UNIVERSIDAD DE YACAMBÚ

 

Cátedra: Gerencia del Conocimiento

 

Intranet Corporativa.

Docente: Javier Carnevalli

Elaborado por: Freddy Morales

Introducción.

 

La Intranet es una red privada de computadoras que usa las mismas tecnologías de la Internet, por ejemplo usa el mismo buscador o "browser" que se usa para visitar cualquier página electrónica en la red mundial WWW (World Wide Web). Pero mientras la Internet es un parque público, la Intranet es un club privado sólo para los miembros de la organización. La Intranet puede también ser definida como una red particular que contiene la información privada de una organización: misión, presupuestos, planes y programas, políticas internas, información sobre los diferentes departamentos, etc. Esta información se encuentra almacenada y organizada en las llamadas páginas electrónicas que permiten la interactividad y el acceso inmediato a otras fuentes de información mediante los enlaces de textos electrónicos o hyperlinks. La Intranet está remplazando a las tecnologías anteriormente conocidas como LAN (Local Area Network) y WAN (Wide Area Network) aunque el concepto y las funciones son muy similares. Ahora bien la revolución que la Intranet está provocando en las organizaciones no sería posible sin su integración con la Internet. Es por ello que en el presente ensayo siempre usaré el termino Intranet-Internet para referirnos a esa estructura de redes electrónicas, tanto internas como externas dentro de una organización.

La introducción de la Intranet-Internet en una organización, sin embargo, supone algo más que la creación de la estructura física. Supone primero que todo tener una clara idea de por qué y cómo se va a usar, qué contenidos se van a incluir, qué tipo de entrenamiento se va a dar a los usuarios de este espacio electrónico, y qué tipo de políticas van a regular el uso del mismo. Sólo entonces las poderosas herramientas de la Intranet-Internet en manos de empleados entrenados harán posible que las ideas y la información se conviertan en conocimiento y que el conocimiento se transforme en productos y servicios de primera calidad.

Para apoyar el desempeño de la gente, se requieren varias cosas: datos, información, conocimiento sobre los insumos, procesos y productos que se manejan en una organización. Integrar todo esto en un sistema es lo que se denomina sistema de soporte al desempeño SSD o PSS (por sus siglas en el idioma inglés, performance support system).

 

El reto además es, integrarlo en un ambiente electrónicamente compartido por los trabajadores: una Intranet corporativa. Esto significa tener en la red de la organización las aplicaciones, sistemas, archivos, glosarios, fórmulas, normas, procedimientos, etc.; es decir todo aquello que requiera el trabajador para agregar valor en sus proceso. El objetivo único es constituir un medio que de manera permanente y sistemática contribuya al desempeño en términos de excelencia y competitividad de los trabajadores. De otra manera, estaríamos perdiendo el tiempo y los otros recursos de los accionistas de la organización.

 

Es irrelevante el tipo de organización (corporación, empresa, institución), en la nueva economía el trabajador debe estar considerado como socio estratégico del negocio; por tanto a él debiéramos entregarle la mejor herramienta para la consecución de sus objetivos.

        El software que permite a la gente comunicarse entre ella vía e-mail y tablones de mensaje públicos, y colaborar en la producción usando software de grupos de trabajo, está entre los programas de Intranets más poderoso. Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales enviar información, y a los empleados rellenar formularios de la empresa y utilizar la información corporativa financiera, son muy populares. Una de las virtudes más inmediatas de una Intranet es su efecto en la drástica reducción del uso de papeles. Manuales de procedimientos, guías telefónicas internas, normas y directivas, material de entrenamiento, listas de beneficios, listados de tareas, etc., pueden convertirse a un formato digital y ser actualizados en forma permanente y, prácticamente, sin costo.

 

Criterios para construir una Intranet corporativa.

