1. Alta especialización de los fondos. Los planes cooperativos de adquisiciones permiten la definición específica de los centros, permitiéndoles cubrir un solo campo bien delimitado; los canales de comunicación transmitirán información necesaria para dar cobertura total a cada materia.

2. Rentabilizar recursos. Seguir un plan de cooperación evita la adquisición de duplicados, y permite que el acceso a determinados servicios -integración de registros bibliográficos, suscripciones, boletines de sumarios, cursos de formación de personal, etc.- resulten mucho más rentables. También permite la utilización de los recursos propios de una biblioteca en todas las que pertenezcan a la red. Muchas veces, el uso compartido de equipos de hardware y la explotación y desarrollo conjunto de uno o varios paquetes de software ha sido la única manera de que bibliotecas pequeñas pudieran acceder a la mecanización.

3. Ahorro de tiempo. Una red automatizada de bibliotecas supone: a) que existe una catalogación cooperativa en línea (cada registro bibliográfico se cataloga una sola vez, y se relaciona con tantos registros de fondos como ejemplares se posea); b) que los módulos de circulación trabajan en tiempo real y con una base de datos que incluye a muchas bibliotecas; c) que el personal encargado del funcionamiento de la red puede también especializarse en determinadas tareas o en tipos de documentos; d) que no es necesario el peregrinaje por multitud de centros para comprobar qué documentos existen sobre determinado tema y qué grado de disponibilidad tienen.

1. Diseño de la red "en bus", para facilitar la conexión entre centros y a la vez mantener una cierta independencia de los mismos. La red estaría mantenida por varios servidores -al menos un servidor para cada uno de los grandes Museos más un número no determinado de los mismos para compartir entre los más pequeños- , a los que se conectarían los ordenadores correspondientes -al menos uno por cada Museo. Estos terminales serían de dos tipos: a) para consulta e introducción de datos - para uso profesional, con diferentes posibilidades de entrada y modificación de datos y sistema de búsqueda experta; y b) OPAC -sólo consulta-para uso público, sin posibilidad de entrada ni modificación de datos y con sistema de búsqueda asistida. Ttodos los ordenadores que formen parte de la red general de cada museo deben tener acceso a OPAC, además de algunos otros dispuestos al efecto en las bibliotecas, para usuarios externos (investigadores que no fueran personal del museo). Los terminales tendrían acceso a los PIC del Ministerio de Educación y Cultura, y los instalados en cada biblioteca dispondrían además de lectores de CD-ROM que permitan la consulta de bases de datos externas y, en su caso, la integración de registros; para cumplir esta función parece aconsajable proponer la adquisición adicional de servidores de CD-ROM conectados a la red, que pueden ofrecer consulta múltiple y simultánea de varios discos, y permiten más campo de trabajo al investigador, más protección de los discos, y mejor utilización por parte de los usuarios; sin embargo, obliga a su constante actualización.

El software de gestión documental utilizado sería el mismo, así como sistema operativo, lenguaje de programación y gestores de bases de datos. Aunque esto no es un aspecto condicionante para establecer una red, el uso del mismo sistema facilita las conexiones entre puntos y ahorra costes. Es necesario, eso sí, adquirir un paquete para cada servidor, que es lo mínimo a lo que obligan las licencias comerciales, pero no uno por cada centro, ya que la red funcionaría como una sola institución con bibliotecas sucursales: lo que se llama una biblioteca virtual. Esto permitiría también la adquisición o suscripción a determinados servicios una sola vez, como organismo único, y no una por cada biblioteca.

2. Acceso a una base de datos única. Todos los documentos existentes en cualquiera de las bibliotecas de los Museos Estatales estarían recogidos en una base de datos que funcionaría como Catálogo Colectivo. De esta manera, desde la pantalla de cualquier ordenador situado en cualquier museo se pueden conocer los fondos existentes en todas y cada una de las bibliotecas de cualquier otro museo de la red estatal, el número de ejemplares disponibles, la situación de los mismos, las condiciones de préstamo, etc. Además, la utilización conjunta del módulo de circulación deberá permitir la reserva, petición, préstamo o reprografía de documentos desde cualquier punto de la red a otro, y el estudio de movimiento de fondos servirá de base para revisar su organización y disponibilidad.

3. Especialización de las bibliotecas. La puesta en marcha de una red permite que cada una de las bibliotecas se especialice en aquellas materias que le sean más afines y en los servicios que tenga mayor facilidad para ofrecer, de acuerdo con los contenidos y líneas de actuación de los Museos a los que sirven. La especialización de las bibliotecas, junto con el análisis de los resultados de controlar sistemáticamente el movimiento de fondos, debe dar lugar a planes cooperativos de adquisición y catalogación, lo que ofrece una mayor rentabilidad de los recursos disponibles y una mayor racionalización de las funciones realizadas por cada uno de los centros.

