PLANIFICACION
TRABAJO FINAL
Se entiende como
una experiencia teórica - práctica, que implica la presentación de un PLAN
ESTRATÉGICO, aplicando un modelo trabajado por un autor, debe revisarse
la bibliografía para tomar alguno de los citados. El mismo se debe realizar
para un programa, proceso, actividad, unidad operativa o departamento en el
cual se lleve a cabo: Desarrollo del plan estratégico, presentación del plan de
acción y el plan operativo así como la presentación del Presupuesto y el
Resumen Ejecutivo. Puede en algunas de sus fases ser hipotético.
INTRODUCCIÓN
El departamento de Gestión de
Adicionalmente el personal que
se había incorporado a la corporación solo en un 20% provenía de la antigua
estructura que funcionaba en PDVSA antes del paro petrolero, lo cual
significaba que a medida que se incorporaban nuevos servicios el nivel de
conocimientos de esos analistas fuera creciendo. Este proceso de adquisición de
conocimientos en realidad no fue tan rápido como la incorporación de
conocimientos de esta forma se requiere entonces diseñar un programa que pueda
cubrir estas deficiencias y así cerrar las brechas de cocimientos lo cual
propiciara un mejor clima organizacional.
VISÓN
Ser reconocido en los próximos
6 meses como la organización con el mejor desempeño, en la calidad de nuestro
servicio y por los bajos tiempos de respuesta en la atención personalizada que
ofrecemos a los usuarios para satisfacer sus necesidades; controlando los
activos de la plataforma, apoyados por
tecnología de punta y un recurso humano altamente calificado.
OBJETIVOS
Objetivo
General
Diseño e Implementación de un
programa de Adiestramiento acelerado para cierre de brechas de conocimiento y
nivelación de pericias, apoyados con cambio dirección y mejoramiento del clima
organizacional del departamento de Gestión de
Objetivos
Específicos
1.
Implementación de un programa de adiestramiento acelerado en el área
técnica en 6 meses, basado en 4 cursos de 40 horas cada uno con mayor contenido
practico (70%) que teórico (30%).
2.
Diseño de un programa de adiestramiento para el área de Seguridad
industrial (Manejo Defensivo de Flota Liviana, SHA Modulo Básico y Evaluación
de Atmósferas Peligrosas).
3.
Establecimiento de los valores esperados
a medir con la aplicación de este plan. (Cantidad de Casos Solucionados,
Tiempos de respuesta y Arrastre).
4.
Involucrar a todo el personal en la escogencia de los valores esperados.
5.
Adquisición de 4 vehículos (Rústicos 4x4) adicionales para la atención de
las áreas y el reemplazo de 3 en malas condiciones.
6.
Alquilar temporalmente los vehículos necesarios.
7.
Implementar un programa de adiestramiento supervisorio orientado hacia la
formación de equipos de alto desempeño.
8.
Definición de los cursos y talleres a ser tomados basados en las
prioridades.
9.
Certificación Internacional del personal en A+ y N+.
METAS
Basado en el consenso de todo el equipo y a partir
de los valores actuales de las métricas obtenidas durante los últimos 3 meses,
se realiza un ejercicio de comparación de métricas con las exigidas
corporativamente quedando establecidas las siguientes metas.
|
Meta |
Indicador Actual |
Indicador Esperado |
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1. Bajar los tiempos de
respuesta en la atención de casos de las áreas locales en 12 horas promedio
en todos los equipos. |
20 Horas |
12 Horas |
|
2. Bajar los tiempos de respuesta
en la atención de los casos de las áreas remotas en 12 horas promedio en
todos los equipos |
28 horas |
12 Horas |
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3. Solución semanal de casos
superior a los 210 casos en Soporte en Sitio. |
180 casos |
> 210 Casos |
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4. Solución semanal de casos
superior a los 70 casos en Activos. |
60 casos |
> 70 Casos |
|
5. Solución semanal de casos
superior a los 30 casos en Administración de Requerimientos. |
20 casos |
> 30 Casos |
|
6. Disminución del arrastre de
casos al 25% de los casos recibidos para el primer trimestre, en 20% para el
segundo trimestre y en 10% para el tercer trimestre. |
35-40% |
< 25% Primer Trimestre < 20 % Segundo Trimestre < 10 % Tercer trimestre |
|
7. Ejecución del plan de adiestramiento
técnico en un 70% durante el primer trimestre y en un 90% en el segundo
trimestre (requerido para solicitar el cambio de alcance del presupuesto). |
2004 solo ejecutado el 305 |
63 Cursos Primer Trimestre |
|
8. Ejecutar el plan de Vacaciones
del personal en un 100% a diciembre del 2005 |
2004 solo ejecutado el 35% |
Todos los analistas con disfrute de sus vacaciones
a diciembre 2005. |
|
9. Dotación de los
implementos de Seguridad Industrial. |
|
100% en los analistas al menos. |
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10. Obtener el Software para
la recuperación de datos en discos duros dañados. |
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Al menos 1 licencia. |
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11. Certificación
Internacional del personal en 2 áreas técnicas (A+ y N+) |
2 Analistas |
26 Analistas con 1 una Certificación y 13 con 2. |
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12. Dotación de las
herramientas a todo el personal. |
|
100% en la herramienta personalizada y 5 maletines
para los 5 equipos |
PRESUPUESTO
Porción del Prepuesto 2005
requerido para la ejecución de las actividades propuestas por el plan, con su
incremento requerido para la culminación en el periodo de un año.
