BENCHMARKING
TRABAJO 2
REFLEXIÓN
PROSPECTIVA DEL BENCHMARKING
Análisis
de los Datos.
Definición Personal de cómo el
Proceso de Benchmarking genera valor.-
Existen varias
definiciones sobre lo que es Benchmarking, y aunque poseen diferencias en
algunos aspectos también se nota que presentan una serie de elementos comunes.
Personalmente el Proceso de Benchmarking genera valor debido a que este se
realiza en las empresas con el fin de mejorar procesos o sistemas implantados
con respecto a compañías que son “Las mejores en su clase”, por lo que se toman
como un punto de referencia ante la necesidad de mejorar continuamente. En
esencia se trata de que usted compare peldaños de su escalera de valor con los
del mejor de la industria para conocer en que puntos y como puede mejorar sus
procedimientos y procesos.
El Benchmarking
no sólo es aplicable a las operaciones de producción, sino que puede aplicarse
a todas la fases del negocio, desde compras hasta los servicios post venta, por
lo que es una herramienta que nos ayuda a mejorar todos los aspectos y
operaciones del negocio, hasta el punto de ser los mejores en la industria, observando
aspectos tales como la calidad y la productividad en el negocio.
Establecer
comparaciones (Benchmarking) es un ejercicio bastante provechoso. No es
necesario que se compare con un competidor directo. Por ejemplo, podría
comparar su nivel de facturación y cobranzas con los de American Express, y sus
productos simultáneos de ingeniería con los de Boeing. Suele suceder que las
industrias del mismo mercado tienen escaleras de valor similares.
Uno de los pilares del Benchmarking es localizar quienes son los mejores haciendo algo donde quiera que existan. ¿Por qué un centro hospitalario ha de estudiar a una empresa de alquiler de automóviles o a una cadena de fast-food?. ¿Se han vuelto locos sus directivos?. Estas organizaciones utilizaron el Benchmarking para romper los campos de la racionalidad cotidiana y salir de los paradigmas de su mercado. Los directivos del hospital en cuestión se preguntaron "¿Quienes son los mejores realizando reservas?". La respuesta fue Marriot, y por eso analizaron Marriot. Compararse con sus competidores es importante, pero esa es una actividad que ya hacen sus clientes. Si usted sólo intenta equipararse a ellos, estará desaprovechando oportunidades. ¿Por qué debemos de buscar soluciones fuera de nuestro mercado?:
En primer lugar, para evitar reinventar soluciones ya existentes. No hay nada más absurdo que invertir el tiempo y el dinero para inventar algo que nuestros competidores ya tienen. Recuerde que el objetivo final de la mejora contínua es ser competitivos. Si seguimos haciendo las cosas como los demás, seremos uno más del montón.
Y, en segundo lugar, para acelerar el proceso de mejora. Hay empresas que, después de un exhaustivo proyecto de mejora contínua, consiguen mejoras del 7%. Gracias al Benchmarking podemos encontrar fórmulas que supongan mejoras del 300%.
A través del
Benchmarking y la comparación de los indicadores clave de funcionamiento, los
socios, en este tipo de estudios, serán capaces de:
»
Identificar áreas no competitivas en sus respectivas compañías;
»
Identificar dónde están las principales diferencias o brechas;
» Estimar
el impacto financiero que estas brechas representan; y
»
Priorizar las áreas de mejora o reducción de costes.
Las áreas de
interés típicas de un estudio de Benchmarking son:
» El
funcionamiento de las operaciones
»
Rendimiento del mantenimiento (por ej., preventivo frente a correctivo,
costes, eficacia y mano de obra);
» Gestión
de la seguridad, higiene y medioambiente;
»
Formación; y
»
Flexibilidad ante los cambios en el mercado.
Enfoque y Proceso del Benchmarking
1. Conseguir el compromiso de la dirección
Benchmarking
requiere mucho tiempo de gente clave, y recursos para traslados a las
instalaciones de los socios del benchmarking.
Necesita
autorización de la dirección.El intercambio de información sobre
procesos también requiere autorización.
El objeto
del benchmarking es descubrir procesos que sustituyan los tuyos o al menos
hacer cambios sensibles en ellos, para esto se requiere autorización.
Sin el
mandato de la dirección no hay benchmarking.
Sin
compromiso de la dirección, no proceda en esta secuencia.
