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Participante: Anaíz Rodríguez Especialización en
Gerencia, Mención: Sistemas de Información Curso: Gerencia de Recursos
Humanos |
CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS
La
capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador para que
éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, produzca
resultados de calidad, proporcione excelentes servicios a sus clientes,
prevenga y solucione anticipadamente problemas potenciales dentro de la
organización.
El Desarrollo se refiere a la educación que recibe una persona para
el crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo. Tiene
objetivos a largo plazo y generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas
con una determinada filosofía que la empresa quiere desarrollar.
La
capacitación es para los puestos actuales y la formación o desarrollo es para
los puestos futuros. La capacitación y el desarrollo con frecuencia se
confunden, puesto que la diferencia está más en función de los niveles a alcanzar
y en la intensidad de los procesos. Ambas son actividades educativas.
OBJETIVOS DE
Los
principales objetivos de la capacitación son:
1. Preparar
al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la
organización.
2. Proporcionar
oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus cargos
actuales sino también para otras funciones para las cuales la persona puede ser
considerada.
3. Cambiar
la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales están
crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y
hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.
BENEFICIOS DE
Beneficios para la organización:
- Mejora el
conocimiento del puesto a todos los niveles.
- Eleva la moral de la
fuerza de trabajo.
- Ayuda al personal a
identificarse con los objetivos de la organización.
- Mejora la relación
jefes-subordinados.
- Es un auxiliar para
la comprensión y adopción de políticas.
- Se agiliza la toma
de decisiones y la solución de problemas.
- Promueve el
desarrollo con vistas a la promoción.
- Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.
- Incrementa la
productividad y calidad del trabajo.
- Ayuda a mantener
bajos los costos.
- Elimina los costos
de recurrir a consultores externos.
Beneficios para el
trabajador que repercuten favorablemente en la organización:
- Ayuda a la persona
en la solución de problemas y en la toma de decisiones.
- Aumenta la
confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
- Forja lideres y
mejora las aptitudes comunicativas.
- Sube el nivel de
satisfacción con el puesto.
- Permite el logro de
metas individuales.
- Elimina los temores
a la incompetencia o la ignorancia individual.
Beneficios en relaciones humanas, relaciones
internas y externas, y adopción de políticas:
- Mejora la
comunicación entre grupos y entre individuos.
- Ayuda en la
orientación de nuevos empleados.
- Proporciona
información sobre disposiciones oficiales.
- Hace viables las políticas
de la organización.
- Proporciona una
buena atmósfera para el aprendizaje.
- Convierte a la
empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.
PASOS DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN
1. Determinación de necesidades de capacitación
Detectar
las necesidades de capacitación permite que la empresa no corra el riesgo de
equivocarse al ofrecer una capacitación inadecuada, lo cual redundaría en
gastos innecesarios. La actividad de capacitación debe estar fuertemente
alineada con los intereses del negocio para ser justificada. Deben realizarse
tres tipos de análisis; estos son:
Análisis Organizacional: Es aquél que examina a toda la compañía para
determinar en qué área, sección o departamento, se debe llevar a cabo la
capacitación. Se debe tomar en cuenta las metas y los planes estratégicos de la
organización, así como los resultados de la planeación en recursos humanos.
Análisis de Tareas: Se analiza la importancia y rendimiento de las tareas
del personal que va a incorporarse en las capacitaciones.
Análisis de
Los
principales medios utilizados para la determinación de necesidades de
capacitación son:
- Evaluación de
desempeño: Mediante la evaluación de desempeño es posible
descubrir no sólo a los empleados que vienen efectuando sus tareas por
debajo de un nivel satisfactorio, sino también averiguar qué sectores de
la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables del
entrenamiento.
- Observación: Debe ser
realizada en el sitio de trabajo y permite verificar donde hay evidencia de trabajo ineficiente, tales como
excesivo daño de equipos, atraso con relación al cronograma, perdida
excesiva de materia prima, número acentuado de problemas disciplinarios,
alto índice de ausentismo, entre otros.
- Cuestionarios: Investigaciones
mediante cuestionarios y listas de verificación proporcionan evidencias
sobre las necesidades de entrenamiento.
- Solicitud de
supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de entrenamiento apunta a un
nivel muy alto, los propios gerentes y supervisores se hacen propensos a
solicitar entrenamiento para su personal.
- Entrevistas
con supervisores y gerentes:
Contacto directo con
supervisores y gerentes, con respecto a posibles problemas solucionables
mediante entrenamiento, por lo general se descubren en las entrevistas con
los responsables de diversos sectores.
- Reuniones
interdepartamentales:
Discusiones entre los diferentes
departamentos acerca de asuntos concernientes a objetivos empresariales,
problemas operacionales, planes para determinados objetivos y otros
asuntos administrativos.
- Examen de
empleados: Prueba de conocimiento del trabajo de los
empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.
- Modificación
de trabajo: Siempre que se introduzcan modificaciones totales
o parciales de la rutina de trabajo, se hace necesario el entrenamiento
previo de los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.
- Entrevista de
salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa
es el momento más apropiado para conocer su opinión acerca de la empresa y
las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir
varias diferencias de la organización, susceptibles de correcciones.
- Análisis de
cargos: El conocimiento y la definición de lo que se
quiere en cuánto a aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se
puedan preparar programas adecuados de capacitación para desarrollar la
capacidad y proveer conocimientos específicos según las tareas, además de
formular planes de capacitación concretos y económicos y de adaptar
métodos didácticos.
Además
de estos medios, existen algunos indicadores de necesidades de capacitación,
los cuáles son:
- Indicadores a
priori: Son los eventos que provocaran futuras necesidades de capacitación
fácilmente previsibles. Los indicadores a priori son:
-
Expansión de la
empresa y admisión de nuevos empleados.
-
Reducción del
número de empleados.
-
Cambio de métodos
y procesos de trabajo.
-
Sustituciones o
movimiento de personal.
-
Faltas, licencias
y vacaciones del personal.
-
Modernización de
maquinarias y equipos.
-
Producción y
comercialización de nuevos productos o servicios.
- Indicadores a
posteriori: Son los problemas provocados por las necesidades
de capacitación no atendidas. Por lo general, están relacionadas con la
producción o con el personal y sirve como diagnóstico de capacitación. Se
clasifican en:
a) Problemas de producción:
-
Calidad
inadecuada de la producción.
-
Baja
productividad.
-
Averías
frecuentes en equipos e instalaciones.
-
Comunicaciones
defectuosas.
-
Prolongado tiempo
de aprendizaje e integración en el campo.
-
Gastos excesivos
en el mantenimiento de máquinas y equipos.
-
Exceso de errores
y desperdicios.
-
Elevado número de
accidentes.
b) Problemas de personal:
-
Relaciones
deficientes entre el personal.
-
Número excesivo
de quejas.
-
Poco o ningún
interés por el trabajo.
-
Falta de cooperación.
-
Errores en la
ejecución de órdenes.
-
Dificultades en
la obtención de buenos elementos.
2. Programación de la capacitación
Consiste
en la elección y prescripción de los medios de capacitación para sanar las
necesidades percibidas. En esta etapa se toman en cuenta los siguientes
aspectos:
Plantación de la capacitación. La
programación de la capacitación exige una planeación que incluye lo siguiente:
-
Enfoque de una
necesidad especifica cada vez.
-
Definición clara
del objetivo de la capacitación.
-
División del
trabajo a ser desarrollado, en módulos, paquetes o ciclos.
-
Elección de los
métodos de capacitación, considerando la tecnología disponible.
-
Definición de los
recursos necesarios para la implementación de la capacitación, como tipo de
entrenador o instructor, recursos audiovisuales, máquinas, equipos o
herramientas necesarias, materiales, manuales, entre otros.
-
Definición de la
población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado,
considerando:
o
Número de
personas.
o
Disponibilidad de
tiempo.
o
Grado de
habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.
o
Características
personales de comportamiento.
