Descripción de la actividad

La empresa donde me desempeño como profesional, Fundación Polar, es una institución sin fines de lucro creada en 1977 por Empresas Polar para el cumplimiento de su misión institucional y en procura de sus objetivos planteados. Fundación Polar trabaja en ocho áreas de acción, a saber: Agricultura, Ambiente, Ciencia, Cultura, Economía Agroalimentaria, Educación y Desarrollo Comunitario, Historia de Venezuela, y Salud y Bienestar Socia l. Aunque lleva a cabo proyectos de ejecución directa, mayoritariamente actúa mediante convenios de cooperación con otras instituciones públicas y privadas, potenciando la creación de vínculos entre los ámbitos público y privado. Las ocho áreas de acción están a cargo de personal especializado y son departamentos llamados “coordinaciones”.

El cargo que estoy asignada es “Jefe de Informática”. Éste departamento es una unidad que está supervisada por la Gerencia Técnica. La unidad tiene dos analistas de sistemas (Técnicos Superiores en Sistema) y un jefe de unidad (Licenciado en Computación).

La Fundación Polar tiene en sus instalaciones, una red interna de computadores para el manejo efectivo de toda la información que se procesa en cada una de la coordinaciones. El buen funcionamiento de todo este sistema informático es responsabilidad de la unidad de informática.

La unidad provee el servicio de soporte a usuario (reparación de equipos, correción de fallas, dudas sobre manejo de software, etc.), mayormente ésta es una tarea directa con los analistas de sistemas. La administración del manejo de la bases de datos de control de proyectos de coordinaciones, sistema de protocolo, sistema de correo interno e internet y sistemas internos, también administración de la red interna y servicio de internet, es tarea de la jefe de informática. Toda la unidad, igualmente, está en capacidad de responder cualquiera de estas tareas.

Estructura

A continuación parte del organigrama de Fundación Polar.

Tecnología

La plataforma que conforma la red son dos servidores con sistema operativo Windows NT, un servidor Sun Netra con sistema operativo Solaris 8. Los primeros son parte de la red interna, y el segundo es el servidor de páginas web y de correo internet.

Los sistemas de manejo de bases de datos y de correo están bajo plataforma de Lotus Notes.

La Gente: ¿Quiénes son?

Cada una de las personalidades que conforman las coordinaciones de las áreas, y unidades son personas especializadas en dichas áreas. De igual manera se cumple para las Gerencias de la institución.

En el área de informática, los analistas de sistemas: uno tiene un largo trayecto en la organización y conoce todo el evolucionar de la institución, el otro analista tiene un tiempo medio en la organización, e igualmente están bien capacitado para todas las tareas que se necesitan cumplir en la institución. De manera regular asisten a cursos para su mejoramiento de conocimientos. La jefatura de la unidad de igual manera está a cargo de una profesional, que se preocupa en mantenerse actualizada en las nuevas tecnologías y en todos los conocimientos que se necesiten para este mundo de cambios tecnológicos tan frecuentes. Cuando se llevan a cabo actualizaciones en los sistemas (software) se ofrecen cursos al personal para que el manejo de los mismos sea efectivo.

Flujograma del Proceso

Los procesos asociados a los proyectos de cada coordinación son atendidos directamente por las mismas. Los procesos que se pueden clasificar como técnicos y deben ser tratados por lo que se refiere a la parte informática, son referidos a la unidad de informática para darle solución.

Gerencia Técnica à Unidad de Informática à Equipo de trabajo provee solución à Si es posible inmediatamente

Solución de Outsourcing

Impulsos

Los cambios se llevan a cabo de diferentes formas, una de ellas es a través de la “comunicación”. Informando de manera oportuna y directa, con lujo de detalles al grupo involucrado. Haciendo la comunicación bien completa, muy bien documentada, especificada y directo al entorno que éste cambio involucre e inclusive a entes cercanos que pueden en un momento dado también verse semi afectados.

La otra forma de llevar a cabo un cambio, no es tan manejable desde afuera, es la “actitud”. Es realmente importante el factor “actitud” dentro de un proceso de cambio de una institución. Esta forma se logra de manera más sencilla con ayuda de la primera forma (comunicación). Es decir, una vez que exista un entendimiento sobre el cambio, que el grupo comprenda bien el proceso y se comprometa a tomar la actitud necesaria para el mismo, el resto es sencillo.

Frenos

El factor más determinante en un proceso de cambios es la resistencia que un grupo puede tener para que este no se lleve a cabo. Los procesos de cambios son difíciles en organizaciones donde los grupos pueden oponerse. Todos estos procesos se llevan a final feliz siempre y cuando se hagan acordes a la cultura de la organización, en forma positiva y con la buena actitud comprometida de la población involucrada.

Para el caso en particular, en el tiempo que conozco de la historia de la institución, los cambios han sido llevados con éxito. De los cambios que he podido percibir, siempre existe algún grupo que se opone, pero igualmente se ha tenido éxito en el cambio, ya que es parte de la dinámica de la época, y quien no se adapta no sobrevive.

Intimidades

No existen ningún tipo de situaciones que puedan obstaculizar el proceso de cambio u otros.

Factores externos

Dentro de los posibles factores externos que pueden influir en los cambios, cabe destacar que en la actualidad la dinámica de la época actual tiene diferentes tiempos de desarrollo. Es decir, que dentro de los tiempos planificados, puede existir un pequeño defase, pero no más de eso.

Otro punto que ha de tomarse en cuenta es, que las solicitudes de atención al cliente que son invocadas por personal de alto rango (Gerencias) y esto necesita tiempo de trabajo igualmente de los analistas, y esto a su vez retrasa las tareas pendientes del resto del universo de usuarios. El detalle interesante aquí es la buena distribución del tiempo de trabajo para la buena y efectiva atención de todos los usuarios y que estos a su vez lo entiendan así.

Motor del cambio

Dada la premisa inicial de éste trabajo: “..con un visión Holística”, el punto clave de motor de cambio es cada ente individual por sí mismo (cada uno de nosotros). Es decir, el cambio positivo que cada uno de nosotros hagamos desde nosotros mismos, generará un entorno mucho más positivo. Todo esto sumado a toda las herramientas, procesos, evaluaciones, etc., que se planifiquen, utilicen y cumplan por cada uno de los grupos de trabajo. Basado todo en una excelente comunicación de información y una positiva actitud dentro de todos los niveles de la institución.

Artículos de Internet

1.- http://www.creeser.com.ar/

Este enlace me parece bien interesante para lo expuesto anteriormente, en la idea de una visión Holística dentro de todo proceso de cambio. En esa página se presenta una organización dedicada a coordinar procesos de cambios en cierto tipos de organizaciones. Esta organización se maneja como grupo de facilitadores de procesos de cambios. Son un grupo de profesionales que se mueven en la onda Holística para aplicar el Coaching Ontológico, que es “una dinámica de transformación mediante la cual las personas y organizaciones revisan, desarrollan y optimizan sus formas de estar siendo en el mundo” .

2.- http://www.iaf-world.org/PELF/Gnass.html

Este artículo de Burkhard Gnass sobre un esquema para llevar a cabo cambios organizacionales, se presenta con un lenguaje y vocabulario muy sencillo y bien claro por parte del autor.

EL autor es bien centrado en las líneas de ciertos puntos clave para llevar un buen y exitoso proceso de cambio en una organización. Toma en cuenta todos los puntos antes mencionado, como son el entorno, el desempeño, la comunicación, procesos individuales, etc.

Última actualización: FEBRERO/2003

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