Universidad
de Colima
Facultad
de Contabilidad y Administración de Manzanillo
Maestría
en Ciencias: Área Administración
Módulo
Recursos
Humanos
Monografia
"Trabajo
en equipo"
Presenta
Juan
José Díaz Alvizo
Catedrático
M.C.
Rogelio Félix
Manzanillo,Col., Septiembre del 2001
TRABAJO EN EQUIPO
ÍNDICE
CAPÍTULO PÁGINA
Introducción 3
Características
de un proyecto de 4
trabajo en equipo
Reglas
para la dirección de un 5
proyecto
1.- El
gran designio 6
2.-
Determinar los objetivos del 7
proyecto
3.-
Establecer puntos de control de 8
actividades,relaciones y las
estimaciones
de tiempo
4.-
Dibujar gráficamente el esquema del
10
proyecto
5.-
Dirigir a las personas como individuos 11
y como equipo de proyecto
6.-
Reforzar el sentido de responsabilidad y la
13
moral del grupo de proyecto
7.-
Mantener informados a todos los elementos
15
del equipo
8.-
Vitalizar los componentes del grupo 16
mediante el consenso
9.-
Encauzar el poder propio y el de los demás
16
elementos del equipo
10.-
Favorecer la asunción de riesgo y
18
la creatividad
Conclusiones
19
Bibliografía
20
INTRODUCCIÓN
El objetivo del presente trabajo tiene por finalidad mostrar una
metodología que existe para coordinar a un grupo de personas que realizan un
trabajo en equipo.
Desde luego que en el mundo empresarial se conocen otros métodos para
llevar a cabo este tipo de actividades,pero lo que se trata en este trabajo,,
es una forma práctica y sencilla para que las personas que forman parte de un
proyecto determinado,puedan coordinarse de manera eficiente y productiva en el
logro de sus objetivos.
La metodología que aquí se muestra,consiste en diez pasos muy fáciles de
aplicar, a través de los cuáles el líder de un proyecto podrá
visualizar la forma en que deben desarrollarse las diferentes
actividades hasta el logro del objetivo final.
La mayor parte de la inforación que se expone,fue tomada de una página de
Internet,añadiendo algunos comentarios que se tomaron del libro " Los
siete hábitos de la gente altamente efectiva" .
La aplicación práctica de las reglas que se mencionan,adicionará los
atributos necesarios para que las empresas realizen sus actividades de una
mejor manera,con todos los retos que ello conlleva.
TRABAJO EN EQUIPO
CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO DE TRABAJO EN EQUIPO
1.- TENER UN PRINCIPIO Y UN FÍN
2.- TENER UN CALENDARIO DEFINIDO DE EJECUCIÓN
3.- PLANTEARSE DE UNA SOLA VEZ
4.- NECESITAR LA CONCURRENCIA DE VARIAS PERSONAS EN FUNCIÓN DE UNAS
NECESIDADES ESPECÍFICAS
5.- CONTAR CON UN CONJUNTO LIMITADO DE RECURSOS[1]
REGLAS PARA LA DIRECCIÓN DE UN
PROYECTO
1.- ESTABLECER UN GRAN DESIGNIO
2.- DETERMINAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO
3.-ESTABLECER LOS PUNTOS DE CONTROL,LAS ACTIVIDADES,LAS RELACIONES Y LAS ESTIMACIONES DE TIEMPO
4.- DIBUJAR GRÁFICAMENTE EL ESQUEMA DEL PROYECTO
5.- DIRIGIR A LAS PERSONAS INDIVIDUALMENTE Y COMO EQUIPO DE PROYECTO
6.- REFORZAR EL SENTIDO DE RESPONSABILIDAD Y MORAL DEL GRUPO DE PROYECTO
7.- MANTENER INFORMADOS A TODOS LOS ELEMENTOS DEL EQUIPO
8.- VITALIZAR A LOS COMPONENTES DEL GRUPO MEDIANTE LA CONSTRUCCIÓN DE UN
CONSENSO.
9.- ENCAUZAR EL PODER PROPIO Y EL DE LOS DEMÁS ELEMENTOS DEL EQUIPO
10.- FAVORECER LA ASUNCIÓN DE RIESGO Y CREATIVIDAD[2]
1.- EL GRAN DESIGNIO
Es el resultado final que se desea obtener con el proyecto,el alcance,el
propósito.
Cómo definir el Gran Designio
·
Fijar
una meta para nuestros colaboradores y nosotros
·
Crear
un consenso y una aspiración común
¿ Qué se desea obtener ?