 

En una organización, el equipo de desarrollo de Web sites bien pudiera construir una Intranet a partir de varios criterios y formas, cada uno de ellos con suficientes argumentos que justifiquen su elección. En efecto, cualquiera de los siguientes criterios pudiera ser factible para el desarrollo desde el punto de vista de la plataforma tecnológica:

 

-               institucional,

-               trabajador,

-               productos y servicios,

-               documentos,

-               contenido,

-               procesos medulares.

 

Criterios para organizar una Intranet Corporativa.

 

            En términos de un sistema de soporte al desempeño organizacional, existe sólo un criterio que prima sobre los demás: el de los procesos medulares del negocio. Cualquier otro pasa a ser secundario frente a este último.

 

Para que una Intranet sea un sistema de soporte al desempeño para los trabajadores, es imprescindible que esté centrada en los procesos medulares del negocio. Cómo hemos mencionado antes, sólo así contribuirá con valor para la organización. Los demás criterios, deberán estar alrededor o en una condición periférica y no por eso decimos que dejan de ser importantes. De esta manera, una Intranet en términos de criterios deberá estar conformada por:

 

El criterio central: los procesos medulares del negocio.

 

Debiéramos disponer de información sobre los procesos de la cadena de valor, sus dueños, insumos, productos, indicadores, requerimientos de competencias, etc. Lo qué es, y el cómo hacerlo. Cada proceso debiera tener una constitución de componentes de información, algunos estructurados como provenientes de bases de datos, glosarios, normas y procedimientos; etc. y otros no estructurados como foros, opiniones, preguntas y respuestas; etc.

 

El objetivo principal de un proceso es hacer algo pero en términos de productividad y competitividad. Lo productivo nos indicará la forma eficaz y eficiente de cómo estamos haciendo las cosas (valor interno), y lo competitivo nos dirá su relación en el mercado (valor externo).

 

Los procesos, son las cosas que hacemos ya sea de naturaleza cotidiana o sistemática, o de naturaleza emergente o no sistemática. Para ser productivos y competitivos en los procesos, necesitamos además de hacer; medir, comparar, aprender y cambiar. Para cumplir esto, requerimos que alrededor de cada proceso se constituya una comunidad de usuarios, que incluya a los proveedores y clientes de cada proceso y que puedan interactuar entre ellos, intercambiar sus experiencias, apoyarse unos a otros, conocer las mejores prácticas, sacar lecciones de su trabajo; es decir: aprender. Para ilustrar este objetivo, a continuación mostraremos un ejemplo de una arquitectura de componentes para una Intranet basada en ciertos procesos medulares. Algo importante: una Intranet es como una casa, cada quién tiene un diseño de ella, lo que veremos es una arquitectura que corresponde a una organización en particular con requerimientos específicos de información.

 

Los criterios secundarios.

 

Al mismo tiempo, una Intranet debiera satisfacer otros requerimientos que son complementarios y necesarios en el marco de un sistema de soporte al desempeño. Así tenemos que, además una Intranet en una organización debiera verse también como un:

 

-        Folleto desde el punto de vista institucional.

-        Sistema de servicios al personal desde el punto de vista del trabajador.

-        Catálogo desde el punto de vista de mercadeo y venta de los productos.

-        Sistema de flujo de trabajo desde el punto de vista de los documentos.

-        Base de conocimientos desde el punto de vista del contenido.

 

Estos criterios, que aquí denominamos secundarios, son los que en la mayoría de las Intranets encontramos como núcleo de información. Así por ejemplo, vemos algunas Intranets que contienen básicamente información institucional con algo de catálogo o de información de servicios al personal. ¿Y de los procesos medulares del negocio? ¡Nada! Si usted es de los que diseñan así, seguro que los accionistas y patrocinantes estarán pensando que se está despilfarrando el dinero de la empresa.

 

Nuestro consejo para los diseñadores de páginas Web, especialistas en TI, expertos de contenido y usuarios en general; es que orienten el desarrollo de sus Intranets a los procesos medulares y enriquezcan su contenido con los criterios secundarios. A la hora de implantar sus soluciones, empiecen con lo más importante y de valor, y dejen lo secundario para después. Los accionistas y patrocinantes se lo agradecerán. Justificar la inversión de una Intranet con esas características, es más fácil debido a que tendrá en cuenta el retorno financiero basado en la razón de ser de la organización: su negocio.

