BASES
TEORICAS DE LA GERENCIA DEL
CONOCIMIENTO
Y SU APLICACIÓN EN LA PYME
Por: Miguel Angel
Guilarte
El presente
artículo tiene como objetivo principal la formulación de un conjunto de
condiciones que debe tener una unidad de gerencia del conocimiento para la PYME
en el sector, principalmente de servicio. Para ello se describe parte de la
teoría que fundamenta la gerencia del conocimiento, luego se señala la principal
característica de la PYME para finalmente proponer una serie de condiciones que
permitan a la PYME mantener la unidad de gerencia del
conocimiento.
Si bien el mundo, desde el siglo XV, en la época del descubrimiento de América, ha venido sufriendo un proceso de globalización, en la actualidad, con el surgimiento de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), este proceso se ha tornado muy interesante y ha traído consecuencias no menos interesantes. Una de estas consecuencias ha sido el aumento considerable de la información difundida a través de los medios tales como páginas web, correos electrónicos, televisión y radio.
En este
sentido, en el mundo empresarial y académico han surgido cambios importantes,
así lo expresa Albornoz
(2000):
Academia y empresa han sido
vistos como espacios antagónicos, sobre todo por visiones parcialmente
equivocadas o en todo caso ajustadas a tiempos en los cuales aquellas visiones
no asociativas hallaban justificación. La empresa veía a la academia como un
espacio incómodo ideológica y políticamente, mientras que la academia miraba a
la empresa con desconfianza, dedicada al vil metal en forma tal que se hallaba
desagradable. Pero las necesidades mutuas dieron lugar a nuevas formas de
asociación, con la academia formando los recursos humanos que necesitaba la
empresa y ésta financiando investigación que juzgaba de interés y que sólo podía
hacerse en los espacios académicos.
En este contexto surge la
gerencia del conocimiento, esta es una técnica gerencial que muchos empresarios
han visto como otra de las modas gerenciales producidas como posible salida a la
ardua dinámica de gerenciar organizaciones. Sin embargo, actualmente el factor
conocimiento se ha vuelto en una nueva fuente de producción de dividendos para
la empresa, esto ha hecho necesario que dichas organizaciones adopten técnicas
apropiadas para gerenciar este recurso.
Concepto de Gerencia del
Conocimiento
En la literatura referente al tema se encuentran muchas
definiciones de la gerencia del conocimiento pero, en términos generales, se
puede definir de la siguiente forma:
Es el proceso
sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la
información por parte de los participantes de la organización con el objeto de
explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el capital
intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las
competencias organizacionales y la generación de valor (Salazar,
2000)
En este sentido
cabe destacar que algunos autores piensan que lo que se gerencia no es el
conocimiento sino las condiciones para que éste sea
compartido.
Muchas empresas
han emprendido iniciativas de gerencia del conocimiento sin tomar en cuenta la
orientación necesaria en lo que se refiere a técnicas de aprendizaje y
producción de saber.
Objetivos de la Gerencia del
Conocimiento
Según Salazar
(2000), los objetivos de la gerencia del conocimiento son los
siguientes:
·
Formular una estrategia de
alcance organizacional, para el desarrollo, adquisición y aplicación del
conocimiento.
·
Formular e implantar
estrategias relacionadas con el conocimiento.
·
Promover la mejora continua
de los procesos de negociación, haciendo énfasis en la generación y empleo del
conocimiento.
·
Monitorear y evaluar los
loros obtenidos como consecuencia de la aplicación del conocimiento.
·
Reducir los tiempos
necesarios para el desarrollo de nuevos productos, mejoras de los ya existentes
y del tiempo necesario para la solución de problemas.
·
Reducir los costos
relacionados con la repetición de errores.
El Proceso de la Gerencia
del Conocimiento
El proceso de la
gerencia del conocimiento está determinado por las etapas que a continuación se
describe:
Detección: En
esta etapa se localizan modelos cognitivos y activos de valor para la
organización, el cual radica en las personas. Es el recurso humano de la
organización quien determina las nuevas fuentes de conocimiento de
acción.
Las fuentes de conocimiento pueden ser generadas tanto de forma interna
(I&D, proyectos, descubrimiento) como externas (fuentes de información
periódica, Internet, cursos de capacitación)
Selección:
En esta etapa se evalúa y selecciona el modelo entorno a un criterio de
interés. Dichos criterios pueden estar basados en otros criterios
organizacionales, comunales o individuales, los cuales deberán estar divididos,
a su vez, en tres grupos: Interés, Práctica y Acción.
Organización: Esta etapa consiste en el
almacenamiento de forma estructurada de la representación explícita del modelo,
y se divide a su vez en las siguientes subetapas:
·
Generación: Es la creación
de nuevas ideas, el reconocimiento de nuevos patrones, la síntesis de
disciplinas separadas, y el desarrollo de nuevos
procesos.