2. Delinear tus propios procesos
Si hay
calidad total en la organización, es posible que se haya hecho algo de
delineación en tus procesos; antes de poder usar mejora continua, y antes
de usar control estadístico del proceso, los procesos en cuestión deben ser comprendidos.
Los
procesos deben caracterizarse: capacidad, diagramas de flujo, etc. Es
importante comprenderlos antes de compararlos con otros. Importante también es
la documentación de los procesos.
3. Identificar tus procesos fuertes y débiles y documentarlos
Los
procesos débiles son candidatos a cambio radical vía benchmarking
Los
fuertes no lo serán inicialmente; es mejor tratarlos con técnicas de Mejora
Continua
Puede
ser difícil clasificar los procesos en débiles o fuertes, sobre todo cuando no
sabemos fijar las expectativas de ellos
Concentrarse
en los débiles sin quitar la vista de los fuertes
Por
encima de todo, documente todos los procesos, sólo así habrá beneficios
para tus socios
4. Seleccionar los procesos que serán sometidos a benchmarking
Nunca hagas benchmark a un proceso que
no deseas cambiar
Los procesos en la lista de benchmark
son aquellos que sabemos son inferiores
5. Formar equipos de benchmarking
Los
equipos que harán el benchmarking deben contar con gente que opere el proceso
(input y output): esta gente es la mejor para reconocer las diferencias entre
tu proceso y el de tu socio. El equipo debe incluir a alguien con
capacidad de investigación para comunicarse con la contraparte.
Todo
equipo debe tener un representante de la dirección, no sólo por mantenerla
informada, también para brindar el apoyo necesario de la misma, para implantar
un cambio
6. Investigar al mejor en su clase
Que puedas encontrar y que esté
dispuesto
Puesto que se hace sobre procesos, el
benchmarking puede ocurrir en una industria diferente.
7. Seleccionar al candidato entre lo mejor en su clase
El equipo decide con el que preferiría trabajar, considerando ubicación y si se trata de un competidor, debe recordar que compartirá información.
Los
mejores compañeros de benchmarking aportan algún beneficio para ambas partes.
La
mayoría de las organizaciones mejores en su clase, están dispuestas a compartir
sus conocimientos y experiencias.
8. Formar acuerdos con los socios de benchmarking
El equipo contacta al socio potencial para formar un acuerdo que abarque actividades de benchmarking.
Frecuentemente
la parte más difícil es identificar a la persona en el puesto y autoridad
necesaria en la potencial compañía.
Determinar
la disposición de la compañía para participar, de lo contrario buscar otro
candidato.
El
acuerdo contendrá organización de visitas a ambas compañías, límites de
divulgación, y puntos de contacto.
Mantenga
esta sociedad lo más reservada posible.
9. Colectar datos
Observe, colecte y documente todo sobre
el proceso del socio, trate de determinar los factores y procesos subyacentes.
¿Qué es lo que los hace exitosos en esta área?.
¿Uso
de Mantenimiento Productivo Total TPM, Mejora Continua, Facultamiento de
personal, uso de estadística?
Comprensión
de lo que es su proceso (diagrama de flujo), sus necesidades de apoyo, tiempos,
control, relación con procesos precedentes o subsecuentes.
En la
planta del socio sea receptivo a nuevas ideas que no estén directamente
asociadas al proceso.
La
observación de la cultura de otra organización es útil.
10. Analizar datos y establecer la brecha
Con los datos en la mano. compararlos contra los datos tomados de tu proceso.
En la
mayoría de los casos, el equipo establecerá la brecha (diferencia de desempeño
entre los dos procesos) numéricamente. Ejemplo: 200 piezas/hora vs 110
piezas/hora; 2 % de desecho vs 20% .
Cuando
el equipo concluye que el proceso del socio es mejor, surgen preguntas como:
"¿Puede su proceso remplazar al nuestro? ¿Cuánto costará? ¿Lo podemos
pagar? ¿Cual será el impacto en los procesos adyacentes?.
La
respuesta a estas preguntas es la forma que tiene el equipo para concluir que
la implantación es posible.
11. Planear la acción para cerrar la brecha/sobrepasarla
Suponga
que el equipo decide que el cambio es deseable, viable y respaldable, y que
quiere adoptarlo. La implantación requerirá cierta planeación para minimizar la
confusión mientras se hace el cambio y los operadores se acostumbran al nuevo
proceso.
Es importante aproximarse a la implantación con la intención
de hacerlo, sin prisas. Tenga en cuenta las contingencias y la forma de
evitarlas, o al menos esté preparado para enfrentarlas.
