APUNTES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CLICK PARA REGRESAR CLICK PARA APUNTES CLICK PARA AUDITORIA ADMINISTRATIVA CLICK PARA INICIO LA IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS El equipo de procesamiento de datos puede ser una herramienta muy importante para la auditoría, y el auditor debe estar al tanto de las formas en que puede usar la computadora y las ventajas que obtendría con ello. Así mismo, debe conocer los problemas que afrontará al usar la computadora. El uso de la computadora por parte del auditor y la revisión del sistema electrónico del cliente proporcionan muchas ventajas: 1. Un mejor conocimiento del sistema de procedimientos y controles del cliente. 2. Un área de actividad mucho más extensa. 3. El más fácil logro de la auditoría continua. 4. Un mejor uso del principio de excepción. Muchos de los sistemas electrónicos son sistemas integrados de proporcionar a la dirección información financiera y de operación. La revisión y valorización de dicho sistema necesariamente permitirá al auditor un conocimiento más cabal del sistema de procesamiento de datos de su cliente y de los controles que este ejerza. Usando datos de prueba y programas de auditoría para computadora bien planeados, el auditor puede valorar la capacidad del sistema para manejar tipos más representativos de transacción y examinar la información contenida en registros legibles a la máquina. Las pruebas detalladas, la selección de muestras y los informes de excepción de la computadora permitan al auditor tener más tiempo para examinar actividades que aumenten su capacidad de proporcionar mejor información a sus clientes. Una de las finalidades de la auditoría en los últimos años ha sido facilitar la corriente d trabajo en el examen anual de auditoría. Esto se ha logrado, hasta cierto punto, dividiendo el examen en un periodo “intermedio” y otro de “fin de año”. Puesto que los datos de prueba elaborados en torno a una serie de transacciones de negocios no modifican su naturaleza de un día al otro, su utilidad puede sobrevivir a cambios menores, y posiblemente mayores, ocurridos en el programa de la computadora. Como resultado de ello, el auditor puede hacer pruebas más frecuentes y obtener “lecturas” de las actividades del cliente en diferentes periodos de operación durante el año, sin tener que emplear tanto tiempo como el que requeriría un sistema convencional de pruebas continuas en el que hay EDP. El trabajo de auditoría es primordialmente un proceso de evaluación que puede dividirse en dos fases: una selección para separar las condiciones que necesitan análisis especial, y el propio análisis especial. Las condiciones que han de analizarse normalmente se seleccionan de acuerdo con normas de criterio objetivamente determinadas. Una vez definidos, estos factores objetivos pueden programarse, y la computadora puede realizar la selección Los auditores competentes quedan así libres para trabajar en las fases más subjetivas e importantes de la evaluación. Los problemas para el uso de la computadora en auditoría, son: 1. Costos 2. Requerimientos técnicos 3. Necesidad de planear por adelantado 4. Conversión. Costo La principal consideración en el uso del equipo de EDP con fines de auditoría, es el costo de elaborar datos de prueba y programas para computadora y los elevados costos de operación del equipo, en comparación con el valor de los beneficios obtenidos. El uso de datos de prueba y de programas de auditoría para computadora tiene que justificarse en base a la reducción del tiempo en comparación con la auditoría manual, así como a la obtención de una auditoría más cualitativa. El auditor debe advertir al cliente sobre la necesidad de preparar listas o informes especiales para satisfacer los requerimientos de la auditoría. Estos informes o reportes pueden consistir en listas de transacciones o en impresiones del archivo maestro, preparadas con los programas de impresión de la computadora del cliente, para usar como base en la selección de muestras o en otras revisiones manuales de auditoría. Normalmente, como el auditor sólo le interesan ciertos renglones, estas impresiones detalladas no se justifican a menos que el ahorro en pesos de la compañía obtenga en honorarios del auditor, sea mayor que el costo de producir los reportes. Requerimientos técnicos La nueva tecnología que se requiere para valorar el sistema de computadora del cliente y para elaborar programas de auditoria para computadora, también es un problema. El uso del equipo de PED requiere una planeación detallada, lógica y explícita en las etapas de procesamiento, además de precisión y exactitud de los datos de entrada. Este ultimo requisito reviste excepcional importancia en la preparación de datos de prueba en los cuales se necesita un numero especifico de caracteres, palabras y marcas de registros, y lógica de datos, para procesar las transacciones creadas. El desarrollo de programas de auditoria para computadoras implica el mismo proceso de desarrollo de programas por el cual pasa el cliente. Es necesario elaborar diagramas de recorrido, cifras (codificar), ensamblar y verificar los programas