บทที่ 4 :: การสำรวจระบบ

2.2 Rating - Scale

เป็นคำถามที่ให้ตอบคำถามที่เป็นอัตราในการตอบคำถามนั้น ๆ ดังตัวอย่าง

2. คุณเห็นด้วยกับนโยบายการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ในองค์กรมากแค่ไหน

[] เห็นด้วยอย่างมาก

[] เห็นด้วย

[] ไม่แน่ใจ

2.3 Ranking - Scale

เป็นคำถามที่ผู้ตอบแบบสอบถามต้องเลือกคำตอบระดับความคิดเห็น เรียงลำดับความสำคัญ ดังตัวอย่าง

3. เรียงลำดับตามความพอใจในการทำงานของคุณ

__ เงินเดือน

__ผลประโยชน์

__ เพื่อนร่วมงาน

__สภาพแวดล้อมในการทำงาน

__หัวหน้างาน

หลักการเขียนแบบสอบถาม

1. คำถามควรเป็นคำถามในเพียงหัวข้อเดียว

2. คำถามควรเหมาะสมกับผู้ตอบที่จะตอบได้

3. เรียงคำถามให้ต่อเนื่องสัมพันธ์กัน

4. คำถามควรออกแบบสำหรับคะเนที่ง่ายในการวิเคราะห์

5. คำถามควรเป็นคำถามที่ชัดเจน กะทัดรัด เข้าใจง่าย มีข้อความ

ข้อดีของแบบสอบถาม

1. ประหยัดเวลา

2. ง่าย สะดวก และรวดเร็ว

ข้อเสียของแบบสอบถาม

1. การทำแบบสอบถามที่ได้ผลตามความต้องนั้นยาก

2. มีข้อจำกัดในการได้ข้อมูลตามความต้องการ

3. การสัมภาษณ์ (Interview)

เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการพูดคุยซักถามบุคลากร เพื่อให้ได้ข้อมูล ตามที่นักวิเคราะห์ระบบต้องการ ซึ่งเป็นวิธีหาข้อมูลที่สำคัญอีกวิธีหนึ่ง นักวิเคราะห์ต้องเตรียมตัวสัมภาษณ์ โดยศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรบางส่วนเพื่อเตรียมคำถามในการสัมภาษณ์ ผู้ที่จะสัมภาษณ์จะเป็นผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง ระดับล่าง เรื่องมาจนถึงพนักงาน

การสัมภาษณ์เริ่มจากผู้บริหารระดับสูงนั้น เพื่อต้องการทราบถึงวัตถุประสงค์ ขององค์กรและความต้องการของระบบของผู้บริหารแต่ละระดับ สิ่งที่ควรคำนึงถึงกาสัมภาษณ์นั้นคือ ควรทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกว่าเป็นการสนทนากันตามปกติ โดยมิให้เขามีความรู้สึกว่าเขาจะถูกแย่งงาน และพยายามเปิดโอกาสให้เขาออกความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในการออกแบบระบบ เพื่อให้เขา มีความรู้สึกที่ดีต่อระบบใหม่ที่กำลังพัฒนาขึ้น

ขั้นตอนการสัมภาษณ์

1. กำหนดแหล่งที่มาของข้อมูล โดยทั่วไปนักวิเคราะห์ควรสัมภาษณ์ตั้งแต่ ผู้บริหารระดับสูงลงมา เพื่อทราบวัตถุประสงค์ขององค์การ ปัญหาความต้องการสารสนเทศและความต้องการระบบ ซึ่งการสัมภาษณ์ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงลงมาจนถึงผู้ปฏิบัติงานนั้น ทำให้ผู้ปฏิบัติงานให้ความร่วมมือมากยิ่งขึ้น เพราะเขาได้รู้ว่าผู้บริหารเป็นผู้ต้องการให้มีการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

2. เตรียมตัวสัมภาษณ์ก่อนการสัมภาษณ์นั้น ผู้สัมภาษณ์ต้องกำหนด ความต้องการโดยการเขียนวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ จากนั้นก็เขียน Outline เพื่อให้ครอบคลุม สิ่งที่ควรสัมภาษณ์หลังจากนั้นต้องทำการนัดหมายผู้ที่จะสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบต้องศึกษาข้อมูล เกี่ยวกับผู้ที่เขาจะสัมภาษณ์ เช่น หน้าที่ความรับผิดชอบในองค์กร

ขั้นตอนการดำเนินการสัมภาษณ์ การดำเนินการสัมภาษณ์เป็นขั้นตอน ที่สำคัญที่สุดซึ่งจะต้องงทำให้การสัมภาษณ์เป็นไปตามความต้องการหรือไม่นั้น นักวิเคราะห์ควรจะมีทักษะ ในการสัมภาษณ์ โดยต้องให้การสัมภาษณ์เป็นไปอย่างต่อเนื่อง ควรสัมภาษณ์ตัวต่อตัว ยิ่งไปกว่านั้น นักวิเคราะห์ระบบควรจะพยายามพูดให้น้อยที่สุด เพื่อจะได้เปิดโอกาสให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้แสดงความคิดเห็น ให้มากที่สุด

