| APUNTES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ETAPAS DE LA AUDITORIA CLICK PARA AUDITORIA ADMINISTRATIVA CLICK PARA APUNTES CLICK PARA INICIO PROPÓSITO Evaluar el Fundamento de la administración, mediante la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento de posibles alternativas de solución. ALCANCE Como puede abarcar una función específica; también puede dar un enfoque de sistemas o bien, puede abarcar una unidad o grupo de unidades que formen un organismo social. APLICACIÓN Corresponde a la Administración, lo cual obedece a que los principios de ésta son generales y aplicables en cualquier organismo social. FUNCIÓN Realiza el análisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que los objetivos y políticas preestablecidas se ajusten adecuadamente, así como verificar que los recursos con que cuenta; técnicos, materiales y humanos sean aprovechados racionalmente. VENTAJAS ·: Economía en el costo · Imparcialidad + Aplicación actualizada de conocimientos + Crecimientos profesionales con gente de experiencia + Atención específica de problemas PLANEACIÓN EXAMEN ¡ ETAPAS DEAUDITORIA ADMINISTRATIVA 1 EVALUACIÓN PRESENTACIÓN CONTRATACIÓN DEL SERVICIO SOLICITUD Cuando el cliente realiza la solicitud de un auditor, es por que éste considera que hay alguna falla en la institución por tanto debe, en la primer entrevista con el auditor expresar sus dudas y consideraciones al respecto para que el auditor pueda a su vez con base en esta información considerar los problemas existentes o causas que motivaron al cliente a solicitarlo, y podrá considerar: 1. Que el cliente desconoce las causas reales del problema y la forma misma de atenderlo; o: 1. Que el cliente conoce o cree conocer el problema. Esta fase inicial permite que el auditor realice una previa investigación, la cual le dará la pauta para conocer lo acertado que pueda estar el cliente con lo que él mismo expuso sobre el problema; así mismo, el auditor puede precisar las características y alcance del problema, lo cual le permitirá estimar el tiempo necesario para su solución y el presupuesto del mismo. CONTRATACIÓN En esta fase, el auditor debe presentar una carta al cliente, en la cual estipulará entre otras cosas lo acordado con el cliente para que posteriormente no se presente algún malentendido, además de que debe contener: + Mención de los antecedentes de contratación del servicio < Objetivos del trabajo + Alcance + Especificaciones sobre el tipo de colaboración + Medios que la empresa se obliga a prestar para la ejecución del trabajo + Personal que utilizará y su categoría + Tiempo probable para su ejecución + Honorarios por devengar y forma de pago + Fecha de iniciación de los trabajos + Periodicidad y tipo de información que debe formularse, con relación a los trabajos que se efectúen + Forma de cómo el cliente cubrirá los gastos específicos que el auditor se vea precisado a realizar y los cuales no quedaron incluidos en la relación de honorarios ESTIPULACIÓN DE HONORARIOS Esto es algo fundamental y un tanto delicado, ya que habría que estipular el tiempo real para realizar el trabajo; esto se puede hacer a través de tres formas de cobrar dichos honorarios, considerando siempre que es a final de cuentas la fuente de ingresos para el sostenimiento del despacho mismo; así mismo, se debe establecer la forma de cobrar dichos honorarios. HONORARIOS FIJOS Este se realiza tomando en cuenta el tiempo en que se estima que se llevará a cabo el trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar; generalmente se determina multiplicando el costo real por tres, de lo cual se considera: un tercio correspondiente al costo, otro tercio al pago de los gastos de oficina y el tercio restante a las utilidades. Este método tiene la ventaja de que el cliente conoce desde un inicio el monto total a pagar por el servicio recibido, así como el auditor conoce e monto de su ingreso; sin embargo, tiene la desventaja de que es sumamente difícil prever el tiempo real a emplear para el trabajo, lo cual puede ocasionar que se realice en un tiempo mayor del estimado y esto implica gastos extra par ale auditor. HONORARIOS VARIABLES En este método, los honorarios van con relación