de auditoria para computadora; en resumen, es necesario crear un libro de corridas de programa. Necesidad de planeación anticipada Debido a la naturaleza de la mayoría de las instalaciones de PED, se requiere disponer del auditor de una manera más vigente y continua. Las pruebas en las cuales el equipo se prueba a sí mismo y selecciona información para ulteriores pruebas o análisis, por lo general deben ejecutarse durante el tiempo de procesamiento o un poco después, antes de que los archivos legibles a la maquina vuelvan a usarse par otros fines. En la medida que el auditor desee confiar en impresione sostenidas de la computadora y que el cliente normalmente no requiere, necesitara coordinar su planeación y sus necesidades con el cliente, a fin de tener la información impresa lista y disponible par su revisión. El auditor debe estar consiente de la importante cantidad de tiempo que se requiere inicialmente para efectuar una auditoria en una instalación de computadora, lo cual debe informar al cliente antes de ejecutar el trabajo. Ciertamente el cliente debe reconocer que cualquier cambio significativo en su sistema, sea electrónico o no, requerirá un trabajo adicional de auditoría durante el periodo de cambio. Aún cuando el cliente debe entender que este trabajo adicional de auditoría es necesario para entender y valorizar los cambios del sistema, también deberá informársele que este tiempo que inicialmente se requiere para evaluar el sistema y desarrollar los programas de la computadora, no necesitará repetirse en el futuro, y que en parte será compensado por la mayor rapidez con que se ejecutarán los procedimientos de auditoría para computadora. Conversión El proceso de conversión no siempre ocurrirá cuando el trabajo de auditoría está realizándose. Pero, con el creciente número de conversiones y el tiempo que se requiere para una conversión, la probabilidad de que el autor se encuentre con una conversión, es grande. La conversión es un periodo arduo y laborioso un periodo durante el cual el personal de PED y demás personas afectadas por los cambios del sistema se encuentran bajo las presiones reales y a veces magnificadas, causadas por las exigencias del tiempo y de la gerencia. Debido a estas presiones, es posible que el auditor se enfrente a varios problemas: 1. Falta de documentación significativa. 2. Sobrecargas de trabajo de los programadores, que dificultan el acceso a ellos. 3. Cambios frecuentes del programa, que dificultan la revisión y evaluación del sistema. El examen de las finalidades, normas y procedimientos de auditoría y de sus relaciones con los conceptos de existencia y valorización, lleva la conclusión de que el papel de la computadora afecta en forma muy significativa a las técnicas de auditoría. El uso de la computadora para evaluar la calidad del sistema del procesamiento de datos y determinar la calidad de la información generada por el sistema parece proporcionar al auditor la oportunidad de ejercer una auditoría más selectiva y penetrante de las actividades y procedimientos. Mediante la adecuada revisión del sistema PED del cliente y el uso de datos de prueba bien diseñados, el auditor adquiere un mejor conocimiento de los procedimientos y controles del cliente. El auditor puede cubrir un área más extensa de actividad comercial, tanto financiera como de operación. El procesamiento integrado de datos puede obligarlo a adentrarse más a fondo en la auditoría de las operaciones del cliente y no sólo en sus actividades financieras y contables. La extensión y los alcances de las pruebas también pueden ser afectados, puesto que la computadora es capaz de realizar pruebas en un archivo completo con mucha mayor rapidez que la prueba manual de un porcentaje pequeño de ese archivo. Aún cuando el PED ha producido como resultado un cambio en el medio de la auditoría, el auditor no puede abdicar sus responsabilidades a favor de los especialistas en procesamiento electrónico. El auditor es la única persona capacitada para afrontar los problemas de auditoría; los técnicos en PED no pueden ni deben tomar decisiones sobre auditoría. Los especialistas en PED pueden ayudar en los aspectos técnicos relativos al desarrollo y uso de datos de prueba y de programas de computadora; pero es el auditor quien debe determinar que datos de prueba se necesitan y que información deberá obtenerse. CONCLUSIONES Procesamiento de datos en una explicación genérica comprende todas las operaciones sobre los datos o información realizados de acuerdo a reglas o procedimientos precisos. El departamento de PED es la unidad de Procesamiento Electrónico de Datos en una organización, la cual puede constituir un departamento totalmente independiente o una sección de otro departamento como el Departamento de Contabilidad. Este departamento normalmente se responsabilizara de la recepción de los datos de entrada provenientes de los departamentos usuarios, capturarlos cuando sea necesario, procesar los datos de entrada en el computador y verificar que los datos de salida estén de acuerdo con los datos controlados a la entrada y distribuir al usuario los datos de salida. Para proporcionar un control efectivo de organización acerca de la concentración de funciones en el departamento de procesamiento electrónico de datos es necesario que: 1. El departamento de PED se independice de las funciones incompatibles dentro de la organización. 