Seleccionar un proceso clave para la estrategia de la compañía, con oportunidades de éxito, alcance definido y modesto, que requiera menos de seis meses para su evaluación y que la organización este dispuesta a cambiar.

Producto Vs. Proceso.

Características del Producto: El producto es de consumo masivo con características organolépticas bien definidas y agradables al paladar. Se empaca en bolsas (también llamadas mangas) de plástico polipropileno de baja densidad con un espesor de 5 cm y un largo de 30 cm, con un peso aproximado de 75 gramos. Su bolsa esta timbrada con el logotipo de la compañía para crear una identificación automática por parte del cliente, además de permitir diferenciarnos de nuestros competidores.

Tecnología del Proceso: El Proceso se desarrolla en cuatro etapas principales como son: Compra de Materia Prima, Elaboración, Control de Calidad, Distribución. La compra de materia prima se realiza con una semana de anticipación, ya que, esta es comprada en Colombia por ser esta mejor que la nacional(lastimosamente); por lo que se debe estar pendiente de la fecha de envío, cantidades, valor de la moneda, etc., para mantener la rotación de inventarios de materia prima en continuo movimiento. En cuanto a la elaboración es un proceso sencillo donde una máquina selladora unida a unos dispensadores de mezcla realiza el sellado de las mangas de plástico con el logotipo de la empresa. El control de calidad que se lleva es del tipo “Pasa-No Pasa”, debido a que se verifican errores en el sellado, en el llenado, etc., que pudieran ocurrir. Por último tenemos el proceso de distribución el cual se basa en dos fuentes potenciales de venta y colocación del producto: Vendedores ambulantes y Ruteros; estos son la imagen de la compañía ante los clientes.

Importancia para las metas de la organización.

Se puede decir que es una empresa con alta motivación a la satisfacción del cliente, ya que se trabaja con la elaboración de productos de consumo masivo donde el gusto del cliente posee la última palabra. Su proceso productivo comienza por la compra de materia prima, pasando por la elaboración del producto y terminando con la distribución del mismo. La mayoría de materias primas utilizadas en el proceso son importadas por lo que se debe mantener un control permanente en cuanto a fechas de pedidos a fin de lograr un Justo a Tiempo en dicho proceso. La elaboración se realiza con maquinas selladoras de alta precisión (esto por trabajar con líquidos) las cuales pueden sacar un promedio de 10.000 unidades/día con personal calificado. La distribución se realiza a través de vendedores en la calle, los cuales se encuentran uniformados y atienden cada uno a un jefe de zona que es el responsable ante la empresa del aspecto personal de sus vendedores y la cobranza y distribución entre ellos de los productos. Además se posee personal en promoción y ventas a nivel de abastos, confiterías, supermercados y afines manteniendo el flujo constante de salida de los productos.

Validación de los requerimientos del consumidor.

Este producto esta destinado principalmente a tres estratos: Las personas que se desplazan por la ciudad, las tiendas comerciales y las casas vendedoras. Con estos se espera la colocación total de la producción con la ayuda de nuestro sistema de ventas.

Áreas causantes de los mayores problemas.

En la empresa se nota que existen problemas con el area de satisfacción de vendedores de la calle, debido a que se ha hecho mayor énfasis en los ruteros los cuales se encargan de distribuir el producto sin congelar. Pero se observa una mayor presencia de las diferentes empresas que representan competidores directos e indirectos de la nuestra a través de los vendedores de la calle. Además de esto nuestra empresa posee nula publicidad en medios lo que hace mas difícil su reconocimiento por parte de los clientes potenciales.

Presiones Competitivas.

Existen en Barquisimeto cuatro competidores fuertes que poseen tiempo en el mercado pero que han logrado posicionarse en el mercado y no se han preocupado por mejorar la imagen de los vendedores y la calidad de sus productos. Además de esto existen personas que elaboran y a la vez venden su propio producto que, aunque su producción es a baja escala y no poseen distribución, se debe tratar de añadirlos a la compañía como aliados estratégicos, que se sientan apoyados en la base de una empresa sólida y no trabajar tan a la deriva. Productos Efe, de Empresas Polar hoy el mercado de helados supera 23 millones de litros anuales. Efe lidera con 65 por ciento.

Cómo están definidas las formas de medición.

Se debe Procurar:

· Identificar medidas útiles de desempeño.

· Utilizar diagramas de flujo y de causa-efecto que permitan descubrir oportunidades de mejoramiento viables.

· Si el proceso examinado es muy complejo, distinguir subprocesos para desarrollar mediciones más precisas e identificar sus partes más críticas.

Se debe Evitar:

· Utilizar mediciones excesivas o inapropiadas.

· Abandonar el proyecto al descubrir que no se dispone de medidas de desempeño.