al trabajo ejecutado, tiempo empleado y personal utilizado, lo cual no representa presión alguna para el auditor en cuanto al tiempo para su realización; sin embargo, presenta la desventaja de que al momento de presentar el importe del trabajo realizado, el cliente no tenga el suficiente efectivo para realizar el pago o simplemente se le haga demasiado elevado el costo y por tanto se niegue a pagar. El importe de los honorarios se determina con el tiempo empleado, y el costo del personal que llevó a cabo el trabajo multiplicado por tres. HONORARIOS CON BASE EN IGUALA Los honorarios con base en iguala se determinan considerando el tiempo que se estima llevar a cabo el trabajo total y el costo del personal que lo va a efectuar, dividiendo el importe que se determine en forma total entre los períodos en que va a ser cubierta la iguala. Esto es, que el auditor acepta el pago de sus honorarios por períodos determinados, lo cual conviene al mismo cliente el desembolso de estas cantidades en forma predeterminada. NORMAS DE ÉTICA PROFESIONAL QUE SE DEBEN TENER PRESENTES EN TRABAJOS DE AUDITORIA CAPACIDAD Cuando el auditor decide responsabilizarse por algún trabajo Debe estar consciente de que posee la capacidad suficiente para dicha realización, así como del personal mismo que estará apoyándolo en la auditoria, sobre todo si por algún motivo debe ausentarse. INDEPENDENCIA El auditor durante la realización de su trabajo, debe actuar con entera libertad, sin influencias de persona alguna, ya sea que ésta haya contratado sus servicios o cualquier otra persona que tenga alguna relación con la empresa en la que se realiza la auditoria. EQUIDAD Esto es, que de alguna manera las opiniones o consejos que el auditor emitirá, no efectúen los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador y de la empresa misma que lo contrató. SELECCIÓN DE CLIENTES El auditor aceptará aquellos clientes cuya finalidad no se oponga a los lineamientos que lo forman como profesionista y ética sobre la cual se desarrolla profesionalmente, asimismo, rechazará a los que considere deshonestos y a los que él mismo considere no ser de utilidad de acuerdo a los intereses del cliente. SECRETO PROFESIONAL El auditor esta obligado a callar toda aquella información a la cual tuvo acceso y por tanto conoció con relación a la empresa para la cual trabajo. HONORARIOS + Se deben estimar en relación directa de la importancia, responsabilidad, calidad y justa valoración del servicio. + Las retribuciones del auditor deben ser justas, de forma tal que le permitan cubrir las necesidades de él y sus colaboradores + No debe reducir costos para disminuir los honorarios, ya que simultáneamente decrementaría la calidad del servicio mismo. + No intentará obtener preferencia alguna a través del otorgamiento de dádivas o gratificaciones, para la obtención del contrato. + En ningún caso deberá disminuir la calidad y características del servicio, ni prolongar el tiempo y alcance de los trabajos contratados en prejuicio del cliente. DIFUSIÓN DEL SERVICIO Un trabajo con calidad y eficiencia, es sin duda alguna el mejor medio de difusión, dado que el cliente estará satisfecho de hablar en pro de la utilidad de los servicios recibidos. Es conveniente además, que para la difusión de dichos servicios, el auditor asista y participe en conferencias, seminarios, mesas redondas, así como colaborar en publicaciones de carácter técnico como artículos de fondo, con el objeto de aumentar sus relaciones y dar a conocer su calidad. CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR IMAGINACIÓN La imaginación es una de las características de todas las personas, pero hay quienes la desarrollan más; por tanto, el auditor debe ser lo suficientemente imaginativo para poder idear, crear, apreciar y resolver situaciones determinadas proporcionando soluciones eficaces. INTELIGENCIA Cuando el auditor esta dotado de inteligencia, podrá razonar y apreciar con mayor facilidad los problemas existentes y discernir sobre ellos con acierto. CRITERIO El auditor debe tener la facultad de discernir y formar juicios con lógica y sentido común, a fin de encontrar soluciones prácticas y sencillas. INICIATIVA Es la acción oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con rapidez y eficacia. RESPONSABILIDAD El auditor debe tener presente la responsabilidad social y de servicio que contrae al aceptar un trabajo profesional, condición que lo obliga a aceptar solamente aquellos trabajos para los cuales está capacitado. TRATO Es la forma en como el auditor debe conversar, comunicar y tratar a las personas, lo cual implica obtener éxito en los trabajos. PAPELES DE TRABAJO Son los documentos en los cuales se plasman los resultados de análisis e investigaciones, y los cuales tienen como objeto normar el criterio del auditor sobre determinado asunto. Dichos documentos son propiedad del auditor y representan un apoyo para formar sus juicios; éstos, revisten características especiales debido a la diversidad de las áreas que abarcan sus servicios. Dentro de la importancia de dichos documentos tenemos que: 1. Constituyen una prueba del trabajo realizado. 2. Son el punto de apoyo para emitir las recomendaciones que considere necesarias. 1. Son fuente de información, a la que puede recurrir en el momento que lo crea necesario. 1. Son memorias de experiencia. PROGRAMAS DE TRABAJO Estos consisten en la presentación en forma escrita de los pasos ordenados lógicamente del trabajo a realizar en un período dado, lo cual nos permite determinar la fecha de inicio y la de terminación del trabajo; deben de quedar enlistados todos los trabajos que se han de realizar para el logro de los objetivos propuestos. Encontramos como ventajas: + Seguir un orden en la ejecución de los trabajos. + Conocer el trabajo realizado y el pendiente de ejecutar. + Conocer discrepancias entre el tiempo estimado y el real + Imponer las medidas necesarias con oportunidad, cuando existan diferencias de consideración en plazos fijados y volúmenes de ejecución. e Apreciar que las labores asignadas a cada persona se hayan efectuado con oportunidad y determinar en caso contrarío responsabilidades. Considerar situaciones imprevistas y tomar decisiones al respecto PROGRAMA DE TRABAJO ETAPAS PRIMERA PLANEACIÓN SEGUNDA EXAMEN TERCERA EVALUACIÓN CUARTA PRESENTACIÓN PRIMERA ETAPA PLANEACIÓN a) Definición del estudio a desarrollar b) Diagnóstico administrativo: · Elaboración del programa de diagnóstico · Aprobación del programa e Desarrollo del diagnóstico c) Definición del objetivo. d) Alcance específico de la auditoria. e) Determinación del personal necesario. f) Programación del tiempo estimado. g) Definición de las técnicas y herramientas a utilizar. h) Aprobación del programa de auditoria. SEGUNDA ETAPA EXAMEN a) Entrevista con los responsables de:_________________________ con objeto de indicarles el seguimiento a la atención de las áreas de problemática relevante. b) Aplicación de técnicas de Auditoría Administrativa. c) Captación de documentación necesaria. d) Revisión, complementación y depuración de la información captada. e) Captación de opiniones y sugerencias. TERCERA ETAPA EVALUACIÓN a) Análisis y evaluación de la información captada. b) Jerarquización de observaciones. c) Planteamiento de las recomendaciones. d) Discusión de las observaciones. CUARTA ETAPA PRESENTACIÓN a) Elaboración del informe final. b) Presentación del informe al director general y subdirector de auditoria. c) Presentación del informe a los responsables de la unidad auditada. PLANEACIÓN Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas en los programas. Su finalidad consiste en poder prever anticipadamente a la acción, y todos aquellos factores que se requieren. Los puntos a considerar en la planeación son: + Características particulares de la empresa. + Finalidad de los trabajos. + Secuencia de su desarrollo. + Estimación de tiempos. + Determinación del personal que intervenga. + Determinación de las técnicas que se utilizarán. + Determinación de medios materiales. + Determinación del apoyo que el organismo social proporcione. Para la elaboración de los programas específicos de auditoria es necesario antes que nada, recabar información y recopilar documentos para tener un conocimiento amplio de lo que se va auditar. Después de la investigación preliminar y ya adquiridos los conocimientos sobre la unidad a