La
implantación física puede acompañarse del entrenamiento de los operarios,
proveedores o clientes.
La
organización debe implantar el cambio solo después de una preparación y
entrenamiento a fondo.
No
limitarse a trasplantar el proceso del socio; recordar que el objetivo es usar
el proceso que sea mejor en su clase, la organización debe sobrepasar el
desempeño del proceso de su socio.
Esto
puede no ser posible al inicio, sin embargo, la planeación inicial del equipo debe
aportar el trabajo de desarrollo necesario para lograrlo en un determinado
periodo de tiempo. (ver la figura 2).
Fig. 2 Efecto del Cambio por el Proceso de Benchmarking seguido por Mejora Continua
12. Implementar el cambio
La etapa más fácil de todos puede ser la implantación, suponiendo que la planeación del equipo ha sido profunda y que la ejecución se apegue al plan.
Es
posible que haya equipo y personal nuevo o más o menos personal, pero habrá
nuevos procedimientos que tomarán tiempo para volverse rutinarios.
No se
sorprenda de que el desempeño inicial no se compare con el benchmark, después
de un periodo de adaptación a los cambios y problemas iniciales, el desempeño
de acercara al del modelo.
De no
ser así, no se consideró un factor importante, y será necesario otra visita al
socio de benchmarking para determinar cual es.
13. Monitorear
Después de que el proceso está instalado y operando, el desempeño debe aproximarse rápidamente al del benchmark. La mejora continua permitirá que la organización sobrepase al benchmark, sin embargo esto será posible con atención constante: monitoreando.
Todos
los procesos requieren atención constante a través del monitoreo.
El
control estadístico del proceso, y otros tipos de gráficas pueden ser muy
útiles.
14. Actualizar los benchmarks, continuar el ciclo
El
objetivo final del benchmark es convertirte en el mejor -en-su-clase.
Esto
hace que aquellos con procesos mejores-en-su-clase continuarán esforzándose por
un mejor desempeño.
Es
posible que las nuevas ideas generen una mejora única, poniendo a tu
organización al frente de tu socio de benchmarking. Si eso sucede, tu empresa
será buscada como la mejor-en-su-género.
Aunque
ésto no sucediera, y el benchmark no fuera sobrepasado, lo importante es
mantener la meta de ser el mejor.
Los
benchmarks deben actualizarse periódicamente. Manténgase en contacto con el
mejor.
Continúe
el proceso.
Deje
que la mejora continua se ocupe de los mejores procesos, concentre el
benchmarking para los procesos que aún están débiles.
Análisis de la posición de diversos autores y sitios en Internet
David T. Kearns, presidente ejecutivo de Xerox Corporation, define el Benchmarking como “el proceso continuo de medir productos servicios y practicas contra la más dinámica competencia o aquellas empresas reconocidas como lideres industriales”. El benchmarking es un descubrimiento sin fin; una experiencia de aprendizaje que identifica y evalúa los mejores procesos y desempeño con el propósito de integrarlos al proceso actual de una organización para incrementar su efectividad, eficiencia y adaptabilidad.
Según el Doctor
H.J. Harrington en su libro “Mejoramiento de los Procesos de la Empresa” cita: “Es posible que todavía haya “oro por
extraer de las montañas”. Para encontrarlo, lo que necesita es mirar hacia
fuera de su locación, a otros procesos similares dentro de su organización y
más allá de ésta. Su propósito es comprender lo que ellos hacen y utilizar esta
experiencia y este conocimiento combinados para desarrollar aún más su proceso.
Esta labor consistente en definir sistemáticamente los mejores sistemas,
procesos, procedimientos y prácticas, se denomina Benchmarking”.
Según los autores
Ph. D. Henry Gómez y Ph. D. Patricia Márquez en su articulo “Gerencia de
avanzada hecha en Venezuela” publicado en la revista IESA: Emulación
estratégica, mejor conocida como Benchmarking, es una herramienta para
desarrollar ventajas competitivas en una organización, a partir de la
adaptación creativa o innovadora de las mejores prácticas existentes.
En el site: http://www.spice.gob.mx/siem2000/indica/conceptos/ben_mod.asp , definen al benchmarking como una valiosa herramienta de administración debido a que proporciona un enfoque disciplinario y lógico para comprender y evaluar de manera objetiva las fortalezas y debilidades de una compañía, en comparación con lo mejor de lo mejor. Los administradores expertos de las asociaciones de benchmarking saben que es precisamente esta conciencia dentro de la organización lo que constituye el ímpetu para el desarrollo, aplicación y actualización de los planes de acción específicos que mejorarán su desempeño.