2. Que haga una separación de labores en el departamento de PED 3. La separación normal de labores para propósitos de control, deberá mantenerse en el origen y en los departamentos usuarios. Existe un gran peligro de que la información procesada en un sistema computarizado sea intencional o inadvertidamente destruida o distorsionada, por lo que la mayoría de los usuarios de estos sistemas, toman medidas para minimizar este peligro adoptando los mejores procedimientos de control. Para prevenir o detectar errores accidentales que ocurran en el departamento de PED durante el proceso se debe: a) Establecer algún método para asegurar que los datos estén completos, sean exactos y estén autorizados al recibirlos para el procesamiento b) Usar procedimientos estándar para todas las operaciones, y hacer una revisión para asegurar que cumplan con estos procedimientos. c) Hacer que exista algún método que asegure el correcto montaje de los archivos, la correcta colocación de interruptores y la localización adecuada de archivos de salida. d) Hacer que exista un método que asegure la oportuna detección de errores y fallas del Hardware. Hay que prevenir o detectar la manipulación fraudulenta de los datos y su procesamiento por el departamento de PED y para prevenir el mal uso de la información confidencial hay que ser independientes de los departamentos de origen y departamentos usuarios, dentro de la organización. Además hay que ejercer control sobre las diversas funciones del departamento de PED. Del Abaco al Computador Electrónico. El hombre ha inventado muchas máquinas, sin embargo el computador electrónico, es quizás la que más impacto tendrá en las generaciones actuales. 1.1.- Antecedentes Si retrocedemos más de 5000 años, nos encontramos con el utensilio más elemental para realizar cálculos: el ABACO. A pesar de su antigüedad aún se continúa utilizando en los países asiáticos donde tubo su origen. Evolución hacia el Computador. El origen de los computadores se encuentra en la MAQUINA DE CALCULAR. A continuación haremos un breve análisis de su desenvolvimiento, que nos permitirá evaluar su contribución en el mundo de los negocios. 1642 Blaise Pascal, filósofo y científico francés, inventó una máquina que a base de engranes permitía sumar y restar. 1694 El matemático alemán Gottfried Wilhelm Leibniz diseña una máquina que además de sumar y restar podía multiplicar, dividir y extraer raíces cuadradas. Leibniz fue quien por primera vez desarrolló el "SISTEMA BINARIO", con el cual se puede representar cualquier cifra con sólo dos variables (0 y 1; si y no; blanco y negro; prendido y apagado). 1823 La "MAQUINA DIFERENCIAL" es diseñada por el matemático inglés Babbage; su complejidad mecánica para aquellos días no permitió que este proyecto se terminara; sin embargo, en teoría podía resolver polinomios de hasta ocho términos. 1833 Babbage después del primer fracaso, diseña la "MAQUINA ANALITICA" que tampoco pudo llevar a feliz termino, porque su funcionamiento requería de tolerancia mecánicas aún no logradas en el siglo XIX. Además de estar diseñada para realizar cualquier operación matemática, se le considera como la primera MAQUINA DE CALCULAR PROGRAMABLE, aún cuando sus programas eran externos. Mediante grandes tarjetas perforadas se almacenaba la información de programas y datos. Su mecanismo estaba constituido por engranes que giraban al ser activados por alambres que al encontrar las perforaciones, pasaban de un lado a otro de las tarjetas. En teoría esta máquina podía: q Hacer cálculos q Guardar en memoria los resultados (su capacidad era de 1000 cantidades de 50 dígitos cada una) q Comparar números q Actuar de acuerdo con el resultado de dicha comparación. La complejidad mecánica, hizo que el proyecto fuese abandonado antes de terminarlo. Sin embargo, la estructura de su sistema se utilizó en el diseño de los primeros computadores electrónicos. 1889 Herman Hollerith patenta en Estados Unidos la primera tabuladora eléctrica; pudiéndose considerar como el inicio de las modernas máquinas para el tratamiento de datos. El censo de población de los Estados Unidos se levantó en 1890 con la tabuladora Hollerith, dos veces más rápida que si se hubiera usado otro sistema contemporáneo. Los datos de cada familia se habían perforado previamente en la tarjeta, la cual era "leída" por agujas metálicas que al hacer contacto a través de las perforaciones, mandaban un impulso eléctrico a los contadores localizados en el panel superior de la tabuladora. 1944 La idea del PROGRAMA INTERNO es propuesta por John Von Newman, quien desarrolla el fundamento teórico para la construcción del computador electrónico. En ese año se desarrolló el computador "electro-mecánico" denominado ASCC (Automatic Sequence Controlled Calculator) que pesaba 50 toneladas y su capacidad de cálculo era similar a la de una calculadora portátil actual. 