-
Local donde se
efectuara la capacitación, considerando las alternativas en el puesto de
trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
-
Época o periodicidad de la capacitación,
considerando el horario más oportuno o la ocasión más propicia.
-
Cálculo de la
relación costo-beneficio del programa.
Técnicas de capacitación. Estas se
dividen en:
a) Técnicas aplicadas en el sitio de
trabajo:
·
Capacitación en el puesto: Contempla que una persona aprenda una responsabilidad
mediante su desempeño real. Ofrece varias ventajas, tales como que es
relativamente económica, los trabajadores en capacitación aprenden al tiempo
que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo
como salones o dispositivos de aprendizaje programados. El método también
facilita el aprendizaje ya que los empleados aprenden haciendo realmente el
trabajo y obtienen una retroalimentación rápida sobre lo correcto de su
desempeño. Existen varios tipos de capacitación en el puesto, entre ellas:
-
El método de
instrucción o sustituto, en la que el empleado recibe la capacitación en el
puesto por parte de un trabajador experimentado o supervisor.
-
La rotación de
puestos en la que el empleado pasa de un puesto a otro en intervalos planeados.
- Rotación de puestos: Con el fin de proporcionar a los empleados,
experiencia en varios puestos, se utiliza la rotación del personal de una
a otra función. Cada movimiento de un puesto a otro es normalmente
precedido por una sesión de instrucción directa. Además de proporcionar
variedad en su labor diaria, esta técnica ayuda a la organización en
período de vacaciones, ausencias, renuncias, entre otros.
- Relación experto-aprendiz: En las técnicas de capacitación que utilizan una
relación entre un maestro y un aprendiz se aprecian claras ventajas en la
retroalimentación que se obtiene prácticamente de inmediato.
b) Técnicas aplicadas fuera del sitio de
trabajo:
- Conferencias, videos y películas, audiovisuales y
similares: Estas técnicas no
requieren de una participación activa del trabajador, economizan tiempo y
recursos. Los bajos niveles de participación, retroalimentación,
transferencias y repetición que estas técnicas muestran, pueden mejorar
mucho cuando se organizan mesas redondas y sesiones de discusión al
terminar la exposición.
- Simulación de condiciones reales por
computadoras: Consiste en la
simulación de instalaciones de operación real, donde el trabajador se va a
aprender de manera práctica su puesto de trabajo. Permite transferencia,
repetición y participación notable, generalmente las utilizan las
compañías aéreas, los bancos y los hoteles.
- Actuación o sociodrama: Esta técnica obliga al capacitando a desempeñar
diversas identidades. Se utiliza para el cambio de actitudes y el
desarrollo de mejores relaciones humanas. Una de las ventajas es que se
pueden crear vínculos de amistad,
así como tolerancia de las diferencias individuales.
- Estudio de casos: Permite al trabajador resolver situaciones
parecidas a las que se pudieran presentar en su trabajo, mediante el
estudio de una situación específica real o simulada. Para ello, recibe
sugerencias de otras personas y desarrolla habilidades para la toma de
decisiones. En esta técnica de capacitación, se practica la participación,
más no así la retroalimentación y la repetición.
- Lectura, estudios individuales, instrucción
programada: Se refiere a cursos
basados en lecturas, grabaciones, fascículos de instrucción programada y
ciertos programas de computadoras. Resultan de gran utilidad en
circunstancias de dispersión geográfica o cuando hay dificultad para
reunir un grupo de asistentes a un programa de capacitación. Los
materiales programados proporcionan elementos de participación, repetición,
relevancia y retroalimentación.
- Capacitación en laboratorio (sensibilización): Constituye una modalidad de la capacitación en
grupo. Se emplea para desarrollar las habilidades interpersonales y el
desarrollo de conocimientos, habilidades y conductas adecuadas para
futuras responsabilidades laborales. Por lo general se utiliza a un
profesional de psicología como moderador de estas sesiones. Se basa en la
participación, retroalimentación y repetición.