auditar, se proceden a realizar un análisis de la documentación e información recabada para identificar las áreas problemáticas. El programa se elabora con base en la información obtenida, lo cual nos permitirá establecer los puntos que serán tratados; ya definido el problema y el alcance que tendrá la auditoria de acuerdo al programa establecido, se proceden a considerar el personal que se empleará, el cual debe estar plenamente capacitado para este trabajo, siendo requisitos elementales con los cuales deben contar: + Diseño de sistemas y procedimientos. + Análisis de puestos. + Organización y métodos. + Manejo y control de proyectos. + Técnicas de investigación. Antes De Iniciar La Auditoria Se Diseñarán Los Instrumentos A Utilizar Así Como Las Técnicas, Las Cuales Serán Principalmente: ~ Organigramas Diagramas de proceso de flujo Gráficas de Gantt Redes de actividades ~ Estadistícas __ Análisis de tiempos y movimientos ~ Muestreo y pruebas selectivas ~ Rendimiento de trabajo ~ Análisis de condiciones de trabajo ~ Análisis de la demanda _ Análisis factorial - Papeles de trabajo ~ Análisis de productividad del trabajo Análisis de capacidad instalada, entre otras. EXAMEN Es la etapa en donde se inicia la auditoria y en donde se deben de aplicar las técnicas de investigación, para la obtención de información necesaria para poder así realizar el diagnóstico pertinente. Además, se debe conocer si el director tiene interés por que se revise específicamente alguna área en especial de la empresa. Se pone en marcha la ejecución del programa de trabajo así como, el planteamiento del objetivo, alcance y personal que se empleará. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN Su objetivo consiste en encontrar los elementos necesarios y precisos para que el auditor se pueda formar un juicio sobre los problemas referentes al caso que se atiende. El propósito fundamental, es conocer la problemática que existe de fondo, sin tener información vaga que dificulte el análisis. Dentro de las técnicas que son más empleadas tenemos; Encuestas · Cuestionarios e Entrevistas Estilos Técnicas Interpretación de documentos · Verificación ¨ Observación ENCUESTA Se puede aplicar en forma combinada, además de que permite captar la información planteada del área a auditor; se puede realizar a través de: a> Cuestionarios b> Entrevista a> gráficas Estos nos permiten obtener información a través de una serie de preguntas, además de que nos ayuda a ahorrar tiempo en el desarrollo de la investigación, dado que puede ser contestado simultáneamente por varias personas; de la ventaja que ofrece, tenemos que: + Elimina la posibilidad de omitir preguntas importantes. + Se obtiene información específica de cada caso. + Se incluyen todas las preguntas de interés tal, que permitan capacitarse al auditor para poder formular sus conclusiones. Los cuestionarios a su vez se clasifican en: Cuestionarios con respuesta abierta Este tipo de cuestionarios permite al interrogado ampliarse en sus respuestas con suma libertad, lo que proporciona al auditor ideas sobre las aptitudes de los interrogados. Cuestionario con respuesta cerrada Sólo se le permite al interrogado contestar afirmativamente o negativamente; sin embargo, al estructurar la pregunta es de suma importancia que ésta se enfoque a lo que realmente se desea saber. Cuestionario con respuesta selectiva El interrogado puede elegir una de entre varias alternativas, lo cual permite tener una apreciación de acuerdo con los índices mayoritarios. La información que se ha de obtener de los cuestionarios deberá en medida que se verifique; por tanto, los cuestionarios pueden ser: + Cuestionario general de auditoria + Cuestionario funcional + Cuestionario de análisis de las condiciones de trabajo + Cuestionarios de análisis de procedimientos + Cuestionarios de análisis de formas b) Entrevista ser confiable Esta técnica nos permite obtener información a través de conversaciones con las personas que de alguna manera tienen relación con lo que se investiga: para tal efecto; + La presentación debe inspirar confianza + Se debe actuar sencillamente + La conversación se debe encaminar a lograr la información deseada + La conversación se