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Partida Presupuestaria |
Prepuesto Asignado |
Cambio de alcance Primer Semestre |
Total Prepuesto |
|
Adiestramiento (Técnicos,
Seguridad Industrial y Desarrollo Personal) |
137.000.000,00 |
23.000.000,00 |
160.000.000,00 |
|
2 Licencias del Software
de recuperación de datos (Compra por emergencia) |
5.000.000,00 |
|
5.000.000,00 |
|
Implementos de Seguridad para
31 personas (Analistas y Supervisores). |
13.950.000,00 |
|
|
|
Implementos de Seguridad
para los 6 analistas a ingresar |
|
2.700.000,00 |
16.650.000,00 |
|
Herramientas
Personalizadas para 31 personas (Analistas y Supervisores) |
12.090.000,00 |
|
|
|
Herramientas
Personalizadas para los 6 analistas a ingresar |
|
2.340.000,00 |
14.430.000,00 |
|
Alquiler de 4 vehículos
por 6 meses (Mientras dure el proceso de Compra del total de los vehículos) |
108.000.000,00 |
|
108.000.000,00 |
|
Adquisición de 4
vehículos Nuevos |
280.000.000,00 |
|
|
|
Adquisición de 3
vehículos por reemplazo de los en mal estado |
|
210.000.000,00 |
490.000.000,00 |
|
Totales |
556.040.000,00 |
238.040.000,00 |
794.080.000,00 |
CRONOGRAMA DE TRABAJO
Se establece un cronograma
de trabajo mixto entre los tipos de adiestramiento a ser tomados y los tiempos
de vacaciones del personal, de tal forma que todos puedan participar en el
grupo de talleres y cursos.
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Ene |
Feb |
Mar |
Abr |
May |
Jun |
Jul |
Ago |
Sep |
Oct |
Nov |
Dic |
|
Adiestramiento técnico |
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|
Adiestramiento en Seguridad Industrial |
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|
Adiestramiento Supervisorio |
|
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|
Adiestramientos en Crecimiento Personal |
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Plan de Certificación. |
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Vacaciones del personal |
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MATRIZ DOFA
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Debilidades |
Oportunidades |
|
·
Equipo de trabajo sin disfrute de sus vacaciones. ·
Poca pericia del 70% del personal. ·
Inexistencia de herramientas personalizadas. ·
Deficiencia de vehículos para que el personal se traslade a sus áreas
de trabajo. ·
Plataforma tecnológica 70% obsoleta (contribuye a la generación de
fallas). ·
Existe una deficiencia en la cantidad de personal (6 analistas) la cual
debe ser resuelta antes del último trimestre ya que se espera un incremento
de la cantidad de usuarios y de equipamiento. ·
. |
·
Si se alcanzan los valores propuestos se obtendrá la aprobación del
cambio de alcance en el presupuesto. ·
Motivación del personal producto de la toma del adiestramiento
acelerado. ·
Motivación con la aplicación del programa de Vacaciones. ·
Contratación del nuevo personal con las pericias y conocimientos
requeridos para el cargo. ·
Si se transfiere usuarios hacia nuestra área producto de los procesos
de desconcentración de la empresa, se justifica ingreso de personal para su
atención o transferencia de analistas a nuestro distrito. ·
Disponibilidad de la contratación de 4 pasantes por 3 meses cada uno
durante el año. |
|
Fortalezas |
Amenazas |
|
·
El equipo tiene altas expectativas en cuanto al adiestramiento. ·
Gerencia Optimista con la aplicación de un Plan estratégico para mejorar
el equipo. ·
Lideres medios dispuestos a la ejecución del plan. ·
Personal con alta pericia dispuesto a colaborar con el tutelaje de los
menos experimentados. ·
Analistas dispuestos a asumir el reto. |
·
Reducción presupuestaria. ·
No aprobación del cambio de alcance del presupuesto. ·
Cambio de estructura organizacional que modifique las funciones de los
equipos. ·
Retardos en la entrega y/o adquisición de herramientas de trabajo
(incluyendo los vehículos). ·
Retardos en la adquisición de los equipos para la sustitución de la
plataforma tecnológica. ·
Aplicación de las áreas remotas de Atención. ·
Incremento de la cantidad de usuarios. ·
Incremento de la plataforma con el ingreso de 1200 equipos de los
cuales solo 500 corresponden a reemplazo por obsolescencia. ·
Incremento de usuarios motivados a los procesos de desconcentración que
se están ejecutando. |
Última Actualización: 08 - 09 - 2005