3. Ejecución
del Programa de capacitación
La
capacitación presupone el binomio instructor/aprendiz. Los aprendices son las
personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa y que necesita
aprender o mejorar los conocimientos que tienen sobre alguna actividad o
trabajo. Los instructores son las personas situadas en cualquier nivel
jerárquico, expertos o especialistas en determinada actividad o trabajo y que
transmiten sus conocimientos de manera organizada a los aprendices.
También
presupone una relación de instrucción/aprendizaje. La instrucción es la
enseñanza organizada de cierta tarea o actividad y el aprendizaje es la
incorporación al comportamiento del individuo de aquello que fue instruido.
La
ejecución del programa de capacitación, dependerá principalmente de los
siguientes factores:
- Adecuación
del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización. La decisión de establecer determinados programas
de entrenamiento debe depender de la necesidad de preparar determinados
empleados o mejorar el nivel de los empleados disponibles.
- La calidad del material del entrenamiento
presentado. El material de enseñanza debe ser planeado de
manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecución del entrenamiento.
- La cooperación de los jefes y dirigentes
de la empresa. El entrenamiento debe hacerse con todo el
personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Su mantenimiento
implica una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por parte de
todos los participantes en la tarea, además de implicar un costo que debe
ser considerado como una inversión que capitalizará dividendos a mediano y
corto plazo y no como un gasto superficial.
- La
calidad y preparación de los instructores. El
éxito de la ejecución dependerá del interés, del esfuerzo y del
entrenamiento de los instructores. Es muy importante el criterio de
selección de los instructores, los cuáles deberán reunir ciertas
cualidades personales, tales como facilidad para las relaciones humanas,
motivación por la función, raciocinio, capacidades didácticas, exposición
fácil, además del conocimiento de la especialidad.
- La
calidad de los aprendices.
Este aspecto influye de
manera sustancial en los resultados del programa de entrenamiento. Los
mejores resultados se obtienen con una selección adecuada de los aprendices,
en función de la forma y del contenido del programa y de los objetivos del
entrenamiento.
4. Evaluación de los resultados de la
capacitación.
Evaluación de los procesos, la cual examina los procedimientos y las tareas
implicadas en la ejecución de un programa o de una intervención.
Evaluación de los impactos, es más
cabal y se centra en los resultados de largo alcance del Programa o en los
cambios o mejoras al estado de la actividad.
Evaluación de los resultados, se usa
para obtener datos descriptivos en un proyecto o programa y para documentar los
resultados a corto plazo.
CAMBIOS EN EL PROCESO DE
ADIESTRAMIENTO, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO CON EL AUGE DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS
DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
En
cualquier organización, el adiestramiento, capacitación y desarrollo de los
recursos humanos, son considerados factores importantes para el logro de los objetivos
y metas proyectadas, ya que un personal que pueda responder de manera efectiva
a las distintas necesidades institucionales, desde la operatividad de sus
funciones en el cargo que ocupa; beneficia a la organización porque esto crea
en el empleado, un compromiso y una responsabilidad institucional, lo que se
traduce en un mejor desempeño laboral.
Con
el pasar del tiempo se han venido dando cambios en el mundo empresarial,
producto del crecimiento de una economía global y del uso de las Tecnologías de
Información y Comunicación; incidiendo esto en la estructura interna, jerarquía
de cargos, selección del personal así como también en la metodología para la
capacitación del personal. El manejo de las tecnologías de información y
comunicación actualmente forman parte integral del negocio, constituyen un
elemento fundamental para apoyar, mantener y propiciar el crecimiento o
vigencia económica y social de una organización. El desarrollo tecnológico
permite a las empresas acortar distancias y colocar de manera más rápida y
efectiva los mejores bienes y servicios que los clientes esperan; lo que se
traduce en niveles de competitividad y
de productividad para esas empresas.