debe desarrollar en función de la cultura y/o preparación de la persona con quien se trata + Se deben hacer aclaraciones para poder satisfacer las dudas existentes La entrevista se puede realizar en forma individual o en forma general; sin embargo, aunque la general nos aporta ahorro en cuanto a tiempo y costo, no nos permite tener acercamiento con las personas por tanto, las respuestas pueden ser superficiales. Es además indispensable que la persona que aplique la técnica de la entrevista, sepa manejarla y tener amplio conocimiento de la misma, y de los rasgos de la personalidad. RASG0S DE LA PERSONALIDAD TIMIDO EMBUSTERO MANIPULADOR AGRESIVO Introvertido Maniático Egocéntrico Autosuficiente Sentimental Simulador Vengativo Extrovertido Inseguro Mentiroso Político Sarcástico Sugestionable Farsante Excéntrico Sociable Depresivo Creativo Impulsivo Desconfiado Flexible Seguro Mediocre Líder Seguro Sumiso Inestable Son éstos los rasgos que deben conocer e identificar al momento que se realiza la investigación, ya que debemos considerar que se debe tratar de manera distinta a todos y cada uno de los entrevistados y sobre todo, si ya hemos identificado sus rasgos. TÉCNICAS DE LA ENTREVISTA Rapport Que se le otorga al escucharle. Se inicia la entrevista dejando a la persona que hable con soltura y time confianza en el interés Eco Se dirige al entrevistado a introducimos más en el tema a través de la repetición de la última palabra que éste pronuncie. Silencio Se guarda silencio aún cuando el entrevistado ha terminado de hablar, lo cual lo insta a que comente algo más. Confrontación Se emplean sobre todo en personas que son muy dadas a exageraciones, por tanto se debe probar lo que argumentan tan exageradamente. Preguntas proyectadas Se brinda la oportunidad de expresarse con libertad al referirse en su conversación en el sentido de terceras personas. Preguntas situacionales. El entrevistado dará su respuesta de una situación hipotética en la cual él se colocara. Uso del agrado Se apoya lo que el entrevistado dice a través de gesticulaciones aprobatorias. Uso del desagrado Se emplea sobre todo para medir la seguridad de lo que dice el entrevistado. Presión emocional Nos permite medir el grado de control emocional a través de la presión que se ejerce en lo que dice el entrevistado. Presión de tiempo: Se le indica al entrevistado el tiempo que tiene para exponer sus opiniones y respuestas. ESTILOS PARA ENTREVISTAR Entrevista de una persona tímida Se apoya al entrevistado con preguntas sencillas y concretas, de manera tal que se forme un ambiente de seguridad, hasta que el entrevistado sienta confianza con el auditor. Entrevista de una persona embustera Para entrevistar a este tipo de personas se emplea la entrevista de confrontación, dado que éstas tienden a exagerar la información que están proporcionando; así mismo, es recomendable comprobarla con su jefe inmediato. Para entrevistar a un manipulador Estas personas tienden a adular demasiado al que realiza la entrevista, motivo por el cual el auditor no debe perder de vista tal intención y sobre todo, estar completamente consciente de la finalidad de dicha entrevista. Entrevista con una persona agresiva Se debe permitir que sea el entrevistado el que inicie el Rapport de una forma breve, al mismo tiempo que se le orienta el sentido de la conversación hacia el tema que sé esta investigando. INTERPRETACIÓN DE DOCUMENTOS Para poder realizar ésta técnica, es necesario que el auditor tenga acceso a toda la información que juzgue pertinente para analizar la situación de la empresa; para este efecto, los directivos de la empresa deben proporcionarle o facultarlo para obtener dicha información: a continuación, se estudian dichos documentos y se evalúa en función a lo que se investiga. VERIFICACIÓN Es la comprobación de que se lleven a cabo los objetivos y políticas, así como los procedimientos preestablecidos. OBSERVACIÓN En esta técnica sólo se observara el desarrollo de las operaciones de determinada área, a fin de obtener información de la misma. DATOS CONCENTRACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIÓN Se realiza una recopilación de toda la información obtenida durante el proceso de investigación; ya fuese oral o escrito, y se procede a clasificarlos. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS Se deben agrupar de manera tal que faciliten el proceso de evaluación de resultados. EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS Se deben analizar de tal manera, que se pueda evaluar la situación de mayor problemática y sus posibles soluciones. DETERMINACIÓN DE LA SOLUCIÓN La capacidad y experiencia del auditor dará la pauta para establecer la solución, dado que no existe regla alguna que señale el procedimiento para determinar la solución misma; sin embargo, se deben considerar para la decisión final los siguientes factores: Utilidad que reporta al cliente; ésta debe ser real y efectiva Sujeción a los objetivos y políticas establecidas; la solución debe encontrarse dentro de los lineamientos de los objetivos y políticas de la empresa ~ Requerimientos del cliente; la solución debe satisfacer las necesidades del cliente ~ Recursos disponibles; se deben considerar los recursos de la empresa para llevar a la práctica las soluciones. ~ Costos de ejecución; que el costo del seguimiento del programa de recomendaciones sea de beneficio a la empresa. Riesgos probables; los factores que influyan para el incumplimiento de las recomendaciones ~ Posibilidad de control; las alternativas de solución deben ser de fácil control ~ Tiempo de realización, desarrollo de la empresa, condiciones legales y derechos ~ humanos entre otros. Se deben considerar todos los factores que implican el medio ambiente de la empresa para poder así determinar una solución viable. Es de considerar que la Auditoria debe realizar sus evaluaciones tratando de ser siempre objetiva y concreta, además de considerar para tales efectos las funciones de la administración, tales como: PLANEACIÓN <. Objetivos · Políticas + Planes + Programas ORGANIZACION + Estructura orgánica + Funciones + Niveles de autoridad y responsabilidad + Manual de organización INTEGRACIÓN + Elemento humano + Recursos materiales + Recursos técnicos ·: Recursos financieros DIRECCIÓN <. Supervisión ·:~ Comunicación y coordinación ·:~ Delegación CONTROL ·:~ Registros y controles operativos ·;~ Medidas de control que aseguren los resultados ·:~ Sistemas y procedimientos administrativos + Manual de operaciones GUIA DE EVALUACIÓN OBJETIVO: Contar con los lineamientos que orienten y uniformen el método a seguir durante la evaluación de los resultados obtenidos en la práctica de la auditoria. También se puede contar con la determinación anticipada de criterios, que permitirán evaluar las auditorias practicadas, y obtener un resumen particular por cada unidad que forma un organismo social, mediante el empleo de la tabla de puntuación de los diferentes elementos que evalúan la eficiencia administrativa. CRITERIOS PARA SU APLICACIÓN La evaluación se fundamenta en cuatro elementos, que a su vez se subdividen en subelementos: PLANEACIÓN ·:~ Planes de trabajo; evaluación de las disposiciones ordenadas para trabajar en equipo, en cuanto a la acción de cumplir con los objetivos. <e Objetivos; se evalúa el establecimiento de metas a corto, mediano y largo plazo con que cuenta la unidad para la determinación de resultados <. Políticas; evaluación de las políticas establecidas previamente para el logro los objetivos estipulados en los programas, comprobando y determinando porcentaje de funcionalidad ORGANIZACIÓN Del 4:. Estructura orgánicas y funcional; evaluación del sistema de organización de la unidad, así como la forma en que se consideran las jerarquías, funciones, obligaciones y responsabilidades que se requieren para mayor eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los planes y programas de trabajo establecidos. ·.. Manual de organización; se evalúa la vigencia del manual contra el funcionamiento real de la unidad u organismo, o bien, si su contenido comprende objetivos, políticas, estructura orgánica, organigrama funcional y funciones especificas. e.. Aprovechamiento de recursos humanos; evaluación del aprovechamiento de los recursos humanos de que dispone la unidad, considerando la selección de personal, la capacitación, el desarrollo, la calificación de la actuación, los