· Intentar modificar por completo el sistema de medición de desempeño existente, al analizar el flujo de trabajo.

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Diapositiva 2.

Identificación de las organizaciones para comparación.

Negocios similares en su desarrollo.

Existen en Venezuela como en el extranjero empresas dedicadas a la elaboración y comercialización de productos similares al de nuestra compañía. Por ejemplo existen en el País empresas como Tío Rico, EFE y a nivel internacional se encuentra la empresa Colombiana BonIce, que están realizando productos en el área de helados populares con el fin de abarcar mayores mercados. Además de esto se puede mencionar empresas regionales como Helados “El Guarito” que posee una gran cantidad de puntos de venta a nivel regional y existen también las personas que elaboran su propio producto y lo venden.

Productos comparables y características comunes.

EFE mantiene su línea Novelty que esta orientada a un mercado masivo de niños, jóvenes y adultos ofreciendo helados de palito, tinita, barquilla y extrusión.

Helados Tío Rico-Unilever también tiene como norte los lanzamientos y promociones que incrementen el consumo.

Determinación del competidor y amplitud de la industria.

Productos Efe, de Empresas Polar es el competidor mas fuerte seguido de Helados Tio Rico. De acuerdo con los hábitos de consumo, 98 por ciento de los adolescentes ingiere helados todos los días de la semana, sobre todo sábados y domingos. Y los helados figuran entre las 10 primeras golosinas preferidas por este target. Es difícil determinar el peso porcentual de los jóvenes como consumidores de helados, pues el canal más importante de ventas –los carritos– no es auditado.

Enfoque en la innovación de productos y prácticas.

El concepto de mini Heladerías "Qué bueno Móvil" y "Qué bueno EFE 2000" responde a una necesidad de consumo de helados en lugares de alto tránsito peatonal. En tal sentido, se ha concebido módulos que pueden ser colocados en pasillos de Centros Comerciales, supermercados y aeropuertos, en un área mínima de operación de 1,70 m x 1,00 m , y un punto eléctrico de 110 voltios.
Estas heladerías pueden ser manejadas a través de la modalidad de concesión y ofrecen al público en general productos con la altísima calidad Efe, a precios atractivos.

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Diapositiva 3.

Determinación de los métodos de recolección de datos.

Peso específico de costos, tiempo y disponibilidad de datos.

Los costos siempre representan una traba en cualquier proceso que se quiera mejorar es por esto que se ha hecho hincapié en que se van a realizar mejoras paulatinas a la empresa hasta lograr igualar y sobrepasar la meta. La empresa socio estratégico del Benchmarking se mostró bastante abierta en ofrecer los datos necesarios para realizar este estudio conservando los que ellos consideraban como “clasificados”.

Precisar si la recolección de datos se hará interna y/o externamente.

El Benchmarking puede ser interno o externo. Este último nos permite comparar organizaciones pertenecientes al mismo o distinto sector de actividad, mientras que el primero analiza el rendimiento de un departamento de la organización comparándolo con el de otro u otros departamentos o con sus propios objetivos.

Necesidad de investigaciones originales mediante exámenes, cuestionarios, etc.

Antes de comenzar la empresa a distribuir sus productos, se procedió a entregar muestras gratis con la ayuda de promotoras de ventas ubicadas en áreas estratégicas de la ciudad, las cuales además de repartir el producto se encargaban de realizar una pequeña encuesta que debería guiarnos a satisfacer las necesidades de la mayoría. Ver Encuesta

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Diapositiva 4. Identificación / actualización del ámbito competitivo

Método de recolección de los datos pertinentes.

El proceso de recolección se va a llevar a cabo a través de entrevistas, encuestas y visitas a la distribuidora local donde se utilizara la técnica de la observación.

Juicios cualitativos o subjetivos.

Los juicios efectuados fueron en parte cualitativos por poseer índices de la empresa pero también se utilizaron juicios subjetivos debido a que se utilizaba la apreciación propia de los entrevistadores.

¿Es el ámbito positivo, negativo, o sólo una parte?.

El ámbito es positivo en el sentido en que todo lo que se pueda mejorar es ganancia para la empresa y lograr realizar un estudio de este tipo con una empresa identificada como la mejor de su clase ya es ganancia. Se debe tener en cuenta que mientras se posea total apoyo de la gerencia y de todos los involucrados el proceso será menos traumático.

Puede "el mejor" identificarse a partir del análisis.

Si, debido a que es un Coloso dentro de la rama industrial a la que pertenece nuestra empresa. Posee muchos años de experiencia en el mercado Venezolano y pertenece a uno de los grupos mas sólidos de nuestro País.

¿Puede la organización compararse con el mejor?

No, por ahora se esta realizando el proceso de Benchmarking con el fin de utilizar empresas de mayor experiencia en el mercado a fin de lograr disminuir la brecha. Pero es sabido que el Benchmarking es un proceso de mejoramiento continuo por lo que se espera que a largo plazo (por lo menos a nivel regional) se logre igualar la brecha.

