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| ORGANIZACION, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS |
| MÉTODOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES Hay tres métodos, pero no se puede emplear uno sólo a todas las áreas: 1. Desarrollar datos estadísticos normativos, de las fuentes internas y externas. 2. Apreciar los resultados a la luz del juicio y la experiencia. 3. Desarrollar estándares o patrones técnicamente elaborados. Estándares Estadísticos Están basados en análisis de experiencias pasadas; los datos pueden ser extraídos de los propios archivos y registros de la empresa, lo cual refleja una experiencia pasada y es útil en la fijación de estándares de ejecución y actuación en algunas áreas. La estadística particular seleccionada indicará el promedio o punto especifico por encima o por debajo del punto medio. Revisión Interna O revisión operacional representa la apreciación regular o independiente de las operaciones contables, financieras y otras de un negocio. Involucra generalmente la apreciación de las operaciones al comparar los resultados reales contra los planeados. Observación Personal Es la manera en la que se desarrolla la función de operación del control. TÉCNICAS DE CONTROL Gráficas de Gantt Permite indicar tiempos y terminación para un proyecto total, así como control simultáneo de varias actividades que se realizarán en forma coordinada. Metra Es un procedimiento de control que define la trayectoria crítica en una red, en la cual un atraso se proyecta íntegramente en el tiempo total para terminar la idea; indica donde debe hacerse la aceleración para obtener resultados con certeza de éxito y costo mínimo. Estándares fijados por apreciación Son esencialmente juicios de valor y pueden ser tan realistas y factibles como los determinados o técnicamente elaborados. Estándares técnicamente elaborados Se basan en un análisis objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifico; pueden ser desarrollados por la medición de la producción de la maquinaria o equipo, o bien por el personal y los cuales a su vez pueden ser: Estándares fijados por apreciación Estándares técnicamente elaborados Medición de la ejecución actual Información oportuna y a tiempo Unidades de medidas apropiadas Toma de acción correctiva Personalidad y control MECANISMOS TRADICIONALES DE CONTROL Presupuestos Información estadística Información y análisis especiales Análisis del punto de equilibrio P.E.R.T técnica de revisión y evaluación de proyectos C.P.M. método de camino crítico R.A.M.P.S sistematización de proyectos múltiples y asignación de recursos CONTROL Y PLANEACIÓN La planeación y el control son inseparables; cuando la acción no es planeada, no se puede controlar porque el control mantiene encausadas las actividades corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento de control sin planeación simplemente no tendría resultado ya que no se tendría conocimiento de lo que se desea controlar. El control es la medida y la corrección del desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la empresa se están realizando. Las funciones gerenciales tienden a reflexionar las funciones de planeación y control como un ciclo continuo, se presentan separadamente sólo para facilitar su análisis. PLANEACIÓN - CONTROL - PLANEACIÓN Cada una de las funciones es un aspecto diferente del mismo sistema de información, ya que la información para la planeación es extraída de fuentes ambientales, tales como datos socioeconómicos; también se utilizan las fuentes financieras y la planta misma para extraer información. El control se apoya en datos internos principalmente, los cuales son desarrollados como resultado de la ejecución de los planes. En ocasiones cuando se quiere aplicar una acción correctiva, la modificación de los planes es parte de dicha acción. CONTROL FINANCIERO Capta la información entre diversos departamentos y permite tomar una decisión oportuna dentro del marco de análisis de riesgos, inversión e inflación; de entre otros encontramos: · El estado de origen y aplicación de fondos · El análisis financiero · Los estados financieros · Sistemas de contabilidad de costos · Auditorias internas y externas · Control de depreciación y adiciones Control de efectivo de caja e Control de recuperación de cartera · El plan de caja · El sistema dupont El presupuesto Establece con claridad un plan definido, el cual coordina los proyectos de los diferentes departamentos; estima las operaciones de un período futuro e involucra la manipulación de las variables que determinan el desempeño de la empresa. Control del presupuesto Se realiza comparando los resultados reales con los presupuestos, y nos muestran las variaciones que surgieron. Presupuesto fijo Se presupuestan todos los costos para el período, sobre la base de cierto nivel elegido de las actividades; éste permanece fijo sin modificación y, por tanto, la comparación puede ser entre niveles de actividades divergentes. Presupuesto flexible Es el resultado de la consideración de las variaciones existentes en los ingresos y en las ventas; su elaboración consiste en obtener porcentajes sobre las cifras base. TIPOS DE PRESUPUESTOS A largo plazo Usualmente alcanza cinco años, pero surge el riesgo de error conforme se pretende pronosticar sin embargo, a la larga resulta ventajoso el proceso de planear aunque las cifras resultan un tanto imprecisas lo cual es consecuencia de: e Prestar consideración a posibles cursos alternativos de acción, en donde las estrategias son a largo alcance. e Establecer planes proporciona un buen incentivo para quienes tienen la responsabilidad de realizarlos e Pensar a futuro estimula el examen sistemático de las variables pertinentes y el