En el site: http://membres.lycos.fr/ingeindus/benchmarking.html
, El benchmarking involucra a dos organizaciones que
previamente han acordado compartir información acerca de sus procesos u
operaciones. Ambas anticipan algún beneficio de compartir información.
Cualquier organización está en libertad de retener información que considere
privada. Las dos compañías no tienen que ser competidoras necesariamente.
Según: http://www.oocities.org/christian_schnettler/articulos/Benchmarking.htm Benchmarking –Es
buscar al mejor en cualquier parte del mundo, y compararse con él para mejorar-
ó en una traducción casi literal llevar a cabo "estudios de
referencia" es una técnica de recolección de información acerca de
prácticas competitivas. El objetivo primario de su aplicación es proveer a la
administración de prácticas que deliberadamente den al cliente mayores valores.
Según
los autores David L. Goetsch/Stanley Davis
en su Libro Introduction to Total Quality: BENCHMARKING
es el proceso de comparar y medir las operaciones de una organización o sus
procesos internos contra los de un representante de el mejor en su clase,
tomado del interior o exterior de la industria.
Robert J. Boxwell, en su libro "Benchmarking, competir
con ventaja" , en el cual analiza el Benchmarking como una herramienta de
apoyo para la planificación estratégica y la reingeniería de una empresa.
Boxwell define al Benchmarking como una herramienta para "proponerse metas
utilizando normas externas y objetivas, y aprendiendo de los otros: aprendiendo
"cuánto" y, tal vez lo que es más importante, aprendiendo
"cómo".
En el site: http://www.ganaropciones.com.ar/benchmarking.htm
, Podemos definir el Benchmarking como "el proceso de identificar,
comprender y adaptar los procesos y prácticas de otras organizaciones para
ayudar a la mejora de nuestra empresa". Analizando los procesos de otras
industrias, aprendiendo de ellas y adaptando los conocimientos y las técnicas
aprendidas a nuestra organización. El Benchmarking no es espionaje. No se trata
de copiar, sino de aprender. En definitiva, el Benchmarking viene a ser la
práctica de ser lo suficientemente humildes como para admitir que otra persona
es mejor que nosotros el algo y aprender de sus éxitos.
En el site: http://www.monografias.com/trabajos3/bench/bench.shtml
, Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la
industria que conducen a un desempeño excelente. (Robert C. Camp). Esta definición es comprensible para las unidades de
negocios y funciones orientadas hacia las operaciones. La atención se centra en
las prácticas. Insiste en las prácticas y la comprensión de las mismas antes de
derivar una métrica de benchmarking. Las mediciones de benchmarking se
contemplan como el resultado de comprender las mejores prácticas, no como algo
que pueda cuantificar primero y comprender después. Se concentra en lograr el
desempeño excelente, el dantotsu, la mejor de las prácticas, la mejor de su
clase, la mejor de su especie. Es una definición proactiva ya que es un
esfuerzo positivo y calculado para obtener la cooperación de los socios en el
benchmarking.
Posición Personal
El Benchmarking
es un proceso o herramienta mediante la cual se pretende realizar mejoras en un
proceso determinado de la empresa basándose en la forma como lo hacen los
mejores. De esta manera se mantiene un proceso de mejoramiento continuo debido
a que siempre existirá una mejor manera de hacer las cosas y la función de
cualquier gerente es buscar el “Como:”.
Análisis de la posición de cinco (5) autores y cinco (5) sitios en
internet indicando dirección del sitio
web (URL) incluyendo un breve comentario del articulo relacionado con el
proceso de Análisis de Datos.
Sites de Internet
1. http://revista.robotiker.com/articulos/articulo37/pagina2.jsp
Todos los
datos recogidos durante el estudio se analizan. El análisis es subjetivo y
depende de la interpretación del equipo de Benchmarking. El material presentado
en esta fase debe hacer referencia a los datos usados en el análisis. También
es necesario para adaptar los resultados a los propios procesos. El equipo
debería expresar y justificar su opinión, apoyar o no las prácticas utilizadas.
En el análisis
los datos se presentan en textos, en forma de tablas, o en gráficos. La forma
más fácil y presentable es usar diagramas, matrices u otras técnicas
ilustrativas. También se usa la animación para presentar datos dinámicos como se
producen por ejemplo en la simulación por ordenador. Cada diagrama, tabla,
etc., debería estar acompañado de una explicación de cómo se aplica al proceso
considerado.
