Los datos que se exponen a continuación son el esquema del Proyecto ENEAS (Plan de reconversión de los Catálogos manuales de la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional). Cada uno de los epígrafes tiene un desarrollo propio, que se lleva a cabo en el documento correspondiente. Sin embargo, es de gran utilidad contar con un cuadro del proyecto total, porque ayudará a comprender la razón de cada una de sus etapas.

La conversión de los catálogos manuales de la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional se llevó a cabo con el personal de plantilla y los contratos en prácticas del INEM.

El Proyecto ENEAS puede servir de modelo a otras bibliotecas que se enfrentes al proceso de conversión de sus catálogos manuales.

La biblioteca del Museo Arqueológico Nacional comenzó a formarse en 1867. Es una biblioteca que se ocupa de materias como Historia, Arqueología y Arte, y reúne más de 100.000 volúmenes, de los siglos XVI al XX, y 2.600 publicaciones periódicas especializadas. En los últimos años se han incorporado también materiales en otros formatos: vídeos, CD-ROM, microformas, etc.

La Biblioteca contaba con dos tipos de catálogos: de autores y obras anónimas y topográfico. No existía catálogo de materias porque la ordenación de los fondos en depósito coincidía con el criterio temático, por lo que el topográfico hacía las veces del de materias. Con el tiempo y la escasez de espacio, la Biblioteca se vio desbordada y fue necesario recolocar los documentos de forma que el aprovechamiento de los locales fuera óptimo. Por ese motivo, el catálogo topográfico dejó de ser útil como sustituto al de materias. Desde este momento fue necesario afrontar la tarea de asignar nuevos puntos de acceso, normalizar, corregir y reorganizar los catálogos existentes.

Las fichas de los catálogos estaban todas escritas a máquina, según diversos tipos de sistemas: no estaban normalizadas. En el análisis previo se detectaron numerosos errores de catalogación, alfabéticos, de localización y de alfabetización.

CARACTERÍSTICAS: Programa informático de gestión documental capaz de gestionar la información propia de una biblioteca. Es necesario que sea capaz de generar y admitir registros bibliográficos, de autoridades y fondos en formato normalizado de intercambio (IBERMARC), y que esté de acuerdo con la norma ISO 2709 y con todas las normas internacionales establecidas que afectan a esta clase de producto y que se encuentran, relacionadas en el Proyecto de Automatización de la Biblioteca del M.A.N.

REQUERIMIENTOS: Además de los incluidos en el párrafo anterior, es necesario que cuente con capacidad suficiente para crear, almacenar y gestionar más de 200.000 registros bibliográficos, más los de autoridades y fondos, interfaz amigable, capacidad para integrarse en redes y para intercambio de registros normalizados (según los sistemas detallados en el Proyecto de Automatización), al menos ocho licencias de usuario (más tarde se ampliarían hasta 20), posibilidad de realizar búsquedas simples y complejas así como de ofrecer productos impresos y en soporte informático. Debe contar, además, con módulo de adquisiciones, catalogación, control de publicaciones periódicas, recuperación, OPAC, estadísticas, gestión administrativa y circulación de fondos.

La Biblioteca contaba con Sala de Lectura, despachos y depósitos distribuidos en tres plantas y siete dependencias, además de las instalaciones de servicios.

No contaba con ningún tipo de equipamiento informático. En cuanto a personal, excepto la directora de la Biblioteca, que coordinaba el Proyecto y actuaba de Administrador del sistema, nadie tenía formación informática ni conocía ningún sistema de gestión bibliotecaria

Para poner en funcionamiento el proyecto se necesitaba el siguiente equipamiento:

Además, era necesario contar con 2 administradores del sistema, formación del personal que se ocuparía del proyecto y elaboración de los manuales de procedimiento.