crecimiento de la corporación A corto plazo Su alcance generalmente es de un año y se desglosan en intervalos menores por razones de control o para propósito de informes y demás. MÉTODOS DE PREPARACIÓN DE PRESUPUESTOS Presupuestos periódicos Se prepara un plan para el siguiente año financiero con un mínimo de revisión conforme avanza el año, generalmente el gasto total anual esperado se repartirá en todo el período sobre una base mensual, tomando en cuenta el comportamiento de los costas elementales. Auditoria El auditor tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes por emitir su opinión con certeza de: · La autenticidad de los estados financieros e Que los criterios sean los adecuados · Los sistemas y métodos deben ser los acertados e Que los estados financieros estén de acuerdo con los principios de contabilidad Objetivos de la auditoria en los estados ~ Rendir una opinión independiente sobre la razonabilidad con que los estados financieros presentan la posición financiera y que los resultados de operación de una empresa observen una correcta aplicación de los principios de contabilidad. La retroalimentación Todos los tipos de sistemas se controlan mediante la retroalimentación de la información, la cual descubre el error en el logro de las metas e inicia la acción correctiva. Retroalimentación simple Insumo Proceso u Detección de Meta operación desviaciones Proceso de Retroalimentacion corrección EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN Se mide la labor real, se compara contra las normas e identifican y analizan las desviaciones; para realizar estas correcciones se deben implantar y mejorar programas de acción correctiva. Control de Prealimentación En el proceso de control persiste la necesidad de la visión a futuro, por lo cual es imprescindible usar la retroalimentación simple partiendo de un sistema que reditúe como medio de control. SISTEMAS DE RETROALIMENTADORES CONTRA RETROALIMENTADORES: ¨ Los sistemas sencillos de retroalimentación miden los resultados de un proceso y alimentan el sistema con los insumos que permiten tomar acciones correctivas para obtener los productos deseados. ¨ Los sistemas de prealimentación regulan los insumos de un proceso, de forma tal que puedan investigar si éstos corresponden a los planeados. Insumos Proceso Producto Retroalimentación Retroalimentación Simple CONTROL INTERNO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL Anteriormente no se alcanzaban las metas y objetivos propuestos originalmente, lo cual se debía a alteraciones de tipo interno y externo, pero principalmente a la carencia de un órgano que consolidara el control y evaluación de las actividades públicas, por lo cual fue necesaria la creación de la Contraloría General de la Federación, ~ cual centraliza las funciones antes desempeñadas por dependencias como SPP, SHCP, SECOFI y otras. SHCP Vigila los fondos y valores propiedad o al cuidado de la nación, el cual consiste en el reconocimiento de existencia monetaria, visitas generales, intervenciones en pago, entregas, remates y compulsas, entre otras actividades similares. SEPAFIN Control y vigilancia de las operaciones de los organismos descentralizados y de participación estatal; hace el control a través de auditorias permanentes y se apoya en auditores externos. SPP Se encarga del control, vigilancia y evaluación del Ejercicio del Gasto Público Federal y de los Presupuestos. SECOM Responsable de aplicar la Ley sobre adquisiciones, arrendamientos y almacenes de la administración pública federal, tales como; fijación de normas para la adquisición de mercancías, materias primas y bienes muebles. SAHOP Salvaguarda de los bienes inmuebles de la federación, además de intervenir en caso necesario en la contratación relativa al uso, aprovechamiento y explotación de los recursos. Creación de la SCGF Se crea como un sistema de control y evaluación interna de la administración pública federal, con carácter de Secretaria de Estado dependiente del ejecutivo federal y con atribuciones específicas hacia la administración pública federal su creación fue a saber: Proceso de consulta popular e Compromiso de renovación moral ante la sociedad civil e Justificación política y administrativa de su creación e Envío al legislativo de la iniciativa e El dictamen, discusión y aprobación del congreso de la iniciativa e Publicación del decreto en el diario oficial de la federación La expedición del reglamento interior de la dependencia e El acuerdo de adscripción orgánica de las unidades ADMINISTRATIVAS de la SCGF Acciones de control e Elabora las normas para regular el funcionamiento de los procedimientos de control y evaluación en todo el ámbito del Gobierno Federal. e Establece bases generales para realizar auditorias en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal e Establece lineamientos para la aplicación de la Ley Federal de responsabilidades de los servicios públicos e Armoniza y moderniza el sistema de control de la administración Pública federal Elementos del sistema de control La SCGF Las contralorías internas de las dependencias y entidades por decreto de ley deben Crear en su estructura orgánica interna. Los comisarios y delegados de la SCGF ante ella. Auditorias internas realizadas por la propia Contraloría Interna de cada una. Contralorias internas.- Son órganos de apoyo que dependen directamente del titular de la secretaria o entidad, realiza funciones fijadas por la SCGP así mismo, son responsables de organizar y coordinar el sistema integral de control interno de la dependencia a la que pertenecen. Delegados de la SCGP Realizan funciones similares a las de los comisariados solo que en las secretarias de estado. |
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