2. http://www.contactopyme.gob.mx/benchmarking/conceptos/ben_pro.asp
La etapa de análisis en el proceso de benchmarking consiste en cinco
fases: análisis de los datos, presentación de los datos, análisis de las causas
fundamentales, proyección de los resultados e identificación de los
"facilitadores". La meta de esta etapa es identificar los
facilitadores del proceso que resulten adaptables y que son candidatos para la
implantación.
3. http://www.fedegan.org.co/bechmarking.htm
Cada pregunta del
Cuestionario de Sondeo se calificó de acuerdo con el criterio que aparece en la
parte inferior de la Tabla No. 1. Con base en estos valores, se otorgó una
calificación general para cada explotación. Esta información, acompañada del
análisis de los parámetros técnicos que se presentan en la misma tabla, sirvió
de base para clasificar todos los predios. Como resultado de esta primera etapa
se escogieron las cuatro fincas que presentaban los mejores comportamientos.
4. http://www.masterdisseny.com/master-net/estudios/0004/002.php3
El equipo de investigación
será el responsable de planificar y ejecutar la evaluación comparativa del desempeño
de la organización. La recolección de información no se reduce a visitar a
otras organizaciones. Parte importante del trabajo de investigación consiste en
la revisión de documentos, archivos y publicaciones, además de visitas,
encuestas, entrevistas y reuniones. El análisis de los datos dependerá en cada
caso, de su naturaleza y de las necesidades de la organización. Todo el
análisis previo permite establecer comparaciones organizacionales y determinar
las estrategias a seguir hacia el mejoramiento del área en cuestión.
5. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/outyben.htm
El corazón del
Benchmarking es el proceso de recolección y análisis de la información referida
a las prácticas cuya adopción puede mejorar el desempeño de la organización, en
las áreas seleccionadas. El equipo de investigación será el responsable de
planificar y ejecutar la evaluación comparativa del desempeño de la organización.
La recolección de información no se reduce a visitar a otras organizaciones.
Parte importante del trabajo de investigación consiste en la revisión de
documentos, archivos y publicaciones, además de visitas, encuestas, entrevistas
y reuniones. El análisis de los datos dependerá en cada caso, de su naturaleza
y de las necesidades de la organización.
Autores:
1. Según la
Licenciada Alicia A. Benesch profesora del Colegio Florence Nightingale, Se
trata de un proceso que estimula cambios y mejoras en las organizaciones en
base a información recopilada, midiendo así el desempeño, tanto propio como el
de otros. Este proceso debe ser sistemático, formal y organizado para promover
un conjunto de acciones en un orden particular, siendo una secuencia coherente
y esperada que cualquier miembro de la organización pueda repetir. Es continuo
porque tiene lugar en un período de tiempo más o menos extenso, para poder
demostrar la dinamicidad de las estrategias comerciales o de sus resultantes.
Permite diagnosticar, medir, comparar y evaluar entre otras cosas los
servicios, procesos de trabajo, funciones, etc., facilitando el aprendizaje
sobre uno mismo y los demás, enfocando el estudio de éstos últimos en cómo se
prestan o realizan los servicios y no tanto en qué servicio se realiza o se
presta.
2. Según Smith, Ritter y Tuggle, El "benchmarking" se diferencia
principalmente del simple análisis de la competencia en que en éste se obtiene
información fundamentalmente sobre los resultados conseguidos por la competencia, mientras que el "benchmarking" se interesa ante
todo sobre la forma en que consigue la
competencia esos resultados.
3. Según Gable, Fairhurst y Dickinson, en el B-M se comparan niveles de eficiencia y prácticas internas con estándares externos para emular y corregir los posibles desfases existentes y, mediante planes de actuación y de mejora continua, se identifican oportunidades de innovación, se busca realizar cambios efectivos en los procesos de negocio, lograr posiciones de liderazgo, alcanzar niveles de excelencia y conseguir los resultados de rentabilidad deseados.
4.
Según Arbide es una actividad continuada, extensiva a todas las funciones de
la compañía, que mide nuestros
productos, servicios y actividades en
general con los de nuestros mejores
competidores y/o con aquellas empresas que son reconocidas líderes en el mercado.
5. Entre
otras definiciones tenemos la extraída del libro BENCHMARKING de Bengt Kallöf y
Svante Östblom la cual es : Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para
comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y
prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la
excelencia.
