ANALISIS DEL SOFTWARE SIXTINA BSC 

PARA SU IMPLEMENTACION EN LA EMPRESA

HIDROJETS SERVICIOS, C.A

 

Facilitador: Prof. Angel Olivera

 

 

INTRODUCCION

 

El control de la gestion en una organización, es una tarea ardua,  que requiere de una especial atención. El seguimiento y monitoreo constante constituye una actividad esencial en el proceso del logro de los objetivos estratégicos planteados.  Esta labor sin duda alguna se complica a niveles insospechados dependiendo de la magnitud de la organización de la cual se trate.

 

Con la finalidad de brindar orden, sencillez, tiempos de actuación y corrección rápidos, y una mejor incorporación de los actores en el proceso, diferentes empresas de software ofrecen hoy día múltiples alternativas de programas que hacen esta tarea más simple y rápida.

En este trabajo presentaremos el software de SIXTINA GROUP, empresa Argentina, con representantes en Venezuela. Este se denomina Sixtina BSC Software.

 

¿QUE ES SIXTINA BSC SOFTWARE?

 

Es un sistema integral que permite brindar apoyo automatizado a los procesos de  planificación y control de gestión en las organizaciones. No solo apoya el área de planificación y formulación de planes estratégicos, así como  también a sus expresiones  táctica – operacionales, sino que se constituye en una herramienta realmente útil, práctica, efectiva y eficiente a la hora de hacer el control y seguimiento a dichos planes.

 

CARACTERISTICAS 

 

Funcionales:

 

• Flexibilidad en el uso de diversas metodologías para la formulación de planes estratégicos, incluida fielmente el Balanced Scorecard.
• Permite hacer un seguimiento y control riguroso en la ejecucion de los procesos.
• Los conceptos de control,  utilizan los llamados “semaforos”, para alertar cuando se experimenta un retraso en cualquiera de las actividades en  base a una definicion dentro o fuera del grupo de trabajo.
• Adaptabilidad para trabajar en los diferentes niveles de la organizacion, variando el numero de operarios del mismo.
• El uso del software no esta limitado al tamaňo de la organizacion ni al volumen de capital que se maneja, siendo igualmente operable en pequeňas, medianas y grandes empresas.
• Flexibilidad y sencillez para actualizar la data requerida por la implementacion del tablero de comando.
• Contiene un modulo de acciones correctivas que se derivan de la formulación de problemas que se presenten a la hora de implementar la estrategia o de ejecutar las acciones del día a día en la organización.
•  Presenta un dinámico navegador para medir variables a través de indicadores de clima organizacional, satisfacción de clientes, rentabilidad, etc.
•  El mapa estratégico de SIXTINA, compromete a todo el equipo ejecutivo, logrando así una mayor claridad y compromiso para con la estrategia.
• Se puede medir en forma rigurosa el performance de aquellos capitales considerados intangibles, como son el capital humano, la información y la cultura organizacional.
• Une la información estratégica a la presupuestal provista por el tablero de control incorporado en el software.
• Integra  a sus mediciones aquellos factores que no eran tomados en cuenta en forma tradicional, permitiendo cuantificar las fuerzas comerciales reales, identificando y relacionando los indicadores financieros y no financieros.
• Soporta un  numero ilimitado de objetos conceptuales tales como perspectivas, objetivos, indicadores, proyectos, etc. los cuales son definidos por el usuario.
• Permite el uso de asignaciones de responsabilidad por cada objeto conceptual, en el caso particular de los indicadores estratégicos permite hasta 3 niveles de responsabilidades.
• Permite la formulación de indicadores cualitativos.

 

 

Técnicas:

 

• Fácil de instalar y usar.
• Se integra a través de drivers tipo ODBC,  y es capaz de exportar e importar datos desde un gran número de aplicaciones como: Excel, Access, ERP, ABC, ACM, Project planning, BI tool, etc.
• Funciona en unidades con una configuración mínima de trabajo: Procesador 1,2 Ghz, DD 20gbites, RAM 128 Mb, etc. Windows, 2000, milenium, o  XP en cualquiera de sus versiones.

 

Económicas:

 

• Las licencias son perpetuas y no requieren cánones de pagos mensuales o semestrales. El precio incluye soporte técnico, nuevas versiones que se liberen en el aňo, instalación de nuevas versiones y asesoría telefónica o via e-mail.
• Menor costo comparado con softwares de funcionalidad similar.

