ENEAS
LA CONVERSIÓN RETROSPECTIVA EN LA BIBLIOTECA DEL MUSEO ARQUEOLÓGICO NACIONAL
1. CARACTERÍSTICAS DE LOS CATÁLOGOS
3. VALORACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONVERSIÓN RETROSPECTIVA.
Planificación de los tiempos de las tareas individuales
Preparación del material de trabajo
Grabación del primer tramo del Catálogo topográfico
Grabación de los siguientes tramos del Catálogo
Revisión del Catálogo topográfico
Revisión del catálogo de Autores
Catalogación de documentos en espera
1. CARACTERÍSTICAS DE LOS CATÁLOGOS
1.1. Tipos de catálogos
La Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional cuenta con los siguientes catálogos manuales:
Catálogo alfabético de autores y obras anónimas. Está ordenado alfabéticamente atendiendo a los encabezamientos principales de autor, sea este persona, entidad o congreso, y títulos en el caso de obras anónimas.
Catálogo topográfico. Ordenado por la situación de los ejemplares en el depósito. Hace las veces de catálogo de materias (no sistemático), debido a que la antigua organización de los depósitos respondía a la clasificación por Departamentos del Museo. Actualmente no se sigue este orden por falta de espacio y porque la falta de sistematización inutilizan las posibles ventajas que ofrece la clasificación por materias.
Catálogo alfabético de publicaciones periódicas. Existe el catálogo de títulos y el cárdex. Además, se encuentra recogido en soporte informático, sobre una base de datos creadas en Microsoft ACCESS.
1.2. Características externas.
Todas las fichas de los catálogos se encuentran en soporte de papel, en fichas de cartulina blanca de 125x75 mm (tamaño de normalización internacional), y están mecanografiadas, por lo que la legilibilidad es buena. Un buen número de ellas presentan la irregularidad de tener la signatura escrita con tinta, lo que obliga a elaborar una ficha nueva cada vez que es necesario cambiar la signatura.
1.3. Características internas.
Por tratarse de una biblioteca muy antigua, las fichas catalográficas se han elaborado de acuerdo con varios tipos de normas, por lo que la información que ofrecen y la disposición de esta es muy irregular. Desde la aparición de las Reglas de Catalogación para Bibliotecas Españolas se han seguido estas de forma rigurosa.
En cuanto a los puntos de acceso, actualmente se siguen las normas para los Encabezamientos de materia en bibliotecas públicas, y las normas para la creación de autoridades de la Biblioteca Nacional, y se incluye la notación de la CDU en las monografías. No obstante, esto no siempre ha sido así, por lo que una gran mayoría de registros no tienen encabezamientos de materias, ni clasificación. La mayoría de ellos no cuentan con otros puntos de acceso que el autor (o título en su caso) y la signatura topográfica.
1.4. Otros aspectos.
Otras cuestiones que se deben tener en cuenta son las siguientes:
Errores en los registros. Los registros del inventario de la Biblioteca se han venido haciendo hasta hace muy poco de forma errónea: se asignaban diferentes números de registro a cada una de las unidades físicas de una obra en varios volúmenes, mientras que se daba el mismo número a diferentes ejemplares de una misma obra, con lo que, de hecho, se creaba opacidad. Por este motivo, es necesario reinventariar el fondo.
Registros falsos. Entres los registros correspondientes a obras antiguas en varios volúmenes (y catalogadas hace años), se encuentran a veces ciertos registros que incluyen la obra completa, aunque no se encuentren en la biblioteca todos los tomos de la misma.
Registros erróneos o mal catalogados. Un número indeterminado de registros presentan errores, bien sea tipográficos, erratas de transcripción o fallos en la catalogación. Aunque la mayoría de los detectados no son demasiado graves es conveniente ir depurando estos errores para mejorara la calidad de la recuperación.
Puntos de acceso. Muchos de los puntos de acceso de que disponen las fichas manuales se han visto afectados por posteriores normas para la creación de autoridades; otros están duplicados bajo formas diferentes, y no existen fichas de referencia. Es necesario que, a medida que se vaya procediendo a la conversión de los catálogos manuales, se vayan unificando y corrigiendo estos puntos de acceso.
Signaturas. Se han detectado fallos y errores de diversa índole en las signaturas que aparecen en las fichas manuales.
Una vez analizados los registros de los catálogos manuales de la biblioteca, y hecho recuento de los mismos, es necesario considerar las posibilidades, necesidades y expectativas de la Biblioteca para elegir el sistema más conveniente para la conversión retrospectiva.
2.1. Necesidades
La Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional necesita hacer la conversión a soporte informático de todos los registros bibliográficos, de autoridades y fondos que se encuentran actualmente en soporte papel en los catálogos manuales. Sin que se lleve a cabo este proceso no puede decirse que se haya automatizado la biblioteca, sino que está en vías de automatización.
2.2. Limitaciones.
2.3. Posibilidades
La Biblioteca tiene la posibilidad de recabar apoyo de la siguientes instituciones:
INEM, que facilita un número indeterminado de contratos de aprendizaje que en los últimos años se están empleando en las tareas de automatización de la Biblioteca.
Universidades y Escuelas de Biblioteconomía, con las que se pueden firmar contratos de prácticas con los mismos fines.
Subdirección General de Coordinación Bibliotecaria y Biblioteca Nacional, que ofrecen apoyo y orientación en la puesta en marcha del sistema informático de gestión documental y en la conversión retrospectiva de los catálogos.
2.4. Expectativas.
La conversión retrospectiva de los catálogos de la Biblioteca es una tarea que debe resultar rentable a medio plazo, ya que servirá para automatizar todos los fondos y servicios, pero, además, serán de utilidad para las siguientes funciones:
Asegurar el acceso remoto a la información (Internet).
Facilitar el intercambio de registros.
Fomentar la cooperación con otras instituciones en trabajos de investigación .
Servir de base a la automatización de otras bibliotecas de Museos
3. VALORACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONVERSIÓN RETROSPECTIVA.
La conversión retrospectiva de los catálogos de la Biblioteca puede llevarse a cabo siguiendo diferentes sistemas, aunque no todos tienen el mismo grado de interés. El análisis de los métodos estudiados está expuesto en el cuadro siguiente.
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Sistemas de conversión retrospectiva de catálogos manuales |
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Sistema |
Positivo |
Negativo |
Conclusiones |
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Catalogación "libro en mano" |
Muy fiable. Permite adoptar las versiones más recientes de las reglas de catalogación |
Muy caro y lento |
Sólo para obras muy complejas o con problemas de catalogación |
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Copia de las fichas in situ |
Rápido y eficaz si están bien hechas las especificaciones. Precio moderado: hay que considerar la mano de obra. La base de datos es muy homogénea |
Suele repetir errores de catalogación y conceptos obsoletos |
Aconsejable si se cuenta con personal adecuado y suficiente. Pude hacerse con contratos temporales. |
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Copia de fichas por una empresa de servicios |
Rápido y relativamente económico. Suele ser eficaz si se respetan las especificaciones y estas están muy bien hechas |
La base de datos no es homogénea. Es necesario depurar los registros duplicados constantemente |
Es el sistema más utilizado por la rapidez y costes que ofrece. No obstante, es necesario tener en cuenta la necesidad de depuración, especialmente de los registros de autoridad. |
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Lectura óptica |
Cómodo |
Caro y con muchos errores. No sirve para registros imperfectos |
De momento no se puede tener en consideración |
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Carga de registros exteriores |
Relativamente rápido y económico |
Es necesario seleccionar y contrastar previamente los registros y, posteriormente, depurarlos, adaptarlos a las necesidades de la biblioteca y añadirles los registros de ejemplares y los puntos de acceso que se considere necesario. |
Es un buen sistema complementario. |
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Una vez analizados los diferentes sistemas para la conversión retrospectiva de los catálogos manuales, parece demostrarse que el sistema más aconsejable para la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional es una combinación de varios sistemas, que quedaría como sigue:
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Antes de proceder a las operaciones de reconversión de los catálogos, es necesario preparar todo el programa cuidadosamente: se ha de saber de qué punto se parte, a dónde se quiere llegar y con qué recursos se cuenta para ello. Además, es de suma importancia que se definan todos los pasos del proceso, se especifiquen las particularidades de la grabación, se establezcan sistemas de evaluación y corrección continua y se documente todo ello.
4.1. Medidas.
El primer paso consiste en cuantificar la tarea y los recursos disponibles, atendiendo a todas las facetas que la componen. Esta fase está ya acabada en la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional
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4.1.1.Cuantificación de la tarea
Número y estado de registros bibliográficos
35.000 registros bibliográficos procedentes de los catálogos manuales
12.000 registros bibliográficos pendientes de tratamiento técnico (procedentes de vaciados y adquisiciones nuevas)
Número y estado de registros de autoridad
3.000 registros a autoridad (estimados) para la primera fase, compuestos de:
autoridad nombre de persona: para reconvertir y normalizar)
autoridad nombre de entidad: para reconvertir y normalizar
autoridad nombre de congreso: para reconvertir y normalizar
autoridad materia: para crear, reconvertir y normalizar
Número y estado de registros de fondos
100.000 registros de fondos (aproximadamente), pendientes de:
revisión de signatura
corrección de número de inventario
asignación de código de barras
Otras tareas complementarias
Tejuelado
Instalación de código de barras
Revisión de dispositivos antirrobos
La Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional cuenta con los siguientes recursos, para proceder a la reconversión de sus catálogos:
Programas de software
Sistema operativo UNIX SCO para gestionar el servidor y Windows 98 para clientes
Protocolos de comunicación TCP/IP
Programa INFORMIX de gestión de base de datos
Sistema de gestión documental ABSYS 4.0 en versión cliente-servidor
Programas de ofimática: Excel, Access, Word 6.0, Word Perfect, Power Point, Front Page, Image Composer, etc.
Equipos de hardware
Servidor COMPAQ PROLIANT
Unidad de copia externa
Estabilizador de corriente
Concentrador de red
Módem
10 ordenadores Pentium
10 lectores de CD-ROM
4 impresoras láser
1 impresora de chorro de tinta
Cableados y acceso a redes
La Biblioteca está cableada para soportar su propia red y tiene diez puntos de conexión, todos ellos ocupados.
Recursos humanos
3 facultativos de bibliotecas
1 titulado superior
2 titulados de grado medio
1 administrativo
7 auxiliares de biblioteca
1 subalterno
2 vigilantes
Disponibilidad presupuestaria
Sueldos del personal: a cargo del ministerio de educación y Cultura
Mantenimiento de locales: a cargo del Museo Arqueológico Nacional
Gastos corrientes: a cargo del Museo Arqueológico Nacional
Adquisiciones bibliográficas:
Canje: 3-4- millones
Donación: 1-2 millones
Compra: 16.000.000
Otros (mantenimiento, contratos de asistencia, etc.)
La biblioteca tiene un contrato de mantenimiento y asistencia con la empresa Baratz, Servicios de Teledocumentación, S.A., propietaria del software de gestión documental que utiliza. Y está cubierta por el contrato de asistencia que el museo Arqueológico nacional tiene con la empresa de servicios Sociologic.
4.2. Calendario.
El programa de reconversión debe seguir una rigurosa planificación cronológica. El control de los tiempos de cada etapa permitirá controlar el desarrollo de todo el programa y realizar los ajustes necesarios. Es necesario tener en cuenta la existencia de imprevistos y accidentes que pueden retrasar el programa, pero si los desajustes son muy graves será necesario volver a revisar toda la planificación para detectar dónde está el problema que los provoca.
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4.2.1. Planificación de los tiempos de las tareas individuales
Grabación de registros bibliográficos: 12 registros por persona/día
Grabación de registros de autoridad: 15 registros por persona/día
Revisión de registros bibliográficos: 20 registros por persona/día
Revisión de registros de autoridad: 10 registros por persona/día
Grabación de registros de fondos: 50 registros por persona/día
4.2.2. Planificación del tiempo de cada etapa de trabajo
Volcado de registros bibliográficos en soporte manual: 15.000 horas
Grabación de registros de autoridad: 1.200 horas
Revisión de registros bibliográficos: 5.000 horas
Revisión de registros de autoridad: 5.800 horas
Grabación de registros de fondos: 12.000 horas
Total: 39.000 horas
4.2.3. Cronograma
Según los datos obtenidos en los apartados anteriores, la reconversión de los catálogos manuales a soporte informático, costaría un total de 6.500 días, lo que se traduce en 27 años de trabajo. Un equipo de veinte personas, trabajando una media de seis horas efectivas diarias haría el mismo trabajo en 18 meses.
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CALENDARIO DE ACTIVIDADES |
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MESES |
1 |
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3 |
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6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
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Volcado de registros bibliográficos |
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Grabación de registros de autoridad |
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Depuración de la base de datos |
Bibliográficos |
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De autoridad |
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Grabación de registros de fondos |
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Número de operaciones por mes |
2 |
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
4 |
4 |
4 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
2 |
2 |
2 |
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El tiempo dedicado diariamente a cada actividad varía a lo largo de los meses. Los primeros meses estarían dedicados casi exclusivamente al volcado de registros bibliográficos y se integrarían pocas autoridades de forma definitiva (aunque sí provisional); más tarde se invertiría el ritmo, para volver a cambiarse al tiempo que la base de datos de autoridad se fuera llenando (las entradas se repiten). Los primeros meses de revisión serían lentos, para ir adquiriendo cada vez mayor velocidad (más horas dedicadas a revisión y menos a volcado de registros), mientras que la grabación de registros de fondos seguiría siempre un ritmo uniforme
Cada tres meses se planificará el número aproximado de registros bibliográficos, de autoridad y de fondos que se deben volcar, así como los que está previsto revisar. Esto permitirá comprobar mensualmente si los plazos se están cumpliendo y, en caso contrario, efectuar los ajustes que se estimen necesarios.
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4.3. Documentación
El último paso previo al desarrollo del programa propiamente dicho es la documentación del mismo. Para llevarla a cabo se necesita la colaboración del equipo de la Biblioteca y, si es el caso, de la empresa encargada de grabar los datos, pero estará siempre coordinada por una única persona que será responsable de la toma de decisiones.
La documentación del programa no tiene ningún valor si no se le da la suficiente publicidad. Todas las personas relacionadas con el programa deben tener acceso libre a la documentación, podrán participar en su elaboración y proponer modificaciones y será su principal herramienta de trabajo. Estará formada, básicamente, por los siguientes elementos:
Definición general del programa
Plan estratégico
Manual de procedimiento
Diagramas de flujo
Descripción de puestos de trabajo
Especificaciones de grabación
Manuales de uso del software
Manual de uso del hardware
Contratos
Calendarios y hojas de tiempo
5.1. Preparación del material de trabajo.
La primera etapa del programa consiste en la preparación del material sobre el que se va a trabajar. Es fundamental que se organicen todas las tareas de manera muy rigurosa y sistemática, ya que de ello dependerá el éxito de todo el programa. Como se ha decidido hacer la reconversión tomando como base el catálogo topográfico, será a partir de este como se planificarán todas las actividades.
Depuración del Catálogo topográfico
Retirada de fichas duplicadas o erróneamente colocadas, fichas de referencia, etc.
Numeración de las fichas del catálogo topográfico
Para poder controlar las fichas que se van a volcar, y permitir su manipulación sin peligro de extravíos, se procederá a numerar todas las fichas del catálogo topográfico, mediante número currens en series numeradas por cajones.
División del catálogo topográficos en tramos homogéneos
La numeración del catálogo topográfico permitirá dividirlo en tramos homogéneos que permitan repartir las tareas de grabación de forma equitativa entre todos los miembros del equipo.
5.2. Grabación del primer tramo del Catálogo topográfico
Grabación de los registros bibliográficos
Los registros bibliográficos del catálogo topográfico se grabarán en la base de datos de acuerdo con las especificaciones que se detallan en el Manual de Procedimiento, excepto aquellos que presenten una especial dificultad, que se dejarán para una segunda vuelta o se pasarán a los catalogadores. No se recatologarán los documentos, excepto en aquellos casos en que no quede mas remedio. Todos los registros que se vayan grabando se señalarán de manera que permitan su fácil identificación.
Grabación provisional de autoridades
Todas las autoridades que tengan asignadas los registros bibliográficos se volcarán en la base de datos de forma provisional, y quedarán pendientes de revisión. No se crearán autoridades nuevas a menos que sea absolutamente necesario y, en este caso, se hará de forma provisional.
Grabación del registro de fondos
Todos los registros bibliográficos que se graben llevarán asignado su registro o registros de fondos correspondiente, de forma definitiva salvo errores.
Revisión de bibliográficos y autoridades
Cuando exista una cantidad determinada de registros en la base de datos y se disponga de tiempo para ello, se comenzará la revisión de los registros ya grabados, y la normalización de autoridades
Control de las fichas grabadas y retirada del fichero
Una vez grabadas todas las partes de una ficha, se comprobará que se hizo de forma correcta (aunque no hay que confundir esta etapa con la depuración de la base de datos) y se retirarán las fichas del catálogo topográfico.
5.3. Preparación de ejemplares para la circulación
Una vez grabados los registros bibliográficos en la base de datos, es necesario completar el proceso con la preparación de los ejemplares para la circulación: el sistema integra todos los servicios bibliotecarios.
Actualización del número de registro
Los números de registro de los ejemplares antiguos tienen múltiples errores: durante años se le asignó el mismo número de registro a diferentes ejemplares de una obra, mientras que se dotaban de diferente número todos los volúmenes de otra. Ello dio lugar a graves confusiones (opacidad del número de ejemplares, multiplicidad de otros), lo que provoca que, de hecho, la Biblioteca desconoce el número exacto de documentos que tiene registrados.
La automatización de los catálogos es una oportunidad única para actualizar el número de registro de todos los documentos de la biblioteca que, de aquí en adelante, se hará exclusivamente en formato electrónico, aunque periódicamente se obtendrán listados en papel que, convenientemente encuadernados, formarán el auténtico Libro de Registro de la Biblioteca, quedando los antiguos como testimonio histórico de su evolución.
Colocación de tejuelos y códigos y barras
Para poder controlar y gestionar la circulación de los documentos cuyos registros estén grabados en soporte electrónico, es necesario que se les dote de elementos que permitan su identificación automática: los códigos de barras, legibles por ordenador, y los nuevos tejuelos, que permitirán la identificación, de un solo golpe de vista, de aquellos tramos del depósito que han sido grabados y de las posibles lagunas.
Revisión de los tramos del Depósito retejuelados.
Cada vez que se acabe de grabar un tramo completo del catálogo topográfico y de preparar los ejemplares para la circulación, se hará un recuento en los depósitos, con la finalidad de descubrir aquellos documentos que no hubieran sido grabados. Estos ejemplares aparecerán con los tejuelos antiguos, lo que permitirá su identificación inmediata. Si los registros no estuvieran en el fichero topográfico (podría tratarse de obras con determinados problemas, cuya grabación se haya decidido posponer), se catalogarán completamente, y se retirarán los juegos de fichas del catálogo.
Documentación del proceso
5.4. Inclusión de los registros en el OPAC
Uso del OPAC
La inclusión de registros en el OPAC es automática. Todos los registros que se vayan grabando, aunque sea de forma provisional, podrán utilizarse por parte de los usuarios. La utilización del OPAC debe ser el banco de pruebas del equipo encargado de la grabación para constatar si se está haciendo de forma adecuada y poder corregir los errores que se vayan produciendo.
Control de calidad de las búsquedas OPAC
Periódicamente se procederá a comprobar la calidad de las búsquedas en el OPAC, mediante la aplicación de diferentes estrategias: obtención de listados, empleo de formas no autorizadas, búsquedas combinadas, etc. Esta tarea se complementará con el seguimiento de los resultados reales de búsqueda utilizados por los usuarios de la Biblioteca, de los cuales se harán controles que sirvan para evaluar la pertinencia de la información recuperada y subsanar los posibles fallos
Retirada de juegos de fichas en el Catálogo de autores
Una vez que se haya contrastado la calidad de la recuperación, se procederá a retirar todo el juego de fichas de cada registro volcado, previa constatación de que, en efecto, registro y juegos coinciden y están de acuerdo con el documento que describen.
Documentación del proceso
6.1. Grabación de los siguientes tramos del Catálogo
Cuando finalice la grabación del primer tamo del catálogo topográfico, se procederá a la grabación de los restantes tamos -especificados en el Manual de Procedimiento-, siguiendo el mismo procedimiento y en idénticas etapas. La conversión retrospectiva finalizará cuando terminen todas las etapas de grabación.
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6.2. Finalización de la grabación
Una vez finalizadas todas las etapas, se harán loas siguientes tareas, encaminadas a asegurar que todos los registros han sido volcados y que no quedan en el depósito documentos sin grabar.
6.2.1. Revisión del Catálogo topográfico. Fichas con problemas, fichas sin ejemplares, etc.
Si se han seguido todas las etapas como se indicaba anteriormente, no quedarán en el catálogo topográfico nada más que las fichas de aquellos documentos que presenten especiales problemas. En este momento será necesario buscar cada uno de los documentos y proceder a su recatalogación "libro en mano", hasta finalizar todo el proceso. Cada vez que se recatalogue un documento, se procederá a retirar el juego de fichas del catálogo. Las fichas cuyos ejemplares no se encuentren se reservarán para la última revisión del depósito.
6.2.2. Revisión del catálogo de Autores
Cuando finalice la grabación del catálogo topográfico y no quede en este ninguna ficha, se procederá a la revisión de las fichas que aún permanezcan en el catálogo de autores: corresponderán a aquellos documentos que, por error o extravío, no constaban en el catálogo topográfico. Para grabar estos registros, se seguirá el mismo procedimiento que se había llevado con los anteriores.
6.2.3. Revisión de documentos retejuelados en el Depósito
Una vez finalizada la grabación de todos los registros en papel, y preparados los documentos para la circulación, se procederá a hacer el último recuento en los depósitos. Este recuento final servirá para detectar todos aquellos documentos que no tengan ficha en ninguno de los catálogos, sea por error, extravío o cualquier otra causa. Se procederá a su catalogación "libro en mano", y se dará de alta definitiva a estos registros.
6.2.4. Bajas.
Cuando finalicen todas las operaciones anteriores se habrán detectado algunas faltas en los depósitos: algunos serán consecuencias de extravíos, otros, de robos. Será necesario llevar a cabo una búsqueda exhaustiva de los documentos desaparecidos, especialmente entre los usuarios que tienen acceso directo a los depósitos. Una vez que se hayan demostrado imposibles de recuperar, se debe dar de baja a estos ejemplares, haciendo constar la causa de la baja.
6.3. Catalogación de documentos en espera
En este punto se habrán automatizado completamente los catálogos en papel y todas las operaciones que se lleven a cabo en la biblioteca: circulación, adquisiciones, canje, estadísticas, etc. Sin embargo, aún quedará por integrar en la biblioteca las obras pendiente de catalogación por adquisición masiva, donación, falsos duplicados, retrasos en el proceso o vaciado de revistas.
El depósito de Duplicados de la Biblioteca no puede considerarse exactamente como tal. No todos los duplicados que se han considerado como tales lo son y, en todo caso, los ejemplares realmente múltiples deben recibir su registro de fondos correspondientes con el fin de que puedan estar perfectamente controlados. Entre los depósitos de "Duplicados" se encuentran los siguientes tipos de ejemplares"
Ejemplares originales, sin duplicados en la Biblioteca
Títulos de diferentes ediciones, considerados erróneamente considerados como duplicados
Tomos sueltos de obras en varios volúmenes, que es necesario comprobar si están completos en la Biblioteca
Documentos en su día duplicados y actualmente únicos por desaparición o deterioro del original
Documentos realmente duplicados pero cuyo uso intensivo aconseja incluir en los fondos en circulación
Duplicados reales, para reserva o canje.
Todos los ejemplares guardados en los depósitos de reservas deben ser comprobados; se catalogarán aquellos que sean únicos y a los restantes se les asignará el correspondiente registro de ejemplar, indicando la localización (signatura topográfica) y disponibilidad de cada uno de ellos.
Otro bloque que será necesario tratar aparte es el que forman las catalogaciones analíticas. Tienen, básicamente, los siguientes orígenes:
Separatas
Artículos de revistas
Actas de congresos
Obras en varios volúmenes con títulos propios
Volúmenes con varias colaboraciones o artículos
Por el especial interés de este tipo de publicaciones, se procederá, cuando sea posible, a su catalogación analítica. La gran envergadura de esta empresa aconseja que se lleve a cabo en varias etapas, de manera muy sistemática y controlada. De hecho, la catalogación analítica de los documentos de la biblioteca debe ser objeto de proyecto propio.
6.3.3. Documentos sin catalogar
Finalmente, existen en la Biblioteca una serie de documentos pendientes de catalogación que se han acumulado por diferentes motivos (falta de personal, ingresos masivos, etc.). Todos estos documentos se irán integrando paulatinamente en los catálogos de la Biblioteca, hasta que no queden más documentos sin tratar que los procedentes de los ingresos más recientes.
Todo el proceso de conversión retrospectiva de los catálogos y actualización de procesos no finaliza cuando se ponen al día los trabajos pendientes en la Biblioteca: es necesario evaluar y controlar constantemente la situación de la base de datos, que requiere actualizaciones constantes, así como comprobar la pertinencia de la recuperación y la calidad de los servicios. Para hacer un seguimiento continuo, se llevarán a cabo controles de tiempo, secuencias, productividad, calidad de registros, estudios de usuarios, índices de pertinencia y exhaustividad, etc. y se analizarán los resultados obtenidos, con el fin de obtener información para planificar las siguientes etapas del proceso bibliotecario.
MADRID, AGOSTO, 1998
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Rosario López de Prado
Museo Arqueológico Nacional (Biblioteca)
