Se compone de papeles en los cuales se registra clasificadamente la información captada y recopilada de cualquier investigación que se realice, y lo cual es de exigencia general
La información debe ser registrada claramente para que cualquier persona la pueda comprender con facilidad; asimismo, es de suma importancia obtener copia de la documentación utilizada en el área auditada
El auditor debe auxiliarse de ciertas herramientas administrativas tales como:
Diagramas de flujo
· Organigramas
· Análisis de tiempo
· Muestreo
· Productividad del trabajo
· Métodos estadísticos
Al presentar la carpeta de papeles de trabajo, ésta debe contener:
· Objetivos y políticas; tanto generales como particulares del área auditada, lo cual se formulará en hoja aparte.
· Programas de trabajo; exponiendo el grado de avance de los programas, anexando copia
· Organigrama; análisis de la estructura orgánica, anotando las observaciones resultantes
· Cuestionario general de auditoria; revisando que se encuentren debidamente contestados
· Relación de puesto tipo; identificación de puestos tipo de subordinados que sean representativos de cada departamento y aplicando el cuestionario funcional
· Cuestionario funcional; lo constituye la descripción de las funciones que se realizan diariamente, periódica o eventualmente.
· Cuestionario de naturaleza y condiciones de trabajo; opinión del área auditada y los comentarios del auditor como resultado de la observación directa.
· Inventario de sistemas y procedimiento; se listan los sistemas y procedimientos considerados más importantes
· Cuestionario de análisis de procedimientos; narración detallada de los procedimientos y sistemas, para describir las actividades que los componen.
· Díagramación de procedimientos; descripción gráfica de los procedimientos, tales como; diagramas de flujo, el cual representa el flujo de los documentos y operaciones desde su inicio hasta su fin
· Cuestionario de análisis de formas; formatos que integran los diferentes procedimientos seleccionados con su respectivo cuestionario
· Papeles de trabajo; documentos que contienen los resultados de la revisión efectuada, observaciones y recomendaciones
· Observaciones y recomendaciones; se incluyen todas las irregularidades que resulten; dichas observaciones deberán ser expresadas bajo los siguientes lineamientos:
- ¿ Cuál es el problema?
¿ Qué lo origino?
- ¿ Qué afectos provoca?
Siempre usar las preguntas qué, cómo, cuándo, dónde, por qué, quién.
Recomendaciones
CUESTIONARIOS
De entre la información que deben contener los cuestionarios, de acuerdo a lo que se desea conocer, tenemos:
CUESTIONARIO Nombre
GENERAL DE Gerencia
AUDITORIA Departamento
ADMINISTRATIVA Oficina Sección
PUESTO - Tiempo en el puesto
- Nombre de su jefe inmediato
- Referencias generales sobre el puesto y si es que se desea alcanzar
- algún otro puesto y él por qué de ello, así como el hecho de estar
- o no a gusto en el puesto actual.
PLANEACION
Conocimiento de los objetivos tanto generales como
particulares, políticas, procedimientos, etc.
Alcance de los mismos objetivos
Persona que los elabora así como él puesto que ocupa
Planes y programas
Periodo que comprenden
Leyes, circulares, reglamentos que rigen las actividades
del entrevistado
ORGANIZACION
Manual de organización
Actualización del manual y descripción de funciones
No sobrante de puestos o personal
Que el personal sea el adecuado al volumen de trabajo
de las actividades del entrevistado
Delegación de autoridad
Funciones
Supervisión
Tramo de control
PERSONAL
Planes de capacitación
Incentivos
Calificación de méritos
Promociones
RECURSOS Suministros programados
MATERIALES Condiciones de trabajo
Limitantes para el desarrollo de las actividades
RECURSOS Presupuestos
FINANCIEROS Aplicación de los recursos económicos
Asignación del presupuesto por área
DIRECCIÓN Niveles de autoridad y responsabilidad
Comunicación
Liderazgo
CONTROL Registros de control
Programas de desarrollo debidamente controlados
Estándares de desempeño
Eficacia operativa
Firma del entrevistado
Firma del auditor
PRINCIPIOS DE LA EFICIENCIA DE LAS FASES DE LA
ADMINISTRACIÓN
PLANEACIÓN
Los objetivos deben ser claros y precisos. Los objetivos de cada departamento o Sección deberán estar en concordancia con el objetivo principal de la empresa.
Los objetivos deben tener cierta flexibilidad, a fin de adaptarse a circunstancias imprevistas.
Los objetivos deben determinarse con la cooperación de las personas que de alguna manera intervendrán en su realización
Las politicas deben ser indicadas en forma clara y precisa, accesibles a todos los niveles de la organización.
Deben fijarse políticas para cada objetivo, a fin de normar y orientar el criterio en la toma de decisiones.
Los procedimientos. Deben tender a la eficiencia, a la especialización y conducir a la realización oportuna de los trámites o procesos.
Al determinar el procedimiento debe coordinar las operaciones de conjunto.
En la elaboración de programas se estimarán los resultados, se determinará la secuencia de actividades y se precisarán las fechas de iniciación, terminación, lugar y tiempo.
Los programas deben seccionarse, a fin de circunscribir funciones y responsabilidades.
Los programas deben tener cierta elasticidad para adaptarse a circunstancias especiales en el momento que sea necesario.