 

Portales en una Intranet corporativa.

 

Una práctica que recomendamos a los diseñadores de páginas Web, es integrar los criterios central y secundarios en una misma y robusta Intranet. Esto lo pueden lograr si aplican la técnica de desarrollo acelerado de portales, es decir si construyen una plataforma conformada por programas esqueletos y plantillas basadas en estándares de contenido, medios y técnicos para la generación rápida de los portales de la Intranet.

 

El portal horizontal, lo debiera constituir la parte correspondiente a los procesos medulares del negocio, y dejar que cada uno de los criterios secundarios de la Intranet (institucional, servicios al personal, productos y servicios, flujo de documentos y contenido o de bases de conocimiento) constituya un portal vertical en particular. De manera que, aplicando un enfoque sistémico, cada portal horizontal o vertical pueda verse como una Intranet en particular, el conjunto también se verá como una Intranet pero corporativa.

 

Contenido estructurado y no estructurado para una Intranet corporativa.

 

Las organizaciones están en la búsqueda que su gente sea la ventaja competitiva, el factor diferenciador e inigualable en su mercado y entorno. Uno de los medios para lograr esto, es la capacidad de respuesta y de actuación a través de la información que dispongan. La información de los libros, revistas, manuales, cursos; generalmente está organizada, y preparada para una fácil e inmediata comprensión y por lo general proviene de experiencias pasadas y/o de vivencias de otros. Esta información en la mayoría de las veces, ya es conocida por los trabajadores y sus competidores; por tanto no será necesariamente una fuente para tener una ventaja competitiva en el mercado.

 

De otro lado, la información proveniente de la experiencia y del trabajo cotidiano, y que tal vez todavía no sido totalmente registrada y puesta de manera organizada; puede decirse que está más cerca de marcar una ventaja competitiva en la decisión y acción organizacional. Este tipo de conocimiento generalmente se maneja en los foros, casos de estudio, comentarios, opiniones; etc.

 

En el desarrollo de las Intranets, tanto al tratar la parte de los procesos medulares del negocio como de los criterios secundarios, deberíamos tener presente estos dos tipos de información y sus principales formas de expresión.

 

A continuación, les presentamos algunas de las formas más frecuentes de información estructurada y no estructurada formuladas como secciones de contenido específicamente para la parte correspondiente a los procesos medulares del negocio en una Intranet. Estas secciones tal vez sean las más conocidas, pero también estamos seguros que existen otras que no se reseñan aquí. [2]

 

Tomado esta parte como modelo, los lectores podrían construir las secciones de contenido para los criterios secundarios de la Intranet (institucional, servicios al personal, productos y servicios, flujo de documentos, contenido o de bases de conocimiento); en términos de secciones estructuradas y no estructuradas e información.

 

Secciones de contenido e información en una Intranet corporativa

 

 Estructurado

No estructurado

Consulta

1.      Glosario

2.      Directorios

3.      Biblioteca

4.      Archivo

5.      Buscador

                 Consulta

·         Buscador inteligente

Diálogo,

1.       Encuestas cerradas

 

          Diálogo,

Preguntas y respuestas

·         Comentarios / opiniones

·         Ideas / sugerencias

·         Contribuciones / colaboraciones

·         Testimonio de terceros

          Colaboración

          Convenios

 

 

           Colaboración

·        Foros

·         Grupos de discusión

·         Mesas virtuales de trabajo

·         Chats

·         Clubes de usuario

           Aprendizaje,

·         Cursos en línea

·         Políticas / Normas / Reglas de negocio

·         Procesos / Procedimientos técnicos

·         Propiedad intelectual

·         Aseguramiento de la calidad

 

Aprendizaje,

·        Proyectos

·         Simulaciones / Juegos de negocio

·         Casos de estudio

·         Consultoría / Asesoría

·         Mejores prácticas, lecciones aprendidas

·         Eventos tecnológicos y de procesos

Noticias

 

·         Noticias de prensa

Noticias

·        Novedades

·        Alertas tecnológicas

·        Anuncios en la materia

 

Información del negocio

·        Planes y resultados del negocio

·        Sistema balanceado de indicadores

·        Portafolio del negocio

Información del negocio

·         Innovaciones

·         Nuevos desarrollos y Prototipos

 

Plataforma de software para una Intranet corporativa.