·
Codificación: Consiste en la
representación del conocimiento de tal forma que pueda ser accedido y
transferido por cualquier miembro de la organización a través de un lenguaje de
representación que se adapte de una forma adecuada a los requerimientos de la
organización. Es conveniente destacar en este punto que la representación de
codificación pueden diferir de la representación de almacenamiento ya que tienen
objetivos diferentes: el primero va dirigido a las personas mientras que el
segundo va dirigido a las máquinas.
·
Transferencia: Consiste en
establecer la forma de almacenamiento y la apertura que tendrá el conocimiento,
ayudado por interfaces de acceso masivo, por ejemplo la Internet o la Intranet,
considerando además, los criterios de seguridad y acceso. Adicionalmente se debe
considerar las barreras temporales, de distancia y las de carácter
social.
Filtración:
El objetivo de esta etapa es disminuir el ruido en las consultas en los
motores de búsquedas mediante el empleo de estructuras de acceso simple y
complejo tales como mapas de conocimiento, portales de conocimiento o agentes
inteligentes.
Presentación: La presentación de los
resultados obtenidos de la etapa de filtración n ser estará dirigida a personas
o máquinas. En el caso de que la presentación esté dirigida a las personas, las
interfaces deberán estar concebidas para abarcar el amplio rango de compresión
humana y en el caso de que la
comunicación se desarrolle entre máquinas, las interfaces deberán cumplir todas
las condiciones pertinentes.
Uso:
Esta etapa consiste en la aplicación del conocimiento obtenido en los
problemas que se propongan resolver los usuarios del
sistema.
Es importante
señalar que este proceso está centrado en la generación de valor por lo que su
centro de dirección es la negociación.
Los Proyectos de Gestión
del Conocimiento
Un proyecto de
gestión del conocimiento puede ser entendido como un conjunto de actividades que
la organización utiliza para generar valor con base en los activos de
conocimiento. Bajo este enfoque existen muchas formas de generar valor sin que
esto signifique soluciones tecnológicas, sino una combinación de factores de
diferentes tipos, los cuales relacionados entre sí van a estructurar la solución
buscada.
Han surgido varios tipos de
proyectos, los cuales se pueden clasificar de la siguiente
manera:
·
Captura y Rehuso de
Conocimiento Estructurado: Este tipo de proyecto se
orienta al conocimiento que se expresa en los componentes de salida de una
organización tales como diseños de productos, reportes, propuestas, entre
otros.
·
Captura y Compartición de
Lecciones Aprendidas en la Práctica: En este tipo de proyecto
se busca capturar el conocimiento generado por la experiencia acumulada del
recurso humano de la organización, el cual puede ser utilizado por el usuario en
un nuevo contexto.
·
Identificación de Fuentes y
Redes de Experiencia: Este tipo de proyecto
tiene el objetivo de capturar y desarrollar el conocimiento contenido, mejorando
su visualización y acceso, facilitando así, la conexión entre las personas que
poseen el conocimiento y las que lo requieren.
·
Estructuración y Mapeo de
las Necesidades de Conocimiento para Mejorar el Rendimiento: Este tipo de
proyecto tiene por objetivo apoyar los esfuerzos de la organización en el diseño
y desarrollo de nuevos productos y la mejora de los ya
existentes.
·
Medición y Manejo del Valor
Económico del Conocimiento: Este tipo de proyecto
reconoce que los activos de conocimiento tales como las patentes, bases de
datos, licencias de software y otros más implican costos e ingresos, por lo que
sugiere un manejo cuidadoso de los mismos.
·
Sintetizar y Compartir de
Conocimiento desde Fuentes Externas: Este tipo de proyecto
tiene por Objeto el aprovechar las fuentes externas de información y
conocimiento para ser utilizados dentro de un contexto
determinado.
Principios de la Gerencia
del Conocimiento
En la opinión de
Davenport (1999), los principios de la gerencia del conocimiento son los
siguientes:
1.
La gerencia
del conocimiento es costosa
La implantación de un proyecto de gerencia del conocimiento es costosa pero se considera que el no adoptar esta medida es aún más costoso. Esto significa que si la organización no aprende de sus errores, los continuará cometiendo aumentando así su costo con el transcurrir del tiempo. No hay que olvidar que uno de los objetivos de la gerencia del conocimiento es aprender de los errores cometidos en el trabajo diario y cómo estos problemas son resueltos. La implantación de un proyecto para gestionar el conocimiento es costosa al principio pero con el pasar del tiempo se aminoran sus costos.
2.