Establecimiento de la Brecha
Explicar de qué manera se propone el monitoreo del desempeño del proceso y análisis de las brechas.
Las brechas se establecerán a partir de
la recolección de datos en la cual se pretende observar los puntos débiles de
la compañía con la empresa a la que se le realizará el Benchmarking a fin de
establecer el nivel de situación en el que se encuentran las empresas.
Comparación contra los datos tomados del
proceso interno.
La competencia posee mayor número de enfriadores que
le permiten poseer mas cantidad de productos congelados para distribuir esto en
una relación 1:5 con respecto a nuestra compañía por lo que mientras nuestra
compañía posee una capacidad de 2.000 unidades congeladas diarias la
competencia posee 10.000 Unidades lo cual implica una brecha negativa.
Organización y representación gráfica de
los datos para la identificación de brechas de desempeño.
Gráficamente se puede observar la comparación de las
2 empresas, a saber:
En cuanto a publicidad
|
Industrias DAJOELI |
Helados EFE |
|
0,00 Bs. Invertidos en Publicidad |
En el caso de los
helados de agua, están los de fresa y limón Efe invierte alrededor de 2.000
millones de bolívares en esfuerzos de comunicación para sus diferentes
marcas. |
En cuanto a
Unidades Congeladas / día
|
Industrias DAJOELI |
Helados EFE |
|
capacidad de
2.000 unidades congeladas |
capacidad de
10.000 unidades congeladas |
Normalización
del Desempeño con una Base de Medición
La empresa “Helados EFE” pertenece
al grupo Polar, uno de los grupos de mayor presencia en el país por lo que su
maquinaría es inmensa. No es meta inmediata de la empresa con este estudio
lograr igualar los índices que obtiene la empresa “Benchmark”, simplemente se
quiere tener la mejor forma de hacer las cosas para aplicarlas en nuestra
empresa en una escala aceptable y económicamente factible; No olvidando que el
Benchmarking es un proceso sin fin de innovación y mejoras continuas a los
procesos.
Comparación del
Desempeño Presente Frente a la Tendencia Futura.
En cuanto al desempeño
presente se observa que las ventas con los vendedores de la calle pueden
resultar sumamente beneficiosas a la compañía debido que mientras mayor sea la
presencia en la calle aunado con una campaña publicitaria se podrá aumentar las
ventas de nuestros productos y lograr un mayor reconocimiento de nuestra marca.
En primer lugar se espera un aumento del 30 % de las ventas.
Identificar las
Brechas de Desempeño y Determinar sus Causas Fundamentales. Proyectar el
Desempeño a un Plazo Específico.
Al realizar un estudio en
los procesos realizados en la empresa y compararlos con los de la competencia,
nos dimos cuenta de que existen dos fallas importantes a la hora de
satisfacción de un estrato de distribución que no se encuentra debidamente
explotado el cual es el proceso de congelación para distribución entre los
“caveros” los cuales representan buena parte de la forma de distribución de
nuestro producto. Se observó que un grupo de 10 “caveros” puede lograr distribuir
más de 2.000 unidades diarias lo que lo hace un mercado por demás apetecible y
dominado por la competencia.
Como se presentó en el trabajo anterior la empresa cuenta con dos formas
de distribución principales: Vendedores de la Calle (Caveros) y Los vendedores
de rutas de venta establecidas (Ruteros).
Los “Ruteros” se llevan la mayoría de la mercancía diariamente y un
grupo reducido de Caveros distribuye los congelados.
Al estudiar a la competencia
poseen mayor énfasis en los “Carritos” que en los “Ruteros” por lo que se plantea reenfocar la forma de
distribución de nuestro producto. Las empresas de la competencia poseen mas
unidades de congelamiento que les permiten una mayor rapidez de unidades listas
para su distribución a través de los conocidos "carritos de helados".
Propuesta de Acción para
Cerrar la Brecha / Sobrepasarla:
Determinar
cuáles son las Metas Para Cerrar la Brecha de Desempeño Y Superarla.
Se puede disminuir la
brecha con respecto a la compañía Benchmark comprando mas congeladores y
elaborando mas uniformes para atraer mas vendedores de la calle; pero esto
significaría incurrir en costes muy elevados para lograr una brecha de paridad
con la competencia por lo que de plantea la compra de otro congelador para
disminuir la brecha a 2:5 y elaborar los uniformes respectivos con el fin de ir
disminuyendo paulatinamente la brecha hasta lograr paridad y luego pasar a
tener una brecha positiva y dominar el mercado.