1946 En la Universidad de Pensilvania los científicos J. P. Eckert y J. W. Mauchly construyeron a base de bulbos el primer computador electrónico; se le llamó ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Calculator). Pesaba 30 toneladas y usaba 18000 bulbos; en promedio cada siete minutos fallaba uno. El Ejército Norteamericano lo aplicó para el desarrollo de tablas que calculaban la trayectoria de los proyectiles. 1951 En Nueva York, IBM demuestra el computador SSEC (Selective Sequence Electronic Calculator). El principal trabajo que desarrolló ese año fue recalcular la órbita de los planetas. Remington Rand introduce el computador Univac, que es el primero que puede manejar cifras y letras. 1954 IBM inicia con éxito los experimentos para reemplazar los bulbos con transistores. De esta manera nace la SEGUNDA GENERACION de computadores. 1967 Se desarrolla el "circuito integrado" o "cerebro", y al ser utilizado en los computadores nace la TERCERA GENERACION. Actualmente cada uno de estos circuitos integrados, hace las funciones de 5000 a 6000 transistores. 1975 en adelante Por su alto costo, durante 30 años los computadores estuvieron limitados a los gobiernos y a las grandes corporaciones; se puede decir que eran FABRICAS DE INFORMACION. El primer computador personal es desarrollado en 1975 por Altair, quien lo vende como su modelo 8800, el cual era un kit para ser ensamblado por los aficionados a la electrónica. La confiabilidad de operación y la reducción de costos en los "circuitos integrados" hace posible que se desarrolle un computador económico, al que se le bautiza con el adjetivo de "personal" por ir dirigido a auxiliar las decisiones de ejecutivos y dueños de empresas medianas y pequeñas. 1.2.- Evolución de los medios para introducción de datos 1890 John Shaw Billings, médico y coronel del Ejército Norteamericano, tuvo la idea de utilizar tarjetas perforadas para acelerar la toma del censo de población. Shaw pasó el proyecto a Herman Hollerith, quien diseñó unas tarjetas para que los encargados de levantar el censo, las perforaran al momento de ir obteniendo la información. 1950.- Tarjetas de 80 Columnas La tarjeta "80 columnas" queda estandarizada por la costumbre, y se usa para introducir a los computadores: q Programas y q Datos a procesar Como estas tarjetas tienen sólo 80 caracteres de información, no era raro que un programa constara de cientos de ellas. 1955.- CINTAS Durante la Segunda Guerra Mundial, los alemanes desarrollaron la cinta magnética como entrada de información para los computadores, mientras que los computadores americanos utilizaban la cinta de papel perforada. La cinta magnética prevaleció y se convirtió en el medio estándar para la introducción de datos. 1975.- Discos Magnéticos Con la utilización de los discos, se dio un paso gigantesco en el proceso informático, ya que permitió la Localización Instantánea de la Información previamente grabada; el verdadero beneficio que esto representó fue la Validación Inmediata de los datos que el operador introduce; por ejemplo, la clave de un cliente o la de un artículo del almacén. Otra de las características del disco magnético es desplegar información a través de la pantalla de vídeo, con lo que se obtiene dos beneficios principales: La Auto-enseñanza y la presentación de opciones. La auto-enseñanza se realiza a través de discos llamados totorales, que van llevando de la mano al operador y además le hacen preguntas y le presentan problemas para que el mismo mida su aprendizaje. La presentación de opciones permite establecer un DIALOGO MUDO entre el computador y su operador, con lo que se ha simplificado notablemente el manejo de estas máquinas. Conclusión Podemos decir que: El computador es una calculadora electrónica, Que realiza las operaciones siguiendo una secuencia preestablecida en el programa: por lo que una de sus aplicaciones ideales esta en el control de las operaciones repetitivas de las empresas e instituciones gubernamentales. 1.3.- Aumento de la Productividad Mucho se habla de la necesidad de incrementar la productividad, por lo que consideramos necesario presentar este concepto a base de fórmulas. Se supone que nos encontramos con la siguiente situación: RECURSOS + ENERGIA = RESULTADOS __________ __________ ____________ 100 + 50 = 150 En este caso la energía puede representar al trabajo humano. Incremento de Productividad Si la productividad se aumenta, en esencia tendríamos cualquiera de las tres variantes analizadas a continuación: Recursos + Energía = Resultados 1.- 75* + resumida de las cuentas por pagar, por acreedor. Extracción y ordenamiento de información seleccionada de los archivos por ejas de costos. Identificación de las diferencias entre las pruebas físicas de los auditores y los recuentos del cliente. Identirior es Indispensable introducir un cambio; sin embargo, las características de este cambio deben ser: Menos RECURSO o Menos ENERGIA pero Iguales RESULTADOS De lo anterior se desprende lo siguiente: 1. No puede haber incremento en la productividad sin haber existido antes un CAMBIO. 