ในการสัมภาษณ์นักวิเคราะห์ควรหลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้

1. การตั้งคำถามนำ (Beware of Leading questions)

คำถามนำนั้นควรเป็นคำถามที่เป็นกลาง ไม่ควรเอียงไปทางใดทางหนึ่ง ซึ่งจะมีอิทธิพลต่อผู้ถูกสัมภาษณ์ ควรหลีกเลี่ยงคำถามต่อไปนี้

" จริงหรือไม่ที่ว่า................................. "

" คุณเห็นด้วยหรือไม่ว่า......................... "

2. หลีกเลี่ยงการนำเพื่อสรุป (Avoid premature conclusion)

นักวิเคราะห์ควรระวังในการสัมภาษณ์ ซึ่งควรแน่ใจว่าได้ข้อมูลครบถ้วน ตามความต้องการ แล้วค่อยถามนำเพื่อสรุป เพราะถ้าถามเพื่อนำสรุปโดยที่ยังได้ข้อมูลไม่ครบอาจทำให้ยาก ที่จะดำเนินการสัมภาษณ์ใหม่

3. ไม่ควรที่จะคล้อยตาม

กรณีผู้ถูกสัมภาษณ์แสดงความคิดเห็นในทางลบต่อองค์กรและเกิดความไม่พอใจ นักวิเคราะห์ไม่ควรคล้อยตาม เพียงแต่ทำความเข้าใจเท่านั้น

4. อย่าถูกจูงใจโดยใคร

ไม่ควรที่จะมีใครเป็นผู้มีอิทธิพลต่อเรา เช่น พยายามที่จะเอาในผู้บริหาร จนทำให้ปิดบังความเป็นจริง หรือปัญหาขององค์กร

ข้อดีของการสัมภาษณ์

1. ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ได้รับโดยการพูดคุยกัน ซึ่งเกิดขึ้นจากการดำเนินงานจริงๆ ในระบบ

2. นักวิเคราะห์ได้ความคิดเห็นและคำแนะนำในการออกแบบระบบ ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีส่วนร่วมในการออกแบบ ซึ่งทำให้ลดการต่อต้านระบบใหม่

ข้อเสียของการสัมภาษณ์

1. เสียเวลามาก

2. นักวิเคราะห์อาจคล้อยตามความคิดเห็นที่เป็นอคติ (Bias) ของผู้ถูกสัมภาษณ์

4. การสังเกต (Observation)

การสังเกตเป็นการรวบรวมข้อมูล โดยการดูกระบวนการทำงานจริง ๆ ของระบบอย่างเดียว โดยไม่มีการสอบถามใด ๆ อาจใช้แบบสอบถามเป็นแนว ผู้สังเกตการณ์ต้องรู้ว่า จะสังเกตอะไร และต้องทำการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในขณะสังเกต สรุปการสังเกต ข้อมูลที่ได้จะถูกต้องแม่นยำเพียงใด ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้สังเกตการณ์ ซึ่งผู้สังเกตการณ์ ต้องมีความละเอียดรอบคอบมีไหวพริบและความยุติธรรม

การสังเกตการปฏิบัติการในองค์การ อาจกระทำโดยให้ผู้สังเกตรู้ตัว หรือสังเกต โดยไม่ให้ผู้ถูกสังเกตรู้ตัวก็ได้

ข้อดีของการสังเกต

1. ข้อมูลที่ได้จากเหตุการณ์จริง ๆ (System-related tasks) ซึ่งเป็นข้อมูลที่เชื่อถือได้

2. ข้อมูลที่ได้จากการเก็บข้อมูล จากการสังเกตโดย ไม่มีการเตรียมตัว เหมือนการทำแบบสอบถาม หรือการสัมภาษณ์

3. ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลที่น่าเชื่อมาก เนื่องจากผู้สังเกตการณ์เป็นผู้เห็นเหตการณ์จริงๆ ด้วยตา

ข้อเสียของการสังเกต

1. ไม่สะดวก กรณีที่กระบวนการเกิดขึ้นไม่บ่อยก็ต้องใช้เวลา

2. กรณีที่บุคลากรรู้ว่ามีคนสังเกตการทำงานของเขา เขาอาจจะไม่ได้ทำเหมือนปกติ ที่เคยทำ ทำให้ได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความจริง

3. ต้องใช้คนที่มีความสามารถสูงในการสังเกต

5. การสุ่ม (Sampling)

การสุ่มใช้การการหาข้อมูลที่มีบุคลากรจำนวนมาก เหตุการณ์มากและ มีการเปลี่ยนแปลง การทำงานมากไม่สามารศึกษาจากทุกกลุ่ม ทุกกระบวนการได้ ซึ่งทำให้เสียเวลา และค่าใช้จ่ายมาก จึงต้องนำเอาวิธีทางสถิติ เข้ามาช่วยโดยการใช้การสุ่มเอาข้อมูลบางส่วน วิธีนี้เป็นวิธีที่ได้ผลดีอีกวิธีหนึ่ง

: กลับข้างบน