El proyecto debe reunir cinco aspectos:
a).- Concretos.- De una manera clara
e inequívoca
b).- Realista.- Con qué recursos
contamos y lo que podemos lograr
c).- Armonizados.- Es preciso que
haya consenso sobre el Designio del proyecto
d).- Cuantificable.- Conducir un
proyecto con éxito hasta su conclusión implica la necesidad de medir
o cuantificar lo que esa conclusión
supone.
e).- Sincronizados.- Fijar un marco
de tiempo apropiado al Designio
Conclusión: En la planificación de un proyecto se
plantea en primer lugar el resultado final,la meta y
Luego se trabaja hacia atrás,hasta el comienzo.[3]
2.-
DETERMINAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO
Los objetivos son ´principios rectores que orientan los esfuerzos de los
miembros del equipo,en la medida en que cada uno contribuye al designio del
proyecto.
De esta manera, se establecerán objetivos para los diversos departamentos
de la empresa:
Compras.Servicios,Capacitación,Producción,etc.
PROBLEMAS EN LA DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
·
Enfoques demasiado estrechos
Los objetivos por sí solos no son suficientes;hay
que considerar lo que tiende a ocurrir cuando el personal del proyecto se pone
a trabajar en sus objetivos.Al sacar éstos su punto de vista,un día tras
otro,es fácil que se pierda de vista el resultado final o designio del
proyecto.
·
Los sistemas de recompensas
En muchas organizaciones
los sitemas de recompensas tienden a desintegrar los equipos de trabajo.En vez
de prmover la colaboración en orden a la satisfacción del designio,introducen
la competitividad entre grupos y cada uno de éstos se dedican a perseguir sus
propios objetivos,y tradicionalmente el sistema de recompensas se fija en el
grado de realización de sus objetivos por parte de cada grupo funcional,y no en
el grado de cumplimiento del designio global.
·
Responsabilidad sin autoridad suficiente
Muchas veces los directores de proyectos tienen
responsabilidad pero carecen de autoridad.
Para que el planteamiento del jefe del proyecto
tenga éxito,será preciso que cada grupo
funcional de los que afectan a dicho éxito esté de acuerdo en colaborar,y en
coordinar esfuerzos de manera que ningún empleado reciba órdenes d ehacer dos
cosas diferentes al mismo tiempo.[4]
3.- ESTABLECER LOS PUNTOS DE CONTROL DE ACTIVIDAES,LAS RELACIONES Y LAS
ESTIMACIONES DE TIEMPO
No basta con tener un designio y unos objetivos; es preciso fijar puntos de
control de las actividades para que el proyecto se encamine hacia el
cumplimiento d elos objetivos y satisfacción del designio.
Los puntos de control:La utilidad de los puntos de control en la carrera
hacia la línea de meta del proyecto sirve para medir como avanzamos en la
trayectoria.cabe distinguir así mosmo entre controles a largo plazo y controles
a corto plazo.
Los controles a largo plazo son como las estaciones de un recorrido. Se
usan para comparar la situación real con la prevista.Cada uno de ellos marca de
manera visible y tangible la conclusión de una fase.Señalan ciertos eventos
significativos que dirán si su proyecto marcha de acuerdo con el calendario,o
retrasado o adecuado con respecto a sí mismo.
Los eventos son los puntos de control a corto plazo que debe establecer en
su recorrido hacia la meta. Varios eventos sucesivos suelen conducir a una
estación. Los eventos suministran información correctora,feedback,de una manera
regulkar,día a día. Son útiles al nivel operativo,mientras que las estaciones
sirven más bien para hacer un alto y ver la perspectiva general.
Los puntos de control marcan una fecha cronológica concreta,y la
realización de algo,lo que nos lleva de un evento a otro,y de éstas a las
estaciones,y así sucesivamente hasta cumplir los objetivos del proyecto y
satisfacer el designio.
Seguimiento y motivación
Las estaciones y los eventos proporcionan así mismo un medio útil para
programar y para realizar el
seguimiento del proyecto.
Es
conveniente que todo el equipo del proyecto tenga una idea clara de los puntos
del mapa por donde hay que pasar para llegar al destino, sin esa guía,podrian
perder la orientación y dejar de alcanzar tal o cuál objetivo,comprometiendo el
proyecto entero.
Al
proporcionar a la gente un conjunto bien concebido de estaciones y de
eventos,se facilita un mapa que les permite controlar su avance y mantiene vivo
el interés en el proyecto.[5]
Determinar las relaciones entre las actividades
Una vez que se dispone de una lista de actividades de que consta el
proyecto,podremos ir a la siguiente: determinar las relaciones entre las
actividades que pueden desarrollarse de manera simultánea.
Estimaciones de tiempo y de
otros recursos
Es preciso determinar el teimpo,dinero,personal,equipos y otros recursos
que las actividades van a precisar.
El proceso de estimación de las necesidades en cuanto a recursos es
particularmente difícil,proque se trata de predecir el futuro y además es muy
probable que las situaciones cambien una vez puesto en marcha el plan.
Una de las estrategias útiles para estudiar las actividades inciertas o
escasamente conocidas,es la de manejar tres estimaciones de tiempo:
-
La
primera estimación la podremos llamar optimista; por ejemplo, el tiempo mínimo
necesario para hacer una actividad si
todo marcha bien.
-
La
segunda estimación es la pesimista,o tiempo necesario en el supuesto de que hubiera muchas
dificultades y muchas cosas salieran mal.
-
La
tercera estimación es la más probable: la duración de las actividades dentro
del plan,con factores a favor y en contra.
La
duración real de una actividad probablemente quedará comprendida entre la
estimación más pesimista y la más optimista.[6]
4.-
DIBUJAR GRÁFICAMENTE EL ESQUEMA DEL PROYECTO
Para sacar el máximo provecho de la actividad de planificación,conviene
dibujar una imágen de nuestro proyecto. Es útil condensar toda la información
reunida durante el proceso utilizando un diagrama que sea de fácil lectura y
aplicación.
Diagramas de barras
Los doagramas de barras se dibujan con facilidad y son muy prácticos porque
condensan la información acerca del programa del proyecto.
Este tipo de diagrama consta de dos elementos básicos: la línea de tiempo y
una barra para cada actividad. Como título,se coloca en la parte superior una
descripción del objetivo.
Debido a que es una herramienta muy simple de utilizar, se ha omitido la descripción
de un ejemplo de esta herramienta.
Diagramas de flujo
Este tipo de diagramas es un poco
más complicado que los diagramas de barras,y no proporciona una visualización
fácil de la marcha general del proyecto,ni de la situación actual en que nos
encontramos. Pero son de suma utilidad para identificar y seguir el flujo
secuencial de las actividades criticas de un proyecto.
El diagrama de flujo tiene tres elementos indispensables: las flechas ,que
representan las actividades;los círculos,que representan los eventos y las
estaciones; y las estimaciones de tiempo,que se escriben al lado de cada
actividad.[7]
5.- DIRIGIR A LAS PERSONAS COMO INDIVIDUOS Y COMO EQUIPO DE PROYECTO
Para dirigir con éxito el proyecto,las regla más básica y fundamental es la
que dice que no puede hacerlo usted solo.
No existe ninguna fórmula fácil para dirigir a las personas que forman
parte de los equipos de proyecto. En último término,nuestras estrategias se
fundan en la psicología en saber qué es lo que mueve a los seres humanos.
Conócte a tí mismo
Sólo después de conocernos a nosotros mismos podremos empezar a entender lo
que mueve a los demás.Para conocerse uno mismo,es útil reflexionar sobre las
experiencias pasadas. ¿ Cuáles han sido nuestras victorias ? ¿ Qué factores
coadyuvaron al éxito ? ¿ Qué sensaciones nos produjo el mismo ? ¿En qué nos
sentimos decepcionados ? ¿Qué haríamos hoy de otra manera ? ¿Sabría usted
explicar en buen orden las lecciones de su vida,tanto las favorables como las
desvaforables ?
Los estudios sobre eficacia directiva demuestran que aprenden más quienes
saben extraer las lecciones de sus propias experiencias. Una vez concluído el
proyecto,por ejemplo,deberíamos dedicar cierto tiempo y energías para
preguntarnos: ¿ Qué hemos aprendido de este caso ? ¿ Hubiéramos podido hacerlo
mejor ? ¿ Qué haremos igual la ´próxima vez y qué haremos de otra manera ? De
este modo se produce una acumulación de conocimientos: la experiencia de un
año,repasada diez veces,puede valer por diez años de experiencia.
Otro motivo importante para adquirir conciencia de uni mismo,es que
nuestras expectativas acerca de los demás viene a ser como una anteojeras que
limitan nuestras apreciaciones acerca de ellos. En muchos casos vemos lo que esperábamos
ver,y no lo que ocurre en realidad.
Es importante que sepamos algo acerca de nosotros mismos y de nuestras
expectativas antes de intentar conocer a los demás,sobre todo si nos vemos en
la necesidad de motivar a los integrantes de nuestro equipo de proyecto. El
éxito que usted logre en lo de motivar a los demás,probablemente dependerá de
una reflexión sobre el alcance de lo que responda a estas dos preguntas:
1.- ¿ Alguna vez en su vida ha cometido una estupidez ?