2. Para lograr exitosamente el CAMBIO, es necesario: Conocer y cuantificar los "recursos" y "energía" que se están utilizando antes de hacer el cambio. Ya que para lograr la productividad hay que REDUCIR los recursos, la energía o ambas, pero continuar obteniendo los mismos resultados. Ejemplos Bancos Antes - Hace bastantes años tenían personal para llenar a máquina las fichas de depósito de sus clientes. Después- El llenado de las fichas de depósito lo hacen los clientes. Resultado: Los bancos se ahorraron el costo de la energía que representaba llenar las fichas de depósito, las cuales sin embargo, siguen recibiendo. Teléfonos Antes - Todas las conferencias de larga distancia son a través de operadoras, quienes marcaban el número telefónico llamado. Después - Se introduce el sistema "lada" (larga distancia automática) que permite al usuario marcar el directamente el teléfono con quien desea comunicarse. Resultado: Teléfonos de México se ahorró el costo de la energía que representaba el tener telefonistas para estar marcando los teléfonos de otras poblaciones, sin embargo, estas llamadas se siguen haciendo. Inventarios Antes - Supongamos que tenemos inventarios para 4 meses de venta. Después - Decidimos reducir mediante sencillos controles computarizados, nuestra inversión de cada artículo en el inventario a sólo 2 meses de venta. Resultado: Con la reducción de recursos al 50% hemos logrado incrementar al doble el "retorno sobre inversión" (utilidad bruta x 100 / inversión en inventarios). Auditores Antes - Elaboración los papeles de trabajo en forma manual. Después - La elaboración de los papeles de trabajo se desarrollan en forma automática generándose estos desde los propios archivos contables de la empresa. Resultado - Los auditores se ahorran una gran cantidad de trabajo, obteniendo una mayor seguridad en la elaboración de los mismos. Hasta aquí estamos conscientes que sólo podemos lograr incrementos en productividad realizando cambios; pero entonces... Por que miramos con recelo LOS CAMBIOS...? Se teme a lo que se desconoce en seguida analizaremos las diferentes clases de cambios. Tipos de Cambios Para su mejor comprensión, podemos decir que existen tres tipos: q Escénicos q Externos o de "Crisis", y q Autogenerados Pasaremos a comentar cada uno de ellos. Cambios Escénicos Son aquellos que se realizan como si estuviéramos viendo una representación teatral: Cambio de actores (interpretes) Cambio de obra (decorado o equipo) La única manera de lograr que estos cambios se realicen sin disminuir la productividad es como en las obras teatrales, mediante ENTRENAMIENTO. Como ejemplos tenemos: Entrenamiento de vendedores Entrenamiento de pilotos Entrenamiento de torneros Entrenamiento de Socios de los Despachos Entrenamiento de Auditores Cambios Externos o de "Crisis" Son aquellos generados por causas ajenas al ejecutivo o funcionario. Su origen puede ser: Cambios en la Economía Nacional Cambios originados por algún suministrador de recursos, sin aviso oportuno (proveedor o cliente) Cambios originados por algún departamento o persona dentro de la organización, sin aviso oportuno. Para evitar una reducción en la productividad cuando se generan estos cambios ajenos al ejecutivo, se tienen dos soluciones: SOLUCION 1.- Para cambios en la economía nacional. Es indispensable ADAPTAR las operaciones de la empresa al nuevo entorno económico ya que de lo contrario se presentaran los fenómenos siguientes: "Anquilosamiento" en las economías en crecimiento; o de "Agonía" en aquellas en depresión. SOLUCION 2.- Para cambios No autogenerados por el ejecutivo. Mediante el "ANALISIS Y SINTESIS" de las operaciones repetitivas del área problema, se podrá determinar la CAUSA que está originando dichas anomalías. Eliminando la causa, desaparecerá el problema. Si no se sigue este procedimiento, el ejecutivo dedicará la mayor parte de su tiempo a solucionar las "crisis" en vez de eliminar las "causas". El desconocimiento de las causas, hace que el ejecutivo utilice el nefasto sistema de toma de decisiones: "Tanteometro" Al decidir, el ejecutivo utiliza los recursos y energía de su empresa, que de no estar dirigidos a eliminar la causa del problema, representaran Cambios Negativos o sea Improductividad. Cambios Autogenerados por el ejecutivo Estos son los únicos que verdaderamente incrementan la productividad; pero siempre y cuando se tenga el CONOCIMIENTO de los recursos y energía que actualmente se están empleando, con el objeto de poder proyectar la reducción que de ellos se pretende lograr con el cambio. Conclusión: Productividad es obtener los mismos resultados reduciendo recursos y energía. 