La efectiva
gerencia del conocimiento requiere un híbrido entre la participación de
la gente y de la
tecnología
Con los avances que han tenido las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), a menudo se tiende a pensar que la puesta en marcha de estas es suficiente para llevar a cabo un proyecto de gerencia del conocimiento pero no se puede ignorar el hecho de que las TIC tienen un límite y que es necesario la participación del ser humano con sus habilidades de pensamiento. Las tecnologías de la información y la comunicación y el ser humano deben ir unidos para lograr una buena gestión del conocimiento
3.
La gerencia
del conocimiento es política
Debido a que el conocimiento actualmente se relaciona con el poder, también se relaciona con la política. En este sentido se considera que para que haya una correcta gerencia del conocimiento se deben hacer negociaciones entre las personas que tienen conocimiento y las que lo necesitan. Se considera que esta es una de las condiciones necesarias para que el conocimiento sea compartido.
4.
La gerencia
del conocimiento requiere gerentes del conocimiento
Es necesario que los gerentes de las empresas que tienen la iniciativa de comenzar un proyecto de gerencia del conocimiento tengan claro el rol que cumple el factor conocimiento dentro de la empresa y sepan transmitir la misma conciencia a cada uno de los empleados de la organización. Deben tener estrategias claras sobre como incrementarlo y compartirlo. Se considera que este punto es de gran importancia.
5.
La gerencia
del conocimiento se beneficia más de los mapas que de los modelos, más de los
mercados que de las normas
Se pensaría que la gerencia del conocimiento beneficia por medio de sistemas de personas ordenados de acuerdo a su conocimiento pero en realidad es mucho mejor el tener mapas del conocimiento que consiste en un esquema donde se localiza cual es el conocimiento que el usuario requiere y quién lo tiene.
6.
El compartir
y utilizar el conocimiento son a menudo actos no
naturales
Uno de los problemas principales que afrontan los encargados de implantar las técnicas de gerencia del conocimiento en las organizaciones es el del hecho de que los empleados se resisten a compartir su conocimiento porque piensan que eso es lo que los hace valiosos dentro de la empresa, sin embargo bajo el nuevo enfoque de empresa en la sociedad del conocimiento el conocimiento tiene poder en la medida en que es compartido, de lo contrario no tiene mucha utilidad.
7.
La gerencia
del conocimiento implica implantar modelos de trabajo de
conocimiento
Se considera importante el direccional la producción de conocimiento en un ámbito general pero el conocimiento se debe generar, usar y ser compartido en los procesos de conocimiento propios de la organización en particular. Esto es, no todas las empresas tienen la misma dedicación a ciertas áreas del conocimiento, por el contrario cada tipo de organización se dedica a una o pocas áreas del conocimiento que son las que deben ser objeto de investigación y desarrollo para obtener ventajas competitivas.
8.
El acceso al
conocimiento es sólo el principio
Existe cierta tendencia a pensar que el problema de los problemas de al gerencia del conocimiento están resueltos sólo con lograr el acceso al conocimiento pero en realidad eso no lo es todo, es necesario hacer un buen manejo de las técnicas utilizadas para incrementar y compartir el conocimiento.
9.
La gerencia
del conocimiento nunca termina
Muchas organizaciones pensarían que con sólo lograr tener bajo control el conocimiento con el cual se trabaja en la organización, todo el trabajo estaría hecho, sin embargo esto no es así. El conocimiento es activo, lo que significa que siempre se está renovando y por lo tanto es necesario mantener un control constante del mismo.
10.
La gerencia
del conocimiento requiere un contrato de conocimiento
Hasta el momento el contrato de trabajo consistía en un compromiso donde el empleado daba su trabajo a cambio de la seguridad que le brindaba la empresa. Actualmente es necesario que la empresa establezca un nuevo contrato donde el empleado ponga a la disposición de ésta sus conocimientos.
Comunidades de Práctica
Los objetivos primordiales de la Gerencia del
Conocimiento son incrementar y compartir el conocimiento, en nuestro caso, de la
empresa. Esta estrategia ha sido de mucho éxito en las empresas donde ha sido
aplicada Las comunidades de práctica son consideradas como una estrategia para
compartir el conocimiento. Una comunidad de práctica es un grupo de personas que
comparten entre sí información, reflexiones consejos e ideas. ( Mcdermott, 2000
)
La condición indispensable para que una comunidad
de práctica logre los objetivos planteados es que haya un ambiente de confianza
en la organización tal que anime a sus integrantes a compartir sus ideas acerca
de su trabajo.
