Universidad Yacambú

Dirección de Posgrados Virtuales

 

 

 

TRABAJO Nº 2

Variables del proceso del cual somos co-dueños

 

 

 

 

Materia: Sistema de Información Gerencial.

Alumna: Reina Mendoza.

C.I.: 11.784.665

 

 

Proceso:

Gerencia de Proyectos de la consultora MCS.

 

Descripción del Proceso:

Control de las tareas a realizar durante la implantación y soporte de los Proyectos SAP en los clientes de MCS. La estructura física donde se desarrollan los mismos se encuentran en las instancias del cliente. Para ello se habilita una sala principal que debe contener una PC por cada integrante del equipo de proyecto, un servidor central para el software SAP, un ambiente de trabajo en red, conectados por switches o enrutadores al resto de la empresa, servidores para aplicación y otros. Adicionalmente, se requieren dos salas para reuniones, dos salas de adiestramiento.  Normalmente, el equipo de proyecto está conformado por 10 Consultores externos, 4 Consultores internos, 3 documentadores, 15 usuarios claves, 150 usuarios finales del sistema. En el período de implementación las tareas son ejecutadas en la sala de proyecto.  El soporte es llevado a cabo en todos aquellos departamentos de la empresa del cliente cuyos procesos están incluidos dentro del alcance para la automatización.  Antes de comenzar el proyecto la negociación y la planificación del presupuesto de gastos deben estar bien planificadas pues este tipo de implementación es muy costosa en relación a los precios de mercado de cualquier otro software. Los consultores externos se especializan por áreas funcionales y técnicas, tales como: Finanzas, Costos, Materiales y Compras, Ventas y Distribución, Producción, Mantenimiento de Planta, Recursos Humanos, Calidad Total, Programación y Bases. El gerente debe  controlar los tiempos, los objetivos planteados y el avance del proyecto según lo sugiere la metodología ASAP. 

 

MCS (Management Consulting and Services) como socio de negocio de SAP Andina y Del Caribe está autorizado para comercializar las licencias del software y prestar servicios de consultoría.  El potencial de ventas se enmarca en empresas del mercado medio alto (50 a 70 millones de dólares de ingresos anuales) ubicadas en Venezuela y El Caribe (Puerto Rico, Rep. Dominicana, Trinidad, etc.)

 

Dimensiones

  1. Control de la preparación inicial del proyecto
  2. Control la sobre documentación de los procesos empresariales
  3. Control de configuración, desarrollo y adaptación de los procesos en el sistema SAP.
  4. Control en la capacitación del personal, pruebas de integración, pruebas de stress.
  5. Control en el soporte y cambios en el alcance inicial.
  6. Control del presupuesto asignado, certificación del personal del proyecto.

Indicadores operacionales

  1. Control de la fase de preparación inicial del proyecto.
    1. Contenido del Documento Constitutivo del Proyecto (Alcance, objetivos, metas, beneficios, horarios de trabajo, cantidad de personas, funciones)
    2. Tiempos de implementación indicados en plan de proyecto real.
    3. Metodología o estrategia de implementación
    4. Calidad del entorno de trabajo.
    5. Tipos de normas y procedimientos (comunicación, implementación y gestión) del proyecto.
    6. Presupuesto, requisitos y personal considerados en el plan de capacitación (Funcionales, técnicos y documentación)
    7. Fecha oficial de inicio del proyecto (Asistentes: clientes, proveedores y empleados).
    8. Necesidad de Hardware, software, enlaces y comunicación.

 

  1. Control de la fase sobre documentación de los procesos empresariales.
    1. Conocimiento técnico, funcional, programación y procesos adquirido por integrantes del equipo.
    2. Status de la instalación del software, de la base de Datos, sistemas operativos.
    3. Códigos para estructuras organizativas de la empresa (Sociedades Financieras, Plan de cuentas, Organizaciones de Ventas, de Compras, Centros, etc.)
    4. Departamentos, procesos o transacciones, políticas de la empresa.
    5. Requerimientos y expectativas del cliente en cada proceso a ser implementado.
    6. Status de aprobación de la documentación empresarial.

 

  1. Control de configuración, desarrollo y adaptación de los procesos en el sistema SAP.
    1. Estructuras organizativas, clasificación de documentos, módulo, numeración, Información general y detallada de datos maestros (cuentas contables, códigos de clientes, proveedores, vendedores, etc.)
    2. Ciclos de configuración de los escenarios.
    3. Programas, formularios, reportes e interfaces a ser desarrollados.
    4. Perfiles de autorización para usuarios finales.
  2. Control en la fase de preparación final del proyecto.
    1. Casos de pruebas de integración y de stress.
    2. Tipos de talleres a usuarios finales.
    3. Saldos iniciales, datos maestros
    4. Status de arranque a productivo
  3. Control en el soporte y cambios en el alcance inicial.
    1. Asesoría y soporte a usuarios finales en las operaciones diarias.
    2. Status finalización del proyecto.
  4. Control del presupuesto asignado y de recursos del proyecto.
    1. Horas de tiempos (registro de actividades).
    2. Costo del personal / costo presupuestado.
    3. Cantidad de consultores por módulo.
    4. Gastos de estadía y alojamiento.
    5. Gastos de transporte
  5. Indicador estratégico clave.
    1. El Porcentaje de aprobación de los casos de pruebas de integración debe ser mayor al 90%.
    2. El margen de tolerancia superior en el control de los gastos presupuestados no deben excederse del 10%.