4. Acceso a otras redes. La existencia de una red de bibliotecas que ofrece unos fondos considerables tanto por su calidad como por su cantidad (más de 350.000 monografías, unas 7.000 publicaciones periódicas y un número indeterminado de diapositivas, registros sonoros, vídeos, etc.) y unos servicios altamente especializados, permite establecer contactos con otras redes y participar en proyectos y programas de más amplio ámbito. Las posibilidades que se abren a partir de aquí son incontables; las más inmediatas serían el acceso a INTERNET, adscripción a la IFLA en calidad de organismo con personalidad propia, inclusión en el Catálogo Colectivo del Patrimonio Bibliográfico Español, integración en redes de bibliotecas afines, creación de grupos de trabajo especializados, etc .

1. Adquisición de los equipos de hardware, compuestos por tantos servidores y ordenadores como se considere necesario -al menos un terminal por cada biblioteca-, las tarjetas ethernet necesarias para las conexiones y las impresoras correspondientes.

2. Adquisición de un programa de gestión documental que funcione de acuerdo a las reglas internacionales de normalización -formato IBERMARC para catalogación, normas ISO para protocolos de enlace a redes, juegos de caracteres, interconexión de sistemas abiertos, etc.-, en versión cliente-servidor. Para la elección del paquete de software se ha procedido ya, por parte de la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional, al análisis y estudio de los programas de gestión documental disponibles en el mercado, de los cuales se han seleccionado cuatro como los más idóneos para cumplir con los requisitos exigidos para la automatización de las bibliotecas de Museo. Las características técnicas de estos programas varían de unos a otros, y aunque todos funcionan bajo UNIX como sistema operativo para el servidor y Windows para cliente, pueden exigir distintos lenguajes de programación y gestores de bases de datos, que no hace al caso detallar aquí; como es lógico, la adopción de uno u otro de los programas determinaría la adquisición del resto de programas y licencias de usuario. Todos los programas previamente seleccionados son capaces de desarrollar las siguientes funciones: a) importación de registros desde fuentes externas; b) creación de catálogos originales y edición de registros; c) control de ficheros de autoridad; d) gestión de adquisiciones y control presupuestario; e) gestión de publicaciones periódicas y catalogación analítica; f) control de circulación; acceso a sistemas de información externos; g) OPAC intuitivo; i) otros (estadísticas, administración, etc.).

3. Carga de los programas en los servidores centrales en los que se habrá instalado el sistema UNIX, con protocolos TCP/IP e instalación de las correspondientes emulaciones de terminal en los ordenadores clientes. Es imprescindible que el programa adopte la normativa internacional en materia de documentación y que haya sido convenientemente probado en otras bibliotecas de similares características. A continuación se deberán establecer las correspondientes conexiones entre servidores, según los protocolos OSI/ISO para sistemas abiertos. Sin embargo, es necesario contemplar también la necesidad de acceder a INTERNET, por lo que se necesitará la capacidad de interoperar con protocolos TCP/IP. Para solucionar este aspecto del proyecto, es aconsejable solicitar la integración en los proyectos para la interconexión de sistemas que anualmente propone la CICYT, con la posibilidad de obtener beneficio de la tecnología y de sus resultados. En cuanto a las comunicaciones entre puntos, es aconsejable utilizar la Red Digital de Servicios Integrados que ofrece Telefónica, la cual es capaz de transmitir imágenes, sonido, texto y datos en general, y a la que se puede acceder a través de distintos interfaces. La RDSI es mucho más económica, rápida y fiable que cualquier otra alternativa disponible actualmente en España.

4. Reconversión de catálogos y volcado de las bases de datos existentes hasta el momento. Para ello se pueden seguir distintos métodos (importación de registros, contratos temporales, acuerdos con instituciones, etc.), pero en todo caso, se deberán seguir procedimientos de trabajo cooperativo, con el fin de evitar la duplicidad de las funciones y economizar tiempo y recursos. Cuando la conversión de registros se haga a través de una empresa, bien a partir de contratos para la copia de registros, bien mediante la inscripción en servicios bibliográficos, se deberá actuar como una sola institución con bibliotecas sucursales, y no como varios centros independientes. Parece aconsejable utilizar los registros de autoridad de la Biblioteca Nacional; sin embargo, sus registros bibliográficos no son válidos para las bibliotecas de museos más que en un pequeño porcentaje. En cualquier caso, a partir de este punto es necesario establecer un grupo de control de catalogación que se ocupe de coordinar los trabajos de volcado, depure las bases de datos, establezca unas normas precisa para la creación y modificación de autoridades y proporcione a todas las bibliotecas de la red unas pautas de actuación bien definidas para el desarrollo del proceso técnico.

5. Formación del personal y puesta en funcionamiento de la red. La formación del personal se hará gradualmente, irá paralela a la puesta en marcha de las diferentes etapas del proyecto y se hará simultáneamente para todo el personal implicado en el mismo, lo que abaratará los costes y permitirá un desarrollo racional del proyecto. También es bastante práctico utilizar sistemas de enseñanza asistida por ordenador, lo que permite la autoevaluación continua y la corrección de errores desde terminales remotas: es decir, un solo monitor puede encargarse de muchos y muy diversos alumnos.

6.Conexión con el sistema general de documentación del museo (o red de Museos). Aunque las bibliotecas de los Museos deben automatizarse siguiendo normativas propias y bien diferenciadas, ello no debe hacer olvidar que son parte integrante de la documentación general de los mismos. Para ello es necesario propornerse los siguientes objetivos: