Una base fundamental para comprender la naturaleza de la auditoria interna es el análisis de la relación que esta guarda con otras actividades de la organización. En primer lugar, el trabajo de auditoria interna requiere ser independiente de las operaciones rutinarias de una empresa; prueba de ello es que si cualquier trabajo de revisión fuera suspendido en un momento dado, no afecta en absoluto la marcha normal de las operaciones del negocio.
La actividad del grupo de auditoria interna, en ocasiones, esta cubierto con acciones de tipo rutinario, por consiguiente, no se hace necesario efectuar revisiones complementarias.
Un segundo aspecto de importancia de la relación de auditoria interna con otras actividades de la organización, es que el auditor interno es un elemento de nivel staff y, consecuentemente, por esta razón, no debe ocupar el papel y responsabilidades de otros empleados. De esta manera, la línea de mando o supervisión es responsable directa de sus acciones y de ninguna manera podrá descansar en el auditor interno.
Un ultimo aspecto es el relativo al inevitable traslape de la auditoria interna con otras muchas actividades de cualquier organización. En principio, todo el personal de una empresa esta encomendado a realizar su trabajo con efectividad, procurando el máximo bienestar de ella en todas sus áreas. Esta filosofía va incrementándose de acuerdo a la escala organizacional, incluyendo las áreas staff. De esta manera, el grupo de análisis financiero, el grupo de investigación y desarrollo o cualquier otro grupo staff están mucho mas obligados por ser los analistas y asesores en aspectos operacionales. Frecuentemente se crean grupos especiales de estudio e investigación para resolver problemas específicos de la dirección.
El grupo de auditoria interna es el único que esta completamente desligado del binomio: componentes de operación y actividad staff; además, puede visualizar diferentes problemas desde su punto de vista independiente en términos de control en general. Abundando, los conocimientos que tiene el auditor en aspectos de control financiero le proporcionan mayores elementos para cubrir cualquier área operativa.
Ningún otro grupo en una empresa puede reunir las características de imparcialidad, espíritu de servicio a la organización y mayor capacidad en materia de control, incluyendo lo relativo a controles financieros, como el el grupo de auditoria interna.
CONCEPTO Y EVOLUCION DE LA AUDITORIA INTERNA
Auditoria interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización.
El trabajo de auditoria interna es un control organizacional cuya función consiste en medir y evaluar la eficiencia de otros controles.
Evolución
La función de auditoria interna se presenta cuando cualquier persona se ocupa de revisar algo que ella misma hizo. En este punto, esta misma persona se pregunta que tan bien lo ha hecho y, tal vez, evaluara la posibilidad de como hacerlo mejor si lo tuviera que hacer otra vez. Cuando una segunda persona se involucra a esta acción, la función se expande y se incluye la revisión de las actividades de segundas personas. En los negocios pequeños el dueño o el gerente revisaran lo que están haciendo sus empleados. Aquí la función de auditoria interna se esta llevando a cabo como una actividad básica de la administración.
Sin embargo, como las operaciones en los negocios tienden a crecer en volumen y complejidad, no es practico para el dueño o para la alta dirección tener un contacto mas estrecho sobre las diferentes operaciones, para revisar que se estén llevando a cabo satisfactoriamente y con un alto grado de efectividad. En este momento , se tendrá que crear un sistema de supervisión que tratara de extender su vigilancia a través de ese sistema en virtud de que le es cada vez mas difícil asegurarse que sus negocios están funcionando correctamente.
La asignación del primer auditor interno generalmente se origina para satisfacer necesidades de operación básicas. Las primeras de estas necesidades de la dirección fueron las de verificar si los activos de la organización estaban adecuadamente protegidos; si las políticas y procedimientos de la organización estaban siendo respetados; y si los registros financieros eran confiables. A este primer auditor interno se le dio un enfoque de checador de cuentas y se le veía mas como policía que como colaborador.
En los últimos tiempos, la situación planteado ha sufrido grandes cambios. Las operaciones en todo tipo de organización se han incrementado progresivamente, tanto en volumen como en complejidad; los problemas administrativos que en consecuencia se han dejado presionan cada vez mas a la alta dirección.
La evolución es natural; por consiguiente, la dirección ha contemplado la posibilidad de utilizar los servicios de la auditoria interna. En este momento, algunos empleados son movidos por toda la organización con el objetivo de obtener mejores resultados y beneficios de estos empleados con un incremento en costo relativamente bajo. Simultáneamente, los auditores internos percibieron la oportunidad de abrirse hacia nuevas áreas; y así, orientaron su acción a ofrecer un mejor servicio a la dirección.
Los primeros auditores internos enfocaron su atención hacia la contabilidad y algunos aspectos de control financiero. Con el cambio, se fueron extendiendo a cubrir otras áreas no financieras.
La auditoria interna, como cualquier otra actividad en procesos de evolución, refleja un amplio panorama de diferentes acciones, operaciones y niveles que puede cubrir.
En muchas organizaciones la auditoria interna :
- Como una posición de nivel staff es completamente nueva y su papel principal aun no esta perfectamente definido.
- Por diversas causas esta funcionando bajo la dependencia de diferentes niveles en la organización.
- Esta integrada a los departamentos contables u otras áreas operativas.
- Su campo de acción esta enfocado hacia aspectos eminentemente financieros.
- Su orientación esta cambiando a otras áreas operativas no financieras.
- Esta siendo ubicada en los altos niveles operativos de la organización y esta demostrando por si misma que es un elemento importante y respetable que coadyuva en los esfuerzos de la dirección.
- En una extensión de su alcance, la auditoria interna también esta sirviendo al consejo de administración, generalmente vía el comité de auditoria del mismo consejo.
La profesión de auditoria interna, en si misma, a través de su propio esfuerzo y dedicación, ha establecido las bases para un continuo y ascendente desarrollo.
OBJETIVO Y NATURALEZA DE LA AUDITORIA INTERNA
El objetivo de la auditoria interna es prestar servicio a todos los miembros de la organización en el efectivo desempeño de sus responsabilidades, a través de proporcionarles análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría, e información relacionada con las actividades revisadas.
El objetivo también de la auditoria interna la promoción de un efectivo control a un costo razonable.
Auditoria interna es una actividad independiente de evaluación establecida dentro de una organizaron como un servicio a la misma organización. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles.
INDEPENDENCIA EN EL EJERCICIO DE AUDITORIA INTERNA
Los auditores internos deber ser independientes a las actividades que auditen.
Los auditores internos son independientes cuando llevan a cabo su trabajo libre y objetivamente. La independencia permite a los auditores internos el rendir juicios imparciales, esenciales para la propia conducción de las auditorias; esto se logra a través de la posición organizacional y la objetividad.
POSICION ORGANIZACIONAL
La posición organizacional del departamento de auditoria interna debe ser lo suficientemente relevante para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades de auditoria.
Los auditores internos deben de contar con el apoyo de la administración y del consejo de administración para poder obtener así la cooperación de los auditores y poder llevar a cabo su trabajo libre de cualquier interferencia.
1. Al director del departamento de auditoria interna se le debe responsabilizar en lo individual dentro de la organización con suficiente autoridad para promover independencia y asegurar una amplia cobertura de auditoria, adecuadas consideraciones a los reportes de auditoria y apropiadas acciones a las recomendaciones de auditoria.
2. El director debe tener comunicación directa con el consejo de administración. La comunicación regular con el consejo ayuda a asegurar la independencia y provee los mecanismos para que auditor y consejo se mantengan informados de asuntos de interés mutuo.
3. La independencia crece cuando el consejo de administración concurre en la selección o remoción del director del departamento de auditoria interna.
4. El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna deben ser definidos por escrito en un documento formal.
El director debe buscar la aprobación de este documento por parte de la administración y la aceptación del consejo de administración. El documento debe : a) establecer la posición del departamento dentro de la organización; b) autorizar el acceso a registros, personal y recursos físicos relevantes para la ejecución de las auditorias y c) definir el alcance de las actividades de auditoria interna.
5. El director de auditoria interna debe suministrar anualmente para aprobación de la administración y para información del consejo, un resumen del programa de auditorias del departamento, plantilla de personal y presupuesto de operación.
6. El director de auditoria interna debe suministrar periódicamente a la administración, reportes de actividades y anualmente al consejo de administración, o con la frecuencia que sea necesaria. Los reportes de actividades deben incluir aquellos hallazgos de auditoria que sean relevantes así como sus recomendaciones; y deben informar a la administración y al consejo cualquier desviación significativa al programa autorizado de auditoria, a la plantilla de personal y al presupuesto de operación; así como las razones de ello.
OBJETIVIDAD
Los auditores internos deben ser objetivos en el desarrollo de sus auditorias.
1. La objetividad es una actitud de independencia mental que deben mantener los auditores internos en el desarrollo de sus auditorias. Los auditores internos no deben subordinar su juicio al de otros en materia de auditoria.
2. La objetividad requiere que los auditores internos lleven a cabo sus auditorias de manera tal que tengan una honesta confianza en el resultado de su trabajo y que no hayan creado compromisos respecto a la calidad de lo auditado. Los auditores internos no deben intervenir en situaciones en que se sientan inhabilitados para presentar juicios objetivos y profesionales.
ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA
El alcance de auditoria interna debe cubrir el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema de control interno de la organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas.
El propósito de revisar la adecuación del sistema de control interno es para asegurarse que el sistema establecido proporcionara una razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organización están siendo alcanzados en forma eficiente y económica.
El propósito de revisar la eficiencia del sistema de control interno es para asegurarse que el sistema esta funcionando según lo planeado.
El propósito de revisar la calidad de ejecución es para asegurarse que los objetivos y metas de la organización están siendo alcanzados.
Los objetivos primarios del control interno son para asegurar :
1. La confiabilidad e integridad de la información.
2. El cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentaciones.
3. La salvaguarda de activos.
4. El económico y eficiente uso de los recursos.
5. El cumplimiento de los objetivos y metas establecidos para las operaciones o programas.
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
Los informes son el medio por el cual diferentes personas, tanto internas como externas de la organización, evalúan el trabajo del auditor interno así como su contribución. El informe constituye también la mas sólida evidencia acerca del carácter profesional de las actividades de auditoria interna.
El informe de auditoria interna cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administración. Estas funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinación de como redactar el documento indicado; incluyen entre otras las siguientes :
1. Conclusiones basadas en la auditoria. El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la auditoria, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoria.
2.Reportar condiciones . El informe reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras; esto es, el informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para conocer sus operaciones y para evaluar su ejecución. El informe indica que áreas están bien y cuales pueden ser susceptibles de optimizar.
3.Marco de referencia de la acción administrativa. Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones. El informe también tiene propósitos de referencia, tanto para la revisión de otras áreas de la organización como para dar seguimiento y poder determinar el grado de acciones correctivas adoptadas.
4.Aclarar puntos de vista del auditado. Es normal que el auditado trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudaran a puntualizar los criterios de la administración y proporcionaran bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.
El informe esta dirigido a la administración. Pero administración existe en muchos niveles, incluyendo la administración de los componentes organizacionales que están siendo revisados y la administración de alto nivel que es responsable por los mencionados componentes organizacionales. Cada grupo administrativo o gerencial tiene necesidades que mejor puedan servir a los intereses de la organización.
El informe de resultados cubre muchos aspectos, se pueden describir los mas importantes como sigue :
1. Informes orales.
2. Informes escritos intermedios.
3.Tipos de informe en forma de cuestionario.
4. Informes regulares escritos.
5. Resumen de informes escritos.
PREPARACION Y CONCLUSION DEL INFORME DE AUDITORIA
a) Formato del informe : Esto asegurara que la información que se requerirá será obtenida al inicio de la auditoria; esto será una guía inmejorable para los auditores en el buen desempeño de su comisión.
Los hallazgos serán desarrollados, completados e insertados en las propias secciones del informe, conjuntamente con los comentarios del auditado.
b) Delegación de la Redacción : Se debe dar oportunidad de que sean los mismos auditores quienes redacten los hallazgos resultantes de su intervención; esto les dará mayor oportunidad de obtener experiencia, misma que es de alta importancia para su desarrollo.
c) Supervisión : El supervisor debe estar involucrado en el proceso de redacción desde el inicio de la auditoria; deberá estar atento a las tendencias para asegurarse de la solidez de los hallazgos. El supervisor debe revisar también los papeles de trabajo y determinar si los auditores los están preparando de acuerdo a los lineamientos establecidos.
d) Discusión con el auditado :La discusión de los hallazgos con el personal de la organización conlleva un beneficio adicional : ayuda a llegar a acuerdos respecto a la implementación de acciones correctivas.
Cuando este acuerdo se ha logrado, el auditor estará en condiciones de reducir el volumen de detalle a incluir en su reporte del hallazgo, reduciendo consecuentemente el tamaño del informe final.
CRITERIOS PARA LA PRESENTACION DE BUENOS INFORMES DE AUDITORIA
Es responsabilidad del auditor interno producir un informe que sea legible, entendible y persuasivo. El objetivo es contar con un informe que llame la atención de los administradores que son responsables por varias actividades operacionales, y que los pueda inducir a que presionen por acciones apropiadas. El objetivo también es producir un informe que se traduzca en respeto al esfuerzo de auditoria interna. Estos criterios profesionales incluyen lo siguiente :
1. Toque profesional.
2. Exactitud.
3. Cortesía y tacto.
4. Consideración.
5. Persuasividad.
6. Estructura de las oraciones.
7. Párrafos.
8. Elección de palabras.
9. Buena gramática y redacción.
10. Proceso y compaginado.
A continuación se presenta un ejemplo de un informe de auditoria :
20 de abril de 2000
Sr. Adrián Morales Hidalgo
Gerente General
Productos Automotrices, S.A.
Mexico, D.F.
Estimado Sr. Morales :
De conformidad con nuestro programa anual de auditoria, hemos concluido con la revisión de las actividades de suministro de Productos Automotrices, S.A. La revisión cubrió operaciones por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 1998. La revisión fue hecha por el Lic. Francisco Arriaga y un asistente durante el periodo del 3 de enero al 31 de marzo de 1999.
Alcance
Nuestro trabajo de auditoria fue efectuado de conformidad con estándares de auditoria generalmente aceptados. Nuestra revisión se limito al área de suministros y las actividades de computo que le son relativas.
Resumen de Aspectos Principales
1 . El departamento de suministros esta excedido en inventarios al 31 de diciembre de 1984 por un total de $875,00.00 dando origen a inversiones innecesarias y sobrecupo de los almacenes.
2 . La facturación de tiempo de computador fue realizada a cuotas superiores a las autorizadas por un importe total en exceso de $1,215,000.00 por 1984.
Hallazgos de Auditoria y Recomendaciones
1. Exceso de Inventarios
Hallazgos
El departamento de suministros esta excedido en inventarios al 31 de diciembre de 1984 por un total de $875,000.00 resultado de compras no indispensables o necesarias. Durante 1984 Productos Automotrices, S.A. tuvo un promedio de $650,00.00 ociosos en inventarios ocasionando costos de capital de $351,000.00 causados por el pago de intereses a la tasa promedio del 54% prevaleciente durante 1984.
El exceso de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa no registro devoluciones de partes devueltas de las áreas de producción; como resultado , las compras fueron fincadas sobre la base de unos registros que no reflejaban las devoluciones apuntadas. Aun cuando los registros fueron ajustados al cierre del ejercicio para que reportaran las existencias físicas, la información que suministraron durante 1984 fue errónea.
Recomendaciones
a) Se deben revisar los procedimientos para que permitan registrar las partes no usadas devueltas de las áreas de producción.
b) Reducir compras hasta que se absorban los sobrantes de inventarios.
2. Facturación a cuotas superiores a las autorizadas.
Hallazgos
Las cuotas base para facturación de tiempo de computador no fueron ajustadas al inicio del ejercicio para que reflejaran los costos correctos. Al cierre de 1984 el centro de computo facturo en exceso $1,215,000.00, mismo que se considera como reserva financiera. Como resultado, los departamentos usuarios fueron cargados con exceso de tiempo de computador, y el ingreso del periodo esta sobrestimado. El centro de computo no ha reducido sus cuotas de cobro a efecto de contar con una reserva que cubra posibles incrementos en costos, o bien que se reduzcan sus usuarios.
Recomendaciones
a) Se deben establecer procedimientos que permitan ajustar periódicamente las cuotas de computo y que reflejen costos corrientes.
b) Los cobros expedidos deben ser acreditados a los usuarios para que se refleje un ingreso correcto.
Comentarios del auditado
El personal de Productos Automotrices, S.A. esta de acuerdo con los hallazgos y recomendaciones y empiezan a adoptar mediadas correctivas. Sin embargo, con respecto a las cuotas de tiempo de computador, solicita que se mantenga una reserva de $75,000.00 para iniciar 1985.
El departamento de auditoria interna desea expresar su agradecimiento por la cooperación recibida durante la revisión por parte del personal y funcionarios de Productos Automotrices,S.A.
Atentamente
Francisco Lara,
Auditor General
Distribución
A. García Vicepresidente General
C. Manzo Vicepresidente de Finanzas
A. Ávila Vicepresidente de Compras
F. Lira Vicepresidente de Producción
G. Sánchez Vicepresidente de Mercadotecnia
R. López Gerente de Servicios Administrativos
INSTITUTO MEXICANO DE AUDITORES INTERNOS
Una de las comisiones normativas mas antiguas y trascendentes del Instituto Mexicano de Contadores Públicos es la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria, la cual fue establecida en 1955, con el propósito fundamental de determinar los procedimientos de auditoria recomendables para el examen de los estados financieros que sean sometidos a la opinión del contador publico.
En México, existe esta comisión, que regula todo lo relacionado con las normas y procedimientos de auditoria, pero en Estados Unidos, si existe un Instituto de Auditores Internos, el cual, tiene los siguientes lineamientos :
1. Los miembros tienen la obligación de conducirse con honestidad, objetividad y diligencia en el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.
2. Los miembros, en atención a los bienes y propiedades que les confía su organización, deben mostrar lealtad en todos los asuntos relativos que les sean encomendados por su organización o por la persona designada para rendirle un servicio. Por consiguiente, no deberán comprometerse a participar en alguna actividad ilegal o impropia.
3. Los miembros deberán abstenerse de intervenir en cualquier actividad que pueda estar en conflicto con los intereses de su organización o que pueda perjudicar su habilidad para llevar a cabo objetivamente sus deberes y responsabilidades.
4. Los miembros no deberán aceptar ningún regalo o gratificación sin el debido consentimiento y conocimiento del funcionario al que reporte el grupo de auditoria interna.
5. Los miembros deberán ser prudentes en el uso de información adquirida en el curso de su trabajo.
6. Los miembros, antes de expresar su opinión, deberán tener una razonable seguridad de que cuentan con evidencia suficiente y competente que les garantice y apoye tal opinión. En sus informes deberán revelar todos los hechos que fueron de su conocimiento.
7. Los miembros deberán estar en constante lucha por optimizar la productividad y eficiencia de sus servicios.
8. Los miembros deberán respetar todo tipo de disposiciones jurídicas y apoyar los objetivos del Instituto de Auditores Internos, Inc.
El Instituto de Auditores Internos, hoy en día, es la única organización internacional dedicada en exclusiva al desarrollo del auditor interno y de la profesión de auditoria interna. A partir de su creación, el Instituto ha sido un instrumento de ayuda a sus miembros con el cumplimiento de los criterios generalmente aceptados por la profesión, a través de :
- La adopción de un código de ética
- Aprobación del cuadro de responsabilidades de la auditoria interna.
- Establecimiento de un programa de educación continua.
- El desarrollo de un cuerpo común de conocimientos.
- Instituyendo un programa de certificación.
CONCLUSIONES
Auditoria interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización. El objetivo de la auditoria interna es prestar servicio a todos los miembros de la organización en el efectivo desempeño de sus responsabilidades, a través de proporcionarles análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría, e información relacionada con las actividades revisadas.
Los miembros de la organización a quienes sirve la auditoria interna incluyen a la dirección y al consejo de administración . Los auditores internos tienen la responsabilidad ante ambos de proporcionarles información acerca de lo adecuado y eficiente que es la propia organización, su sistema de control interno y la calidad en la ejecución. La información suministrada a cada uno puede diferir en cuanto a la forma y al detalle, dependiendo de los requerimientos y necesidades de la dirección o del consejo.
El departamento de auditoria interna forma parte integral de la organización y funciona bajo las políticas establecidas por la dirección y el consejo de administración.
La independencia requiere de aclaración. Los auditores internos deben ser independientes a las actividades que auditan. Esa independencia permite a los auditores llevar a cabo su trabajo con libertad y objetividad. Sin independencia no se pueden alcanzar los resultados deseados de auditoria interna.
BIBIIOGRAFIA
Auditoria Interna Moderna. Evaluacion de Operaciones y controles.
Autor : V. Brink y H. Witt.
Editorial : Ecasa. cuarta edicion.
Normas y Procedimientos de Auditoria
Instituto Mexicano de Contadores Publicos.