1.4 La Nueva Informática Ordenamiento Tradicional Por siglos el principal objetivo que se perseguía al ordenar la información era Faciltar su : Localización Esto explica por que, en la gran mayoría de los casos su ordenamiento ha sido: Alfabético Nueva Informática Con la aparición del computador, ha sido posible ordenar la información por: Origen o Responsable El objetivo de esta nueva informática es: Facilitar la toma de decisiones A continuación se ilustrará con un ejemplo, la diferencia entre la informática tradicional y la nueva. Supongamos que estamos en una papelería y que mediante sus tarjetas de control de cada producto, podemos saber la Inversión que actualmente se tiene de: Lápices de dibujo arquitectónico Lápices de oficina Lápices de color profesionales Lápices de color escolares Que pasaría... Si con la ayuda del computador, tuviéramos cada uno de los artículos anteriores Agrupados por su Origen , o sea, en este caso, por cada uno de los siguientes proveedores: Berol Dixon Lapicera Mexicana Al tener los artículos así agrupados, podemos saber lo siguiente: q Inversión en inventarios por proveedor q Ventas de la línea de cada proveedor q Utilidad bruta que nos genera cada proveedor q "Retorno sobre Inversión" que cada proveedor está generando (utilidad bruta x 100 / q inversión en inventarios). Con base a la información anterior, se puede tomar cualquiera de las tres decisiones siguientes: 1.- No hacer nada Sin embargo, en virtud de que NO HABRA CAMBIO, no se incrementará la productividad. 2.- Analizar los Proveedores Descontinuando al menos productivo. CAMBIO que al reducir los recursos, incrementará la productividad. 3.- Analizar cada uno de los ARTICULOS Con dos fines: a- Adecuar las compras e inventarios a las ventas b- Evitar Duplicidad en nuestra inversión, quedándonos con el artículo que más se desplace. En los puntos 2 y 3 anteriores, se considera la reducción o adecuación de los inventarios con objeto de mejorar la productividad. Podemos decir que en la mayoría de las empresas, el inventario es un recurso importante, cuya administración es Teóricamente sencilla, que podemos implementar lo siguiente: 1.-La decisión de No Comprar para reducirlo (ya que con el simple transcurso del tiempo se disminuirá) 2.-La decisión de Promocionar algunos artículos (para violentar su reducción) 3.-La decisión de Abastecernos adecuadamente de determinados artículos que por su naturaleza son escasos, utilizando los recursos liberados en los dos puntos anteriores. Sin embargo, en la Practica ha sido casi imposible la administración razonable de los inventarios, porque el ordenamiento de información es por "Tipo de Artículo" (lapiceros, baleros, tornillos, etc.). Actualmente existe una nueva herramienta, el Computador, que permite manejar miles de artículos ordenados por origen o "proveedor", con lo que se Facilitara las decisiones del ejecutivo y la administración eficiente de los inventarios. Bases de Datos. Aunque la gestión de base de datos es un término informático, también se puede aplicar a las distintas formas en que se clasifica, se almacena y se usa la información. En el corazón de todo sistema de gestión de información existe una base de datos. Un archivero metálico con registros de clientes, un lote de tarjetas con nombres y números de teléfono o un cuaderno con una lista de un inventario de un almacén escrita a lápiz, son todos bases de datos. Sin embargo, el archivero o el cuaderno no constituyen en si mismos las bases de datos; lo que los convierte en bases de datos es la forma en que se organiza la información en ellos. Los objetos, como los archiveros o los cuadernos, simplemente ayudan a organizar la información del mismo modo en que un programa computarizado especial para el efecto constituye una ayuda. En una base de datos la información, normalmente, se organiza y se mantiene en una tabla compuesta por filas y columnas. En la figura 1 por ejemplo, se ve una lista de correos en forma de base de datos, cada fila conteniendo un nombre, una dirección, un número de teléfono y un número de cliente. Cada fila está relacionada con las otras porque todas ellas contienen el mismo tipo de información establecida en un orden determinado -una columna de nombres, una columna de direcciones, una columna de número de cliente, se trata de una base de datos. Nombre Dirección Ciudad Estado Cod No. No. . Postal Telefónico Cliente Marcos Valdés Independencia 1005 Tuxtepec Oaxaca 68000 921-56238 0002 Jaime Orozco Jacaranda s/n col. centro Minatitlan Veracruz 582200 923-36548 0005 Roberto Martínez Amapolas 302 Oaxaca Oaxaca 68000 951-253528 0001 Fernando Cervera Constitución No. 45 San Cristobal Chiapas 75800 956-65258 0003 Humberto García Aldama 405 Cd. del Carmen Campeche 50000 965-31065 0004 Figura 1. Una Base de Datos Simple. Los renglones en un archivo de base de datos se llaman registros y las columnas se llaman campos. Para ilustrarlo de alguna forma, compare un archivo de base de datos con un sistema de archivo de direcciones mediante fichas de 3 x 5 contenidas en un archivero (figura 2). Cada ficha del archivero es un registro concreto y cada categoría de información es un campo. Los campos pueden contener cualquier tipo de información que pueda ser clasificada. En el archivero de fichas cada registro contiene seis campos: nombre, dirección, ciudad, estado, código postal y número de teléfono. Como cada ficha del archivero contiene el mismo tipo de información, el archivero de fichas es un archivo de base de datos. La figura 3 identifica un registro y un campo en la base de datos de la lista de correos. En teoría, cualquier base de datos está dispuesta de tal forma que la información sea fácil de encontrar. En la figura 3, por ejemplo, los nombres están