registros de personal, los planes de incentivos y de sueldos y salarios. <e Utilización y racionalización de recursos materiales; se evaluará la asignación y utilización de los recursos materiales de que dispone la empresa. DIRECCIÓN + Delegación; evaluación del equilibrio prevaleciente entre las funciones conferidas y la autoridad asignada con que cuenta la unidad u organismo, para el cumplimiento de los programas. + Comunicación: se evaluará la efectividad de los medios formales de la comunicación de la unidad, así como la habilidad para comunicarse con el personal a través de la aplicación de los medios apropiados, los cuales pueden ser orales ( órdenes e instrucciones), escritos) reportes, informes, oficios, etc.), audiovisuales (transparencias, acetatos, peliculas, etc.) + Supervisión; evaluación de la capacidad que tiene el personal para supervisar con mando de la organización o unidad, así como la medida en que organizan y dirigen el trabajo de equipo que se requiere para alcanzar las metas de productividad fijadas. CONTROL + Sistemas u procedimientos administrativos; evaluación de la funcionalidad de todos aquellos sistemas y procedimientos que se llevan a cabo en la unidad u organismo, considerando los formatos, los reportes y, en general, todos los documentos que intervengan en la captura de información + Manual de operación; se evalúa la eficacia de los manuales de operación que normen las actividades de la unidad u organismo en cuanto a procedimiento se refiere. · Medición de resultados; evaluación de las medidas de control que determinen el grado de avance de los programas, subprogramas y proyectos, así como los instrumentos que controlen el desarrollo operativo de la unidad. Después de definir los elementos y subelementos, se estructura una tabla con cinco grados de amplitud por cada elemento, y con un intervalo de cinco puntos estándar por cada grado, los cuales integran, en su conjunto el 100% de los elementos empleados para la evaluación, los cuales están representados de forma equitativa en un 25% por cada elemento. Los parámetros para la evaluación están dados de la forma siguiente: PARA LA PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL Evaluación Puntuación Grado Carencia 0 I Deficiente o inadecuado De 5 a 15 II Elemental o mínimo De 16a30 III Adecuado o aceptable De 31 a45 IV Optimo o excelente De 46 a60 V PARA LA ORGANIZACIÓN Evaluación Puntuación Grado Carencia o I Deficiente o inadecuado De 5 a 20 II Elemental o mínimo De 21 a40 III Adecuado o aceptable De 41 a60 IV Optimo o excelente De6l a80 V TABLA DE PUNTUACIÓN ELEMENTOS Y SUBELEMENTOS GRADOS PLANEACIÓN I II III IV V Planes de trabajo o 5 10 15 20 Objetivos o 5 lo 15 20 Políticas o 5 lo 15 20 Total O 15 30 45 60 ORGANIZACIÓN Estructura orgánica y funcional o 5 10 15 20 Manual de organización o 5 10 15 20 Aprovechamiento de recursos o 5 10 15 20 humanos Utilización y racionalización de o 5 l0 15 20 recursos materiales Total o 20 40 60 80 DIRECCIÓN Delegación o 5 10 15 20 Comunicación o 5 10 15 20 Supervisión o 5 10 15 20 Total o 15 30 45 60 CONTROL Sistemas y procedimientos o 5 10 15 20 administrativos Manuales de operación o 5 10 15 20 Medición de resultados o 5 l0 15 20 Total O 15 30 45 60 INSTRUCTIVO DE LA HOJA DE EVALUACIÓN OBJETIVO Concentrar los resultados obtenidos de la evaluación de la auditoria practicada por unidad u organismo. ALCANCE Todas las unidades que forman un organismo social RESPONSABLES Subdirector de auditoria Jefe del departamento de Auditoria Administrativa PROCEDIMIENTO · Unidad auditada; especificar el nombre de la unidad · Departamento; nombre del departamento al que se evaluará · Fecha; dia, mes y año de la elaboración de la hoja de evaluación · Elemento; según la tabla de puntuaciones se anotará el elemento correspondiente · Subelemento; Precisar el subelemento que se evalúa · Grado; anotación de la ponderación del subelemento . puntos; asignación de valores numéricos de acuerdo al resultado obtenido en la evaluación · Argumentos para calificar; descripción de la justificación de la calificación · Valuada por; nombre del personal participante en la evaluación |
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