 

 

INNOVACIONES DEL BSC INTEGRADAS MEDIANTE SIXTINA

 

• Visión Comprensiva

El control se basa en toda la empresa, dividiéndola en 4 perspectivas que abarcan todo.

 

• Vincula el corto y el largo plazo

El control operativo del día a día se coordina con objetivos de largo  plazo, en una dimensión temporal integradora que combina el pasado, presente y futuro.

• Incluye aspectos intangibles

Además de los aspectos tradicionales.

• El uso activo y permanente de la estrategia

Hace que la estrategia definida está presente permanentemente en las acciones.

• Medidas

Operativamente la gestión se concentra en un grupo reducido de medidas, las cuales se califican según un sistema de puntaje para verificar el cumplimiento de objetivos.

• Informática

Hace un uso intenso de la informática, desarrollando aplicaciones para BSC que evolucionen en potencia y simplicidad.

 

 

FACTIBILIDAD FUNCIONAL PARA IMPLEMENTARLA EN EL T2:

 

Según los aspectos observados en este software es factible implementarlo en un 100% los aspectos planteados en referencia a la empresa Hidrojets Servicios, C.A,  en los trabajos 1 y 2.

 

Pasos de la implementación usando SIXTINA BSC software:

Para la realización de la adaptación del contenido de nuestros trabajos en la construcción del tablero de comando mediante el software, se utiliza el demo disponible en el site del fabricante del producto, así tenemos:

 

Página de apertura del sistema:

Esta página contiene 3 opciones para la construcción del tablero de comando, estas son: Visión, Estrategias y Responsables. De igual forma contiene diferentes botones de selección para operar el Tablero de Comando una vez construido.

 

• Esbozo de la visión corporativa:

Selección de la opción: Visión

Posee una función tal que mantiene siempre presente la Visión con la finalidad de alinear las actividades.

La Visión definida inicialmente e introducida en el sistema, tiene la opción de ser comentada por los diferentes usuarios de diferentes niveles, lo cual incentiva  a la comunicación y puede ser modificable en base a la suma de ideas del personal de la empresa, obteniendo en un tiempo determinado una Visión que represente realmente el sentimiento y los valores organizacionales, orientados hacia un fin. Estos comentarios quedan grabados y a disposición de los usuarios, en ellos se puede evaluar la evolución del pensamiento del personal en el proceso de captación y aceptación de la Visión.

 

• Definición de las Estrategias

 

Selección de opción: Estrategias

Es hora de definir las estrategias adecuadas para alcanzar la visión.

Existe un formato que permite introducir las estrategias organizadas de acuerdo al área a tratar. Se puede:

o       Definir estrategia a seguir

o       Fijar metas cuantitativas.

o       Establecer fechas de cumplimiento.

o       Nombrar los responsables de alcanzar los objetivos.

 

• La matriz estratégica

Una vez definida la Visión y las estrategias generales para el cumplimiento de la visión, es hora de formar la matriz estratégica que significa dividir a la organización en:

 

o       Un indicador del cumplimiento en general.

o       Las perspectivas según Kaplan y Norton.

o       Los factores críticos y los indicadores.

o       Los datos de la empresa que alimentan el tablero.

 

Respecto al T2, no se definió el uso de un indicador general que muestre que tan cerca se está del cumplimiento de las estrategias para alcanzar la visión.

Si recordamos la Visión de la empresa:

 

"Ser la primera empresa en el país en la atención de problemas de limpieza y mantenimiento especializado, la cual brinde a nuestros clientes soluciones óptimas en rentabilidad y servicio, con presencia en todo el país."

 

Se puede definir el siguiente indicador general:

 

Tasa de crecimiento que presenta nuestro mercado a nivel nacional

 

En base a dos estrategias generales que son:

o       Ampliación del número de nuevas tiendas en el país.

o       Creación de un sistema de atención al público centrado en una mejor rentabilidad y mejor servicio.

El tablero de comando de SIXTINA presenta diferentes tipos de medidas, cada una con un formato de símbolo único, que facilita la identificación visual de la medida.