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Diapositiva 5.

Proyección de los niveles de desarrollo futuros (nuevas mesetas de desempeño).

Presentar la comparación de la empresa con "el mejor de su clase".

En cuanto a publicidad

Industrias DAJOELI	Helados EFE
0,00 Bs. Invertidos en Publicidad	En el caso de los helados de agua, están los de fresa y limón Efe invierte alrededor de 2.000 millones de bolívares en esfuerzos de comunicación para sus diferentes marcas.

En cuanto a Unidades Congeladas / día

Industrias DAJOELI	Helados EFE
capacidad de 2.000 unidades congeladas	capacidad de 10.000 unidades congeladas

Analizar la tendencia histórica de la organización con respecto a "el mejor".

Productos Efe, de Empresas Polar, afina los últimos detalles para incrementar su participación de mercado mediante la innovación de productos infantiles y juveniles, la continuación del sistema de franquicia Happy Time, e intensificar su campaña de imagen en los estadios de béisbol con motivo de la temporada. Angélica Morales, gerente de servicios y mercadeo de Efe, señala que el consumo juvenil de helados en el país es de un litro per cápita al año, "lo que revela oportunidades de crecimiento". Hoy el mercado de helados supera 23 millones de litros anuales. Efe lidera con 65 por ciento.

Actualizar ámbitos de desarrollo para la empresa.

El universo de clientes es inmenso, por lo que la empresa puede desarrollarse además en otras líneas de producción que le permitan ampliar su ámbito de desempeño. Es por esto que se tiene estipulado que al fortalecerse en el área de los refrescos congelados se procederá a la elaboración de agua en bolsas plásticas manteniendo nuestro eslogan “Consume Calidad con Higiene...”

Proyectar tendencias futuras de productividad.

En cuanto al desempeño presente se observa que las ventas con los vendedores de la calle pueden resultar sumamente beneficiosas a la compañía debido que mientras mayor sea la presencia en la calle aunado con una campaña publicitaria se podrá aumentar las ventas de nuestros productos y lograr un mayor reconocimiento de nuestra marca. En primer lugar se espera un aumento del 30 % de las ventas.

Identificación de metas que deben de incluirse como parte de los ámbitos de desarrollo.

La meta principal se basa en aumentar las ventas en un 30 %. Para lograr esto fue necesario observar el estudio realizado a la empresa socio del Benchmarking donde nos pudimos percatar del error que se estaba cometiendo en no explotar el mercado que generan los vendedores de la calle y además de esto la no utilización de publicidad es nefasta a la hora de hacer notar un producto.

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Diapositiva 6.

Establecimiento de metas.

Metas basadas en los hallazgos derivados de los estudios de referencia ( datos actuales del Socio calificado como "el mejor de su clase").

El equipo decide con el que preferiría trabajar, considerando ubicación y si se trata de un competidor, debe recordar que compartirá información.

Los mejores compañeros de Benchmarking aportan algún beneficio para ambas partes.

La mayoría de las organizaciones mejores en su clase, están dispuestas a compartir sus conocimientos y experiencias.

Metas que deberán incluirse como parte del desarrollo a alcanzar.

Se puede disminuir la brecha con respecto a la compañía Benchmark comprando mas congeladores y elaborando mas uniformes para atraer mas vendedores de la calle; pero esto significaría incurrir en costes muy elevados para lograr una brecha de paridad con la competencia por lo que de plantea la compra de otro congelador para disminuir la brecha a 2:5 y elaborar los uniformes respectivos con el fin de ir disminuyendo paulatinamente la brecha hasta lograr paridad y luego pasar a tener una brecha positiva y dominar el mercado.

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Diapositiva 7.

Desarrollo de planes de acción.

Aplicación de experiencias a los nuevos planes de estudios de referencia.

El éxito del estudio depende en gran medida en la implantación; esto es debido a que se espera un aumento en las ventas mayor al 30 %, ya que el porcentaje que representan los vendedores de la calle para la empresa es del 25% por lo que este incremento en las ventas sopesará la inversión en el nuevo equipo y en las campañas publicitarias. Además de esto se está estudiando la posibilidad de realizar un cursillo de ventas de productos de consumo masivo con el grupo GIDE, a fin de otorgarles a nuestros vendedores herramientas de ventas que faciliten su trabajo y aumenten nuestros ingresos.

En cuanto al análisis de Diferencias:

Se debe Procurar:

· Evaluar la consistencia de los datos (Una llamada telefónica puede bastar).

· Elaborar cuadros y gráficos que faciliten comparaciones directas.

· Buscar tendencias (Los datos dan una fotografía, pero los competidores siguen mejorando).