Definir las "Mejores
Prácticas".
Las mejores prácticas como
su nombre lo indica están bien definidas en la empresa elegida para realizar
este estudio. Esto es debido a su presencia en el mercado a través de sus
vendedores de la calle y su publicidad. Además de sus procesos subyacentes que
hacen de la marca una entidad bien conocida entre los clientes-consumidores.
Todo esto aunado a la presencia de un producto de calidad a precios accesibles.
Propuesta de
Mejoramiento Competitivo del Proceso que Lidera ó se es Co-Dueño (a).
En cuanto a la publicidad
se pretende realizar una campaña radial a través de una emisora regional de
alta audiencia; además de esto se pretende entregar volantes dentro de los
principales periodicos regionales con el fin de atraer a diversos estratos al
consumo de nuestro producto. Con respecto al congelamiento se está
presupuestando la compra de otro congelador que duplicaría la cantidad de
unidades congeladas para la venta y distribución entre nuestros vendedores de
la calle.
Forma de
Aproximarse a la Implantación. Acciones Especificas.
1. Petición de Presupuestos
Publicitarios.
2. Petición de Presupuestos
sobre Congeladores.
3. Elaboración de más
uniformes para los vendedores de la calle
4. Compra de cavas de anime
para los vendedores de la calle
5. Escoger en junta de dueños
el o los presupuestos que presenten los precios que mejor se adapten al
presupuesto sin olvidar detalles como
servicio técnico, asesorías, etc. En fin cuestiones que le den valor
agregado al producto que se va a adquirir.
6. Comenzar a medir la
efectividad de los procesos para continuar evolucionando y mejorando hasta
lograr convertirnos en “el mejor de nuestra clase”.
Forma en la que
se Supervisa el Progreso. Contingencias Y la Forma de Evitarlas. De qué Manera
se está Preparado Para Enfrentarlas.
Antes que nada se deben
identificar los responsables para la puesta en práctica de cada recomendación,
con tareas especificas definidas claramente. El progreso se supervisará por medio
de los índices de ventas comparándolos de una manera realista con los
esperados; Estos deberían aumentar por
la introducción de mas vendedores de la calle que distribuirán los productos
congelados. Una de las contingencias que pueden venir aunadas a la compra del
nuevo congelador, ya que su capacidad de congelación pudiera no ser tan rápida
como se espera por lo que la introducción de nuevos vendedores se realizará de
manera paulatina con el fin de ir verificando el comportamiento del mismo y
mantener en alto la satisfacción de nuestros vendedores en la calle, debido a
que si no existe un numero considerable de unidades congeladas no se podrá
satisfacer la demanda de estos.
Implantación
Física, Entrenamiento de los Trabajadores, Proveedores o Clientes(Según el
Caso).
Los procesos del sistema de
elaboración de nuestros productos son simples pero se lleva un control de
tiempos en cada una de las fases por lo que se deberá adaptar el esquema a el
tiempo de llenado del nuevo congelador. En este caso se verá si es necesaria la
entrada de un nuevo empleado que se encargue del llenado de los congeladores,
ya que es importante no ignorar los efectos que los cambios producto del
estudio pudieran tener sobre los empleados actuales.
Implantación del
Cambio. Cómo se Formula el Plan de Acción Formal Para Poner en Práctica los
Mejoramientos.
El éxito del estudio depende en gran medida en la
implantación; esto es debido a que se espera un aumento en las ventas mayor al
30 %, ya que el porcentaje que representan los vendedores de la calle para la
empresa es del 25% por lo que este incremento en las ventas sopesará la
inversión en el nuevo equipo y en las campañas publicitarias. Además de esto se
está estudiando la posibilidad de realizar un cursillo de ventas de productos
de consumo masivo con el grupo GIDE, a fin de otorgarles a nuestros vendedores
herramientas de ventas que faciliten su trabajo y aumenten nuestros ingresos.
Monitoreo
(Follow Up): Identificación de Oportunidades Para Un Futuro Estudio de
Benchmarking.
Todo proceso puede ser
mejorado. Siempre existe una mejor forma de hacer las cosas. Las posibilidades
de continuar estudios de Benchmarking en nuestra empresa son inmensas debido
a que es una empresa relativamente nueva
en el mercado con sistemas simples pero que funcionan y además existe el
respaldo total de los dueños de la empresa para seguir innovando y mejorando en
los procesos que lo requieran. El próximo proceso a estudiar pudiera ser el de
distribución de unidades sin congelar.
