de sus Clientes (previo acuerdo) , Evitar faltantes y desabasto , Negociación de productos de alta demanda
Almacén: Automatización de la recepción. Menos errores de captura. Saber que nos llegará y cuando nos llegará. Evitar cuellos de botella en la recepción de mercancía. Conciliación con la orden de compra. Alimentar en línea los inventarios.
Finanzas: Agilización de cuentas por cobrar y por pagar. Conciliación de Facturas y pagos. Menos papel. Pagos y depositos en línea con los Bancos.
El EDI también tiene unos costes de implantación. Además del ordenador y módem, entre los costes de implantación destaca el del software EDI, que naturalmente depende de las necesidades de la empresa, y del contrato de mantenimiento. Otro coste propio del EDI es el de darse de alta en el centro de compensación. No menos importantes son los costes de formación del personal, y las adaptaciones en el software de la empresa o software de integración. Frecuentemente hay que rediseñar las aplicaciones informáticas utilizadas en la empresa para enlazarlas con el sistema EDI. Aunque esto supone un coste también es una oportunidad para mejorarlas.
El coste de explotación del EDI normalmente es menor que el de los sistemas tradicionales, como el correo y el fax. En general, las transmisiones son muy cortas por lo que las tarifas de uso de líneas telefónicas son más moderadas. En ocasiones se paga un canon que es independiente del uso que se hace de las mismas. Entre los costes de explotación también hay que incluir las tarifas mensuales del centro de compensación.
La mayor desventaja de la implementación del EDI, es la alta dependencia a la tecnología y recursos informáticos, así como los continuos procesos de reforma que sufren las plataformas y sistemas de información.
8.- DOCUMENTOS DE INTERCAMBIO EDI
Permite la transferencia de una gama de información como:
1.- Compras:
- Ordenes de compra.
- Acuse de recibo, cambios y ajustes de las órdenes de compra.
- Consultas y reportes sobre el estado de las órdenes de compra.
2.- Finanzas y Contabilidad:
- Facturas.
- Memos de crédito y débito.
- Pagos y notificaciones.
- Recibos de pagos.
- Notificaciones de aceptación.
- Rechazo de pagos.
- Reporte de impuestos.
3.- Control de inventarios:
- Ajustes de inventarios.
- Planificación de producción.
- Transferencia de productos y reventas.
- Notificaciones del Nivel de Inventario.
Generalmente, se utiliza el EDI cuando:
- Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar.
- La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados.
Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En la Sección se proporcionan directrices o guías para el diseño de nuevos mensajes EDI.
Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.
La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales.
La introducción del EDI debería decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- El volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados.
- El actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel.
- El coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel.
- El factor tiempo (si es crítico o no).
- El valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo plazo.
Este análisis debería compararse con la evaluación del coste necesario para implementar una solución basada en el EDI. A los costes de contratación previstos deberían añadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal).
Electrónic Data Interchange por sus siglas en Inglés es un estándar mundial de comercio electrónico que nos indica los documentos o transacciones electrónicas globales que podemos estar intercambiando con nuestros clientes, proveedores, etc., que al entrar en un proyecto de EDI, se convierten en socios de negocio. Estos documentos o transacciones electrónica fueron desarrollados hace más de 20 años por la ONU. Actualmente dentro de EDI existen dos grandes que son: ANSI X-12 (Estados unidos) EDIFACT (Europa).
Ambos manejan muchas transacciones electrónica, pedidos, avisos de pagos, facturas, reportes de ventas etc. El propósito inicial de EDI es la reducción de costos, eliminación de errores, agilización de los procesos. La comunicación electrónica de sistema a sistema con la mínima intervención humana para automatizar los procesos, sin importar las aplicaciones de cada cliente, ya que no será necesario que sean las mismas, es decir una empresa podrá tener su sistema empresarial (ERP), como puede ser SAP R/3, BAAN, BPCS, etc. y con EDI ellos se pueden estar intercomunicando.
1.- Definición de EDI.
2.- Defina brevemente cuales son los componentes requeridos para el EDI.
3.- Beneficios y desventajas del EDI.
4.- Mencione los principales estándares de EDI.