Por
otra parte, además del manejo de la información, el conocimiento es otro pilar fundamental
para que se generen respuestas asertivas al cliente, desde la creatividad y la
innovación, permitiendo así que la organización se mantenga constantemente
actualizada en cuánto al uso de estrategias diseñadas desde los cambios
tecnológicos en búsqueda del éxito institucional.
El
proceso de innovación en una empresa que se sustenta en el paradigma
tecnológico, es visto en tres grandes etapas: identificación de una necesidad
en el mercado o de una oportunidad tecnológica; adopción y adaptación de la
tecnología ya existente y transfiriendo esta tecnología por comercialización o
por algún medio institucional. Se exige en la actualidad empresas que sean
capaces de adaptarse de manera rápida a los permanentes cambios y ver que el
conocimiento es la opción para solventar las situaciones que se presentan en la
organización a través de la innovación tecnológica. Es por esta razón que lo
departamentos informáticos de las organizaciones, constituyen pilares
fundamentales para gestionar estos cambios.
Algunos
aspectos importantes a destacar de las nuevas tecnologías para el desarrollo de
recursos humanos son:
- La organización virtual. Es un concepto donde la relación entre personas
y entre procesos existe, pero no hay una ubicación, un lugar fijo, se da a
través de Internet. Se trabaja en base a desarrollo de proyectos,
propuestas que van y vienen corregidas, se cumple con una agenda y
metas de trabajo de un país a otro, incluso de un continente a otro.
- Empowerment. Consiste en una nueva forma de administrar la empresa, donde se
integran todos los recursos: capital, manufactura, producción, ventas,
mercadotecnia, tecnología, equipo y personal; haciendo uso de una
comunicación efectiva y eficiente para lograr los objetivos de la
organización. "Empowerment es donde los beneficios óptimos de la
tecnología de la información son alcanzados. Los miembros, equipos de
trabajo y la organización, tendrán completo acceso y uso de información
crítica, poseerán la tecnología, habilidades, responsabilidad, y autoridad
para utilizar la información y llevar a cabo el negocio de la
organización." Para implantar el sistema de empowerment en una
empresa es necesario que haya un cambio en la cultura de trabajo, y para
esto es necesario que se aprenda a trabajar en equipo.
- Teamwork.
Un equipo de trabajo tiene la finalidad de crear nuevos conocimientos
sobre los procesos organizativos, sobre los procesos grupales y sobre los
procesos personales de cada uno de los miembros del equipo, esto permite
al equipo optimizar sus recursos y lograr una mejor calidad del producto
como de los procesos. Convertir el trabajo en equipo en un modo de gestión
organizacional requiere convicción, fijación de políticas y actitudes
proactivas por parte de las personas que trabajan en la organización.
El
papel del gerente, en este sentido, es el de liderar el cambio mismo,
convirtiéndose en un estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos
aquellos aspectos que involucren a la organización. El desarrollo de nuevas
tecnologías y el auge cada vez mayor de la llamada "revolución de la
información", ha propiciado cambios acelerados en las estructuras
organizacionales, al mismo tiempo que condiciona un nuevo perfil global para el
gerente, en donde sus principales características personales deben incluir una
mayor capacidad de adaptación a nuevas circunstancias, una mentalidad
internacional y excelentes condiciones de aprendizaje y comunicación, además de
contar con principios elementales como ética, honestidad y justicia, cuya
valoración es de carácter universal. Hoy en día, se requiere de una gerencia
más participativa y con menos niveles jerárquicos, en donde se produzca un
mayor acercamiento de todos los que la integran, con una participación mucho
más activa de todo el equipo gerencial en la toma de decisiones y con un
énfasis muy particular en equipos decisorios basados en estructuras
funcionales por áreas de negocios.
INFOGRAFÍA
1.
CAPACITACIÓN Y DESARROLLO. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/capydesarrollo.htm
2.
FORMACIÓN, CAPACITACIÓN, DESARROLLO
DE RR.HH. Y SU IMPORTANCIA EN LAS ORGANIZACIONES. http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyZVFkuEuLfflhFdh.php
3. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL. http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/desacapaci.htm