dispuestos por orden alfabético. Si usted quiere encontrar el número de teléfono de un cliente, simplemente ha de localizar el nombre y leer en el renglón hasta encontrar el correspondiente número de teléfono. Si usted está interesado en saber cómo un sistema de gestión de base de datos computarizado puede almacenar y recuperar la información de forma más eficiente que un sistema tradicional, llegará a descubrir que estos sistemas le ofrecen muchas ventajas. Un directorio telefónico por ejemplo, es adecuado para encontrar números de teléfono; Figura 2. Cada tarjeta representa un registro; la información esta separada por campos. Campo Nombre Dirección Ciudad Estado Cod. No. No. . Postal Telefónico Cliente Fernando Cervera Constitución No. 45 San Cristobal Chiapas 75800 956-65258 0003 Humberto García Aldama 405 Cd. DelCarmen Campeche 50000 965-31065 0004 Figura 3. Registros y campos de una base de datos Registro pero si todo lo que usted tiene es una dirección y no el nombre de la persona que vive en esa dirección, el directorio telefónico se vuelve baste incómodo para encontrar el número de teléfono de esa persona. Un problema similar es muy frecuente en los sistemas de archivo de las oficinas: si la información está organizada por nombres y usted quiere encontrar el nombre de todos los clientes que viven en un área determinada, tendrá que emprender una tediosa labor de búsqueda. Además, el organizar grandes cantidades de información con directorios escritos y archiveros suelen necesitar mucho espacio. Además, una base de datos manual puede ser difícil de modificar. Por ejemplo, el añadir un nuevo número de teléfono a la lista puede significar tener que rehacer la lista. Si la compañía telefónica fuera a asignar un nuevo código de área, alguien tendría que buscar todos los números de teléfono que tuvieran el código antiguo y reemplazarlo por el nuevo. Cuando la base de datos se implementa en una computadora, muchos de esos problemas desaparecen. Una base de datos computarizada proporciona velocidad: buscar un número de teléfono entre un millar con cien elementos requiere menos de dos minutos. Una base de datos computarizada es compacta: una base de datos con unos 100,000 elementos puede ser almacenada en un pequeño disco. Una base de datos computarizada es flexible: se puede examinar la información bajo distintos ángulos, de forma que, por ejemplo, se puede buscar automáticamente un número de teléfono a partir de un nombre o a partir de una dirección. Tareas que serían costosas en tiempo llevándolas a cabo manualmente son más prácticas con la ayuda de la computadora. En principio, una base de datos en una computadora no es diferente de una base de datos registrada en papeles y archiveros. Pero la computadora hace el tedioso trabajo de mantener y acceder a la base de datos, y lo hace rápido. Una base de datos computarizada que puede hacer todo esto se conoce como un sistema de gestión de base de datos. Base de Datos Relaciónales. Existen muchas formas de mantener información en una computadora, pero todas constituyen auténticos sistemas de gestión de base de datos. Un programa de procesamiento de textos puede ser usado para organizar datos en forma de listas, sin embargo, sólo ofrecerá una limitada flexibilidad. Es usted el que tiene que ordenar, reorganizar y acceder a la información. Un paso más allá de los procesadores de textos lo constituyen los sencillos gestores de archivos. Los gestores de archivos son programas relativamente baratos que usan archivos de base de datos para almacenar información. La mayoría de los gestores de archivos también pueden llevar a cabo ordenaciones y otras tareas simples. Los gestores de base de datos también guardan la información en archivos de base de datos, pero, además de ser más sofisticados que los gestores de archivos, pueden acceder simultáneamente a la información de dos archivos de base de datos, mientras que los gestores de archivos sólo pueden acceder a un archivo de base de datos cada vez. La imposibilidad de trabajar con más de un archivo de base de datos puede constituir una seria limitación. Si el gestor de archivos se encuentra accediendo a la información de un archivo y necesita tres campos de información de un segundo archivo, no podrá continuar a menos que pueda disponer de ese segundo archivo de base de datos. Solamente una vez que el gestor de archivos haya terminado con el primer archivo de base de datos podrá proceder con el segundo. Pero, de qué sirve esto cuando lo que el gestor de archivos necesita es información de ambos archivos de base de datos a la vez? . La única solución sería duplicar los tres campos del segundo archivo de base de datos en el primero. Afortunadamente esto no es ningún problema para un gestor de base de datos Relacional. Suponga que la lista de correos mantiene información sobre los clientes de un almacén que distribuyen accesorios de cocina al por mayor. El almacén puede tener, además, una base de datos aparte para los pedidos de los clientes, incluyendo campos para el número del cliente, el número de la mercancía, el precio unitario, la cantidad solicitada y el costo total. La base de datos