 

A efectos de responder a las exigencias del nivel de contenido y de información expresado en la tabla anterior, se requiere dotar de una batería robusta de software que responda a las exigencias de los trabajadores navegantes de la organización. En la medida que se vaya desarrollando la Intranet corporativa y empiecen a "salir al aire" las diferentes secciones, la dotación de software deberá ir creciendo.

 

Alguno de este software como los browser, diccionarios, enciclopedias; serán de propósito general, otros como los LMS (sistema administrador del aprendizaje) serán de propósito específico, y otros como los simuladores, CRM serán de uso directo en las operaciones del negocio.

 

Los paquetes y programas recomendados son, entre otros:

 

Software de propósito general:

 

-         Browser o Visualizador

-         Buscador inteligente

-         Traductor inteligente

-         Diccionarios

-         Enciclopedias

-         DBMS – Bases de datos

-         Administrador de mensajería

-         Administrador de colaboración

-         Workflow

-         Aplicaciones de escritorio

-         Sistemas y Aplicaciones administrativas

 

Software de propósito específico:

 

-         Software de autor

-         Software de medios

-         LMS - Sistema administrador del aprendizaje

 

Software de negocio:

 

-         Agentes

-         Simuladores

-         Sistemas y Aplicaciones de Negocio

-         ERP

-         CRM

 

Áreas de trabajo en un equipo administrativo de una Intranet.

 

         La infraestructura de una Intranet depende de cuatro distintos grupos de personas que la administran: El administrador del servidor Web, Editores, Redactores y Autores.

 

        Administrador del servidor Web.  Este es el responsable de facilitar la cooperación entre varias organizaciones dentro de la empresa y es el designado de la dirección y administración de la infraestructura técnica de la Intranet.

        Editor.  Es el o los personajes que determinan que temas de la información de carácter formal será creada y mantenida por la organización. Además es el designado de requerir un proceso formal de protección de la información (derechos reservados).

        Redactores. Se encuentran en la organización para tener múltiples líneas productivas o áreas de servicios.

        Los Autores. Crean el contenido.

        Firewall. Una firewall (pared de fuego) consiste en uno o más caminos o métodos de protección para una red de cómputo desde otra red no muy confiable, o con poca o nula protección. El mecanismo o técnica utilizada por un esquema de firewall es realizado no por una, sino por varias formas o técnicas, pero su principio es el siguiente: un firewall tiene dos pasos de información, uno que viene del mundo externo hacia un módulo de protección, el cual analiza las acciones a tomar, y determina la información que puede o no puede pasar, y otro camino que viene del modulo a la red, con la información debidamente filtrada. Esto esta muy relacionado con lo que es el tema de seguridad en Internet, de hecho, las paredes de fuego constituyen una de las soluciones mas usadas en la seguridad interna de redes.

Este trabajo tiene como fuente principal el articulo escrito por Ángel Olivera titulado: “Criterios para construir una Intranet Corporativa”

Infografia

http://www2.metodista.br/unesco/PCLA/revista10/artigos%2010-3.htm#EL

 

http://es.wikipedia.org/wiki/Intranet_Corporativa

 

http://www.webhouse.es/modules.php?name=Sections&sop=viewarticle&id=48

 

http://www.aui.es/biblio/libros/mi2000/Rodolfo%20Carpintier2.htm

 

http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/america/herramientas.pdf

 

http://iio.ens.uabc.mx/~jmilanez/escolar/teoria.de.sistemas/stuff/intranet_def.html

 

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