Se debe Evitar:

· Exagerar en la búsqueda de precisión.

· Procesar Información Excesiva.

· Reducir el Análisis a narraciones o apreciaciones generales.

En cuanto a la Planificación de los Cambios:

Se debe Procurar:

· Llegar a acuerdos sobre los hallazgos, pedir opiniones informales antes de hacer recomendaciones y lograr el compromiso de la gerencia con el plan.

· Llegar a acuerdos sobre como deben comunicarse las recomendaciones.

· Elaborar un plan sencillo, tanto como sea posible, anticipando posibles obstáculos.

· Identificar responsables para la puesta en práctica de cada recomendación, con tareas especificas definidas claramente.

· Identificar de manera realista los costos y los beneficios esperados.

· Asegurar que cualquier impacto sobre los grupos periféricos sea tomado en cuenta.

Se debe Evitar:

· Utilizar exclusivamente el informe final para comunicar recomendaciones.

· Ignorar opiniones de gerentes, clientes, participantes o afectados por el plan.

· Subestimar la necesidad de persuadir a otros para que acepten el plan.

· Hacer presentaciones largas, aburridas o frías, y distribuir informes largos, pesados o con muchos detalles.

· Establecer un programa de cambios muy ambiciosos.

· Olvidarse de identificar responsables para cada actividad de cambio.

· Ignorar los efectos que pueden tener los cambios sobre grupos específicos.

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Diapositiva 8.

Instrumentación de cursos específicos de acción.

Planes de acción para la conducción y acercamiento funcional.

1. Petición de Presupuestos Publicitarios.

2. Petición de Presupuestos sobre Congeladores.

3. Elaboración de más uniformes para los vendedores de la calle

4. Compra de cavas de anime para los vendedores de la calle

5. Escoger en junta de dueños el o los presupuestos que presenten los precios que mejor se adapten al presupuesto sin olvidar detalles como servicio técnico, asesorías, etc. En fin cuestiones que le den valor agregado al producto que se va a adquirir.

6. Comenzar a medir la efectividad de los procesos para continuar evolucionando y mejorando hasta lograr convertirnos en “el mejor de nuestra clase”.

Niveles de responsabilidad en la administración de la instrumentación.

Es responsabilidad de cada uno de los miembros del equipo que realiza el Benchmarking que este sea implantado y no sea otro “proyecto a engavetar”. Es por esto que se deben seguir los pasos establecidos desde un principio para contar con resultados que permitan la mejor utilización de la información obtenida en pro de la empresa.

Mecanismos de Fortalecimiento.

Todo proceso puede ser mejorado. Siempre existe una mejor forma de hacer las cosas. Las posibilidades de continuar estudios de Benchmarking en nuestra empresa son inmensas debido a que es una empresa relativamente nueva en el mercado con sistemas simples pero que funcionan y además existe el respaldo total de los dueños de la empresa para seguir innovando y mejorando en los procesos que lo requieran. El próximo proceso a estudiar pudiera ser el de distribución de unidades sin congelar.

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Diapositiva 9.

Seguimiento (Follow up) de resultados / reportes de avance.

Para la ejecución y el seguimiento, se debe procurar:

· Considerar la posibilidad de iniciar el proceso con un programa piloto.

· Instalar la infraestructura para el seguimiento, antes de iniciar el cambio.

· Prever resistencias (sin personalizar)

Se debe evitar:

· Olvidar que, sin la ejecución todos los esfuerzos habrán sido inútiles.

· Ejecutar sin seguimiento.

· Ignorar el hecho de que muchos otros factores pueden afectar los resultados.

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Diapositiva 10.

Mejoramiento (Gauging) de los estudios de referencia.

Finalmente, la última etapa del proceso de Benchmarking consiste en recalibrar los benchmarks. Esto resulta necesario por cuanto las prácticas de la industria cambian constantemente, por lo que si se desea conducir a la empresa hacia la excelencia, la meta establecida ha de ser siempre el nivel de desempeño más elevado de la industria en la que se opera. En la medida en que la empresa y las personas que la componen se comprometan a desarrollar continuamente un proceso como el anterior, la técnica del Benchmarking podrá ser considerado como una estrategia para obtener y mejorar la ventaja competitiva.

Recalibrar la Medida de Benchmarking tiene como objetivo el mantener los benchmarks actualizados en un mercado con condiciones cambiantes de manera que se asegure el desempeño excelente. Es importante el realizar una evaluación en áreas como la comprensión del proceso de Benchmarking, la comprensión de las mejores prácticas, la importancia y valor, lo adecuado para fijar metas y la comunicación de Benchmarking dentro de la empresa para ver que aspecto necesita una recalibración de benchmarks por medio de una planeación bien realizada y la repetición del proceso hasta llegar a la institucionalización del Benchmarking.

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