Intercambio Electrónico de Datos
Trabajo monográfico que recopila un resumen del EDI, tales como definiciones, funciones, ventajas, aplicaciones y componentes.
http://www.monografias.com/trabajos/edi/edi.shtml#top
Comunicación de datos
Trabajo monográfico que
recopila información sobre: aplicaciones de las comunicaciones de datos en los
negocios, intercambio electrónico de datos (EDI), hardware para el soporte de
comunicaciones y frecuencia de luz.
http://www.monografias.com/trabajos7/coda/coda.shtml#top
Intercambio Electrónico de Datos
Trabajo monográfico que recopila un resumen del EDI, tales como definiciones, funciones, ventajas, aplicaciones y componentes.
http://apuntes.rincondelvago.com/edi.html
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Firma Digital
Trabajo monográfico que define los siguientes conceptos: Transmisión segura de Información: la firma digital, aspectos técnicos y aplicaciones, certificados de claves públicas y organismos que regulan la firma digital.
http://www.monografias.com/trabajos11/infor/infor.shtml#top
XML / EDI en el comercio electrónico
Trabajo monográfico que recopila la siguiente información: Definición de EDI, componentes, estandáres, transacciones y las tendencias XML-EDI en el mundo.
http://www.monografias.com/trabajos25/xml-edi/xml-edi.shtml#top
Comercio electrónico
Trabajo monográfico que recopila las principales definiciones del comercio electrónico, componentes, ventajas y oportunidades, así como el concepto de EDI, seguridad en transacciones electrónicas y firmas digitales.
http://www.monografias.com/trabajos11/comele/comele.shtml#top
AECOC y EDI
Trabajo monográfico que recopila información sobre: Intercambio Electrónico de Datos, beneficios, servicios, características, software, integración e implantación del EDI.
http://apuntes.rincondelvago.com/aecoc-y-edi.html
Aspecto Tributario del Comercio Electrónico.
Trabajo monográfico que recopila algunas particularidades tributarias relativas al comercio electrónico.
EDI (Electronic Data Interchange)
Trabajo Monográfico que recopila información sobre: Transmisión de información, redes informáticas públicas y privadas, Internet y EDI, formato MARC, protocolo y bibliotecas digitales.
http://apuntes.rincondelvago.com/edi_1.html
EDI (Electronic Data Interchange)
Trabajo monográfico que recopila información sobre: punto operacional, logística, formato normalizado, mensajes, medio de transmisión y traducción del EDI.
http://zip.rincondelvago.com/?00023328
EDI (Electronic Data Interchange)
Trabajo monográfico concerniente de los siguientes tópicos: estructuras de datos, intercambio de información electrónica, campos de aplicación y utilidad para las empresas del EDI.
http://zip.rincondelvago.com/?00056133
ATM (Asynchronous Transfer Mode) y Firma digital
Trabajo de desarrollo sobre los siguientes tópicos: redes EDI (Electronic Data Interchange), transmisión de datos, SDH (Synchronous Digital Hierarchy).
http://www.rincondelvago.com/atm-y-firma-digital.html
GS1 Chile
Pagina Web de la GS1 Chile (Compañía que brinda soporte sobre EDI). ¿Qué es EDI?, Beneficios EDI y UN/EDIFACT.
http://www.gs1chile.org/ucc_edi.asp#up
EDI
Definición de EDI.
http://es.wikipedia.org/wiki/EDI
Importancia del EDI
Resumen de foro sobre comercio electrónico, incluyendo las definiciones y características básicas del EDI.
http://foro3.tripod.com/resumen/EDI.htm
Información básica de EDI
Pagina Web de AECOC. Cuestiones
básicas antes de poner en marcha el EDI en su empresa.
http://www.aecoc.es/web/comercio.nsf/WPT/ 24D469C93870976EC12569520027BB95?
El Intercambio Electrónico de Datos y la Planificación en la Empresa
Trabajo monográfico referente a la planificación de Sistemas de información en la empresa y el Intercambio Electrónico de Datos. Autores: Carlos Serrano Cinca, Emma Lobera Viñau y Luis Fabra Garcés. Departamento de Contabilidad y Finanzas, Universidad de Zaragoza.
http://ciberconta.unizar.es/Biblioteca/0003/SerLobFab96.html
Intercambio Electrónico de Datos en empresa de Transporte
Pagina Web de Celadon.
Definición de EDI y aplicación en la empresa.
http://www.celadontrucking.com/website_spanish.nsf/webview/edi
EDI e Internet
Pagina Web de AECOC. Información
sobre el EDI y su relación con el Internet.
http://www.aecoc.es/web/Comercio.nsf/WPT/1D4F536357708FF2C12570150053F21D?OpenDocument&Highlight=0,edi
EDI
Definición, aplicación, estándares y softwares del EDI, así como el impacto del EDI en la técnica contable.
http://www.5campus.org/leccion/edi
Antonio Di Zinno De Libero
Ultima revisión: Enero 2006