El mapa estratégico define las relaciones causa-efecto de los factores críticos. La matriz se construye en forma jerárquica y se baja en “cascada” los conceptos de Visión y las Estrategias dentro de las perspectivas y los factores críticos. Esta definición de la matriz estratégica es importante para que el tablero refleje lo que vale la pena controlar. Una vez construida la matriz se le asignan objetivos cuantitativos (que se puedan medir) a las diferentes perspectivas, factor crítico e indicador, además se identifica en qué parte se aloja el dato referente a cada medidor cuantitativo para exportarlos a las tablas dinámicas de Excel o cargarlos manualmente donde SIXTINA los captura y procesa. En este punto ya estamos en disponibilidad de comenzar a operar el tablero de comando (BSC).

 

• Operación del tablero de control:

Página de apertura del sistema: Opción navegador de indicadores

• Primera opción: Indicador de cumplimiento general. Se puede modificar datos del tablero, como frecuencias de actualización del tablero la cual es completamente flexible, nombres etc.
• Segunda opción: Apertura de las perspectivas, las cuales tendrán asociado un color (semáforo) que sigue la línea de los colores de las luces de tránsito. Se puede abrir cada perspectiva y aparecerán los diferentes factores críticos de éxito, indicadores y cada uno de ellos con su símbolo y un color que identifica su status respecto al avance de la actividad. Se visualizan los puntos y la última fecha de actualización según los datos cargados. La selección de la unidad de medida es completamente flexible, determinando la que se desee y haga más comprensible el tablero.

Además permite revisar datos históricos para establecer comparaciones por períodos. Etc.

• Tercera Opción: Rastreo de causas, SIXTINA permite rastrear rápidamente cuando un indicador está en rojo la causa del problema para buscar su corrección en forma rápida. Es útil recordar que ése indicador en rojo posee un puntaje sumamente bajo el cual en forma jerárquica ascendente está arruinando el puntaje del indicador de cumplimiento general.
• Cuarta opción: Presentación de data de interés,   SIXTINA crea y almacena permanentemente histogramas de cada uno de los indicadores, lo cual permite revisar rápidamente datos pasados referentes a la medida estudiada. Con esta información se pueden establecer proyecciones de valores de alarma para esos indicadores en el futuro. Por lo tanto engloba el pasado, presente y futuro en esta aplicación.
• Quinta opción: Determinación de efectos,  SIXTINA a través de la data almacenada puede simular mediante gráficos la influencia de los efectos futuros por el cambio de algunos valores. La data capturada por el software puede ser cargada también manualmente y en cualquier caso el sistema detecta y almacena el origen de la data.

La determinación de la relación causa-efecto permite establecer rápidamente planes de acción y  a través del navegador de responsabilidades hacer llegar la información a los responsables en forma directa.

• Sexta opción: Integración de tableros, el software permite la integración de los tableros de comando personales, solo importando los indicadores en la jerarquía correspondiente, sin la necesidad de cargar nuevos datos.

 

RECOMENDACIONES PARA SU IMPLEMENTACION

 

Ver el tablero de comando de Hidojets Servicios, C.A referido al trabajo No.2 en el siguiente enlace:

 

Tablero Hidrojets Servicios, C.A

 

Como hemos visto la implementación de este software es bastante sencilla, es muy amigable, y esta lleno de diferentes opciones y sistemas de seguridad para dosificar la información y sobre todo los cambios de dirección. El status de los diferentes indicadores esta basado en cantidades, por lo tanto hay que encontrar la forma de darles un sentido cuantitativo a aquellos indicadores cualitativos para su medición. Esta actividad no es nada fácil, porque si bien ya es complicado formular los indicadores, más complicado aun es llevarlos a fórmulas que reflejen resultados cuantitativos. Realmente el análisis hecho a este software ha sido muy satisfactorio y realmente lo recomendamos basados en nuestra experiencia, es recomendable descargar en forma gratuita el demo antes de hacer la compra.

 

INFOGRAFIA

 

1.-SIXTINA

http://www.sixtina.com.ar/software-abc.asp

Site de SIXTINA GROUP. En el se puede obtener información de las diferentes áreas de atención a que se dedica el grupo.

 

2.-DEMO SIXTINA

http://www.sixtina.com.ar/descargas/Demo-Sixtina-BSC.asp

 

Es el enlace para un demo online, dónde fácilmente puede darse un recorrido por un tablero de comando real,  en este caso de una empresa dedicada a brindar  servicios de atención médica.

 

3.- REPRESENTANTES SIXTINA

 http://www.assetoca.com/

 

Enlace de representante de ventas del software SIXTINA en Venezuela.