Según Mcdermott (2000), las comunidades de
práctica cumplen el siguiente papel:
·
Compartir el
conocimiento
·
Compartir ideas
y reflexiones tácitas y complejas
·
Ayudarse entre
sí para resolver problemas y conseguir innovaciones
·
Poseer y
desarrollar capacidades de conocimiento
·
Desarrollar un
enfoque común
·
Desarrollar y
gerenciar las mejores prácticas
·
Desarrollar la
competencia organizacional
·
Vincular a la
organización
·
Vincular a
través de equipos y la geografía
·
Domiciliar en
una organización cambiante
·
En algunos
casos gerenciar el rendimiento y las carreras
La
Gerencia del Conocimiento y la Pequeña y Mediana Empresa
(PYME)
Hasta
el momento la gerencia del conocimiento ha sido aplicada en empresas con
suficiente tamaño y poder como para implantar costosos proyectos dirigidos a
sacarle el valor agregado al conocimiento del recurso humano. Sin embargo se
plantea el problema de las PYME que, aún cuando no tienen el mismo poder que las
grandes empresas, deben competir en el mismo mercado que las
primeras.
Considerando
esta limitación se considera recomendable que la PYME cree lo que se denomina
una Unidad de Gerencia del Conocimiento, que, como lo dice Albornoz (2000), es
un espacio académico que puede funcionar dentro de una empresa o universidad u
otro tipo de institución de escolaridad superior cuyo objetivo es el de servir
como observatorio del saber según los objetivos y fines específicos de la
institución de que trate, así como participar activamente en el entrenamiento de
personal de acuerdo con las estrategias de la institución.
Debilidades
de la PYME
De
acuerdo a la opinión del Ing. Oscar Stopello, Presidente de la Cámara Venezolana
de Empresas Consultoras (CAVECON), las debilidades de la PYME son las
siguientes:
·
Debilidad
Tecnológica: Se considera
que la directiva de la empresa y el personal técnico no están actualizados en
cuanto a los últimos avances en el área sobre la cual se desempeña la
empresa.
·
Debilidad
Financiera: Frecuentemente
las PYME, por falta de fortaleza financiera, no son llamadas a concurso porque
representa un riesgo considerable para los clientes al no poder responder a
posibles contingencias.
·
Debilidad
Gerencial: La directiva de
la empresa no tiene la formación gerencial adecuada para dirigir la organización
con éxito. Es frecuente que un grupo de profesionales decidan conformar una
empresa pero la dirigen de una manera improvisada ya que se formaron para
ejercer su profesión más no para dirigir empresas en dicha
profesión.
·
Debilidad de
Mercadeo/Ventas: La
actividad de vender los servicios es un trabajo que se recomienda que sea de
tiempo completo, los socios de la empresa no lo pueden asumir, ya que
frecuentemente no tienen la formación adecuada.
·
Un nivel directivo
débil, en muchos casos, con poca
experiencia y habilidad gerencial y dificultad para formular los planes con un
sentido estratégico.
·
La dirección de la
organización se concentra en pocas personas con escasa formación
específica. En consecuencia las
actuaciones directivas de la empresa suelen ser de corto plazo y
rígidas.
·
En muchos casos las
estructuras organizativas son poco formales lo cual trae como
consecuencia dificultades a la hora de lograr un buen nivel de eficacia y
eficiencia en alcanzar la rentabilidad, el éxito y el
crecimiento.
Deficiente calidad técnica
en cuanto de los recursos integrados en las diferentes unidades
operativas.
Condiciones
que Debe Tener la Unidad de Gerencia del Conocimiento para la
PYME
Considerando
que la PYME tiene dificultades para desarrollarse y aún para mantenerse en el
mercado (según conclusiones obtenidas de los comentarios del Ing. Stopello), se
considera que la unidad de gerencia del conocimiento debe tener las siguientes
condiciones:
·
Debe ser
Económica: Debido a que la
PYME carece de poder económico para adquirir y mantener la infraestructura
necesaria que tienen las grandes empresas, la unidad de gerencia del
conocimiento debe hacer lo más y mejor que se pueda su trabajo con lo menores
recursos posibles.
·
Debe Ser
Simple: Al igual que la PYME
a la cual pertenece, la unidad de gerencia del conocimiento debe tener una
estructura simple. De igual forma, sus procesos deben ser lo más simple posible
sin sacrificar la eficacia y eficiencia.
·
Debe Ser
Flexible: La PYME para poder
sobrevivir, frecuentemente altera su funcionamiento regular según sus normas. La
unidad de gerencia del conocimiento debe ser capaz de trabajar de la misma forma, para poder responder en esos
casos.
·
Debe Ser
Dinámica: Es necesario que
la unidad de gerencia del conocimiento sea tan dinámica como lo es la PYME a la
cual pertenece.
·
Debe Ser
Maleable: Considerando que
la PYME se puede expandir o contraer en tamaño, la unidad de gerencia del
conocimiento debe ser capaz de expandirse o contraerse (según lo haga la
empresa) sin disminuir la calidad de su trabajo ya que se considera fundamental
en los momentos de contracción económica el sacarle el valor agregado al capital
intelectual de la organización.
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