Actualización de
los Benchmarks (Continuación del Ciclo): Presentar una Propuesta de Cómo
Recalibrar la Medida de Benchmarking (Gauging).
Finalmente, la última etapa
del proceso de Benchmarking consiste en recalibrar los benchmarks. Esto
resulta necesario por cuanto las prácticas de la industria cambian
constantemente, por lo que si se desea conducir a la empresa hacia la
excelencia, la meta establecida ha de ser siempre el nivel de desempeño más
elevado de la industria en la que se opera. En la medida en que la empresa y
las personas que la componen se comprometan a desarrollar continuamente un
proceso como el anterior, la técnica del Benchmarking podrá ser considerado
como una estrategia para obtener y mejorar la ventaja competitiva.
Recalibrar la Medida de
Benchmarking tiene como objetivo el mantener los benchmarks
actualizados en un mercado con condiciones cambiantes de manera que se asegure
el desempeño excelente. Es importante el realizar una evaluación en áreas como
la comprensión del proceso de Benchmarking, la comprensión de las mejores
prácticas, la importancia y valor, lo adecuado para fijar metas y la
comunicación de Benchmarking dentro de la empresa para ver que aspecto necesita
una recalibración de benchmarks por medio de una planeación bien realizada y la
repetición del proceso hasta llegar a la institucionalización del Benchmarking.
Para la ejecución y el seguimiento, se debe procurar:
·
Considerar la
posibilidad de iniciar el proceso con un programa piloto.
·
Instalar la
infraestructura para el seguimiento, antes de iniciar el cambio.
·
Prever resistencias
(sin personalizar)
Se debe evitar:
·
Olvidar que, sin la
ejecución todos los esfuerzos habrán sido inútiles.
·
Ejecutar sin
seguimiento.
·
Ignorar el hecho de que
muchos otros factores pueden afectar los resultados.
EL PROCESO DEL
BENCHMARKING ES UN PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO POR LO QUE AL MEJORAR UN
PROCESO SE DEBE PASAR A OTRO Y LUEGO A OTRO CONVIRTIENDOSE EN UN PROCESO SIN
FIN.
BIBLIOGRAFÍA
Dr. H. J. Harrington. Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Serie
McGraw Hill de Calidad Total. Tomo 4. 1.996.
DEBATES IESA. Gerencia de Avanzada Hecha en Venezuela.1998.
Richard Stutely. Plan de Negocios: La Estrategia Inteligente. Prentice Hall. Mexico.2000.
Robert Boxwell. Benchmarking: Para Competir
con Ventaja. McGraw Hill. Colombia. 1ra Edición.
INFOGRAFIA
http://www.monografias.com/trabajos3/bench/bench.shtml
Este
es un Site bastante completo acerca del tema de Benchmarking en el cual se
tocan topicos que van desde su reseña historica hasta pasar por los puntos
criticos de éxito.
http://revista.robotiker.com/articulos/articulo8/pagina1.jsp
Este site presenta en forma resumida temas como indicadores para el
éxito, niveles y proceso del benchmarking.
http://www.ganaropciones.com.ar/benchmarking.htm
El site ganaropciones.com representa uno de los sites mas
completos en lo que a información gerencial se refiere.
http://www.juran.es/benchmarking.html
En esta pagina el usuario podrá encontrar información acerca de clubs y consorcios
de benchmarking y además presenta las areas de interes típicas de un estudio de
Benchmarking.
http://monedahn.terra.com/moneda/noticias/mnd3540.htm
En este portal el usuario podrá conseguir
información acerca de los tipos de Benchmarking y su proceso.
http://membres.lycos.fr/ingeindus/benchmarking.html
Este portal representa una traducción libre del
capítulo 13, "Benchmarking" del libro Introduction to Total Quality. David L. Goetsch/Stanley Davis.
http://www.oocities.org/christian_schnettler/articulos/Benchmarking.htm
Este portal presenta el tema de Un acercamiento al concepto y sus aplicaciones, presenta
cuadros comparativos, y las etapas de los estudios de referencia.
http://www.spice.gob.mx/siem2000/indica/conceptos/ben_mod.asp
Esta pagina Mexicana presenta
la evaluación de indicadores de competitividad presentando los tipos
convencionales de benchmarking además de
otras
maneras de categorizar el benchmarking.