de la lista de correos y la de los pedidos de los clientes son relaciónales, ya que tiene el campo de número de cliente en común (FIGURA 4.). Buscando el número de cliente en la lista de correos y comparándolo con el del formulario de pedidos, el gestor de la base de datos puede determinar, mediante una base de datos, quién es el comprador y dónde localizarlo, y qué es lo que ha pedido y el costo total de la compra mediante la otra base de datos enlazadas por un campo común se llama gestor de datos relaciónales. El mantener este mismo ejemplo con un gestor de archivos sería muy difícil, ya que el gestor de archivos no puede acceder a la lista de correos cuando llega el momento de saber dónde hay que mandar la mercancía. Lista de Correos Nombre Dirección Ciudad Estado Cod. No. No. . Postal Telefónico Cliente Marcos Valdés Independencia 1005 Tuxtepec Oaxaca 68000 92156238 0002 Jaime Orozco Jacaranda s/n col.centro Minatitlan Veracruz 582200 92336548 0005 Roberto Martínez Amapolas 302 Oaxaca Oaxaca 68000 951253528 0001 Fernando Cervera Constitución No. 45 San Cristobal Chiapas 75800 95665258 0003 Humberto García Aldama 405 Cd. Del Carmen Campeche 50000 96531065 0004 Pedido de los Clientes No. Cliente No. Mercancía Precio por Unidad Cantidad Precio Total resumida de las cuentas por pagar, por acreedor. Extracción y ordenamiento de información seleccionada de los archivos ( por ej Relaciones entre bases de datos. La única alternativa sería las dos bases de datos, pero esto podría dar lugar como resultado una base de datos torpe e ineficiente. Por ejemplo, para representar dos compras realizadas por el señor Jaime Orozco, habría que duplicar su nombre, dirección y número de teléfono (FIGURA 5). Si, en cambio, Jaime Orozco hubiera comprado 100 artículos, la mecanografía extra necesaria sería mucho mayor, desaprovechando un valioso espacio de memoria. Nombre Dirección No. No. Precio por Cantidad Precio . Telefónico Mercancía Unidad Total Marcos Valdés Independencia 1005 92156238 15a 1,500.00 5 7,500.00 Jaime Orozco Jacaranda s/n centro 92336548 15b 1,750.00 10 17,500.00 Roberto Martínez Amapolas 302 951253528 511 500.00 3 1,500.00 Fernando Cervera Constitución 45 95665258 555 1,000.00 4 4,000.00 Humberto García Aldama 405 965- 31065 69 650.00 7 4,550.00 Figura 5. Archivos de base de datos de la lista de correos y de facturas de los pedidos de los clientes combinados. El campo innecesario de cliente fue eliminado. Como decide el Ejecutivo. Si el computador es una herramienta para facilitar las decisiones, es indispensable que a continuación analicemos como decide el ejecutivo: q OBLIGADO por un problema o crisis q ANTICIPÁNDOSE para evitar que en el FUTURO se presenten problemas y para mejorar (mediante cambios), la utilización FUTURA de los recursos de su empresa. Para continuar, analizaremos el origen de las crisis internas en las empresas: En su mayoría, las crisis que se presentan HOY, fueron originadas por no haberse tomado las decisiones pertinentes en el pasado. A continuación presentaremos ejemplos del concepto anterior: Ventas Perdidas; Por NO HABERSE ordenado los productos a tiempo. Máquina Descompuesta; Por NO HABÉRSELE dado mantenimiento preventivo. Cobro de Honorarios Insuficientes; Por NO HABERSE efectuado correctamente el presupuesto. Sobregiros en Bancos; Por NO HABERSE... Características que deben tener los sistemas de información: Básicamente son dos, mismos que a continuación se detallan: 1. Deben orientarse a facilitar la toma de Decisiones Oportunas, con lo que se evitaran las crisis internas. 2. Deben mostrar el Impacto Futuro que esas decisiones tendrán en los recursos de la empresa, con objeto de que el ejecutivo pueda evaluar distintas alternativas. Esencialmente un sistema de información debe proyectar el futuro; ya que no podemos alterar el "pasado" y de ser forzados a decidir al momento, generalmente lo haremos debido a las crisis internas. Para quien deben crearse los sistemas de Información? Incuestionablemente para: Los Ejecutivos Intermedios La respuesta anterior, es demasiada categórica, por lo que es indispensable considerar otras opiniones. El decidir es un característica esencial del ejecutivo, por lo que casi todos los autores, que han escrito sobre administración de empresas tocan el tema. Dos escritores me han impactado fuertemente: Peter F. Drucker y Andrew S. Grove (Presidente de Intel), por lo que a continuación exponemos conceptos en donde hemos mezclado sus opiniones: Las Decisiones no se limitan a tomarlas, tienen que ponerse en práctica.... por lo que para Incrementar la productividad de una empresa, es necesario que sean tomadas por los niveles competentes más bajos, por ser ellos responsables de que se materialicen. También tenemos el siguiente pensamiento: La llave del éxito de las empresas, consiste en: Proveer de información al ejecutivo intermedio ,para que con el poder del conocimiento, pueda tomar decisiones, que el mismo implantará usando el poder de su posición jerárquica. Mi despacho es una empresa? Como puedo hacerlo mas productivo? Autogenere su cambio hacia una mayor productividad con sus mismos recursos y energía |