Deberá encausar su trabajo siguiendo hasta donde sea posible la siguiente secuencia:
¨ Planteamiento del problema.
¨ Investigación y evaluación de antecedente
ORGANIZACIÓN
Las actividades deben ser encauzadas al logro de los objetivos procurando que éstos se logren con esfuerzos mínimos y mayor eficiencia.
Debe precisarse la línea de autoridad desde los niveles superiores hasta los inferiores
Debe asignarse la autoridad necesaria al precisar responsabilidades estas deben ser reciprocas.
La organización debe ser flexible a fin de adaptarse a situaciones imprevistas
Deberá precisarse en forma clara que los jefes superiores son responsables de las actividades de sus subordinados.
Todo subordinado debe ser responsable, únicamente ante su jefe inmediato superior.
Los funcionarios y supervisores no deberán tener más subordinados que los que puedan supervisar y coordinar efectivamente.
Asegurar continuidad de organización.
Encauzar el trabajo siguiendo:
¨ Estudio amplio de los objetivos de la empresa.
¨ Determinación de las actividades que se consideren necesarias.
¨ Calificación de las actividades de acuerdo con su función y similitud, formando grupos o unidades funcionales.
¨ Asignación de actividades y obligaciones para cada grupo.
¨ Nombrar al personal que debe atender las actividades y la asignar la autoridad necesaria.
¨ Elaborar organigramas, manuales de organización, diagramas, etc...
DIRECCIÓN
Los ejecutivos deben: Tener rapidez y eficiencia. Para desarrollar las actividades que no han descentralizado en otras personas.
Conocer las labores que se llevan a cabo en el departamento su cargo entendiendo su razón de ser en relación con las demás actividades que se realizan dentro de la empresa.
Ajustarse fielmente a las instrucciones de los jefes superiores dedicarse exclusivamente a las. Labores de su puesto y mantenerlas al corriente.
Tener la iniciativa para precisar lo que debe hacerse ante situaciones imprevistas y llevarlas a cabo con la conveniente oportunidad.
Procurar descubrir las aptitudes de sus subordinados a fin de que éstos las apliquen gradualmente en el trabajo, hasta convertirlas en habilidades que los hagan competentes para el desempeño de puestos de mayor responsabilidad.
En sus decisiones y en sus actos tener juiciosa reflexión y criterio que les permita prever correctamente resultados de los problemas que se le presenten.
Tener capacidad para motivar adecuadamente a los subordinados en el desempeño de sus actividades, desarrollando el espíritu de colaboración, a fin de obtener de ellos una efectiva coordinación de esfuerzos.
Tener habilidad y ser eficaz en la planeación del trabajo a su cargo.
Ejercer un control de los costos, del personal, del equipo y de todos aquellos factores que se consideran importantes, manteniéndolos dentro de los niveles de operación de eficiente que se hayan señalado.
CONTROL
Para establecer un buen sistema de control, debe tenerse en cuenta la naturaleza de la función controlada y considerar lo siguiente:
Facilitar la apreciación de desviaciones.
Ser flexible para, adaptarse fácilmente a las condiciones cambiantes.
Justificar la utilidad que reporta en función de costo.
Contribuir a la realización de los objetivos
Tender a la previsión.
Basarse en normas cuantitativas y cualitativas.
Ejercer sobre aquellas actividades que notoriamente arrojan desajustes.
Tener un patrón de comparación
Ser preventivos de los resultados no satisfactorios
Ser el medio para conocer resultados que permitan la fácil interpretación y evaluación de los mismos.
Estar acorde con las circunstancias de las actividades los que se controlan.
CONTROL
La administración puede mantener y realizar las actividades de la organización de acuerdo a los objetivos predeterminados y adoptar acciones correctivas en casos necesarios, mediante un control efectivo de sistemas que desempeñen una función importante de localización de problemas, utilizando mediciones regulares.
DEFINICIONES
A) En sentido castellano, es sinónimo de verificación, inspección, crítica, comprobación. Permite verificar la desviación entre lo previsto y lo realizado.
B) Implica una guía y acción correctiva mediata.
"Guiar los hechos para que los resultados reales coincidan o superen a los deseados".
PRINCIPIOS DE CONTROL
De los estándares
El control no es posible si no existen estándares de alguna manera prefijados, y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean tales estándares.
Del carácter medial del control
El control sólo deberá usarse si el trabajo que realiza justifica el costo de inversión, en relación con los beneficios esperados de él.
De la excepción
El control administrativo es mucho más rápido y eficaz si se concentra en casos donde no pudo lograr lo previsto, o bien los resultados como se habían planeado.
DEL PROPÓSITO Y NATURALEZA DEL CONTROL
De garantía del objetivo
La función del control es asegurar que los planes tengan éxito, mediante la detección de las desviaciones con respecto a los mismos y el suministro de una base, para tomar la acción necesaria y corregir las desviaciones reales o potenciales.
De controles dirigidos hacia el futuro
Dada la existencia de períodos de tiempo retardados en el sistema de control, cuanto más se base un sistema de control e información prealimentaria, mas que simplemente retroalimentaria, mayor oportunidad se tendrá de percibir las desviaciones dañinas con respecto de los planes antes de que éstos ocurran, y para tomar la acción necesaria para su prevención.
De responsabilidad del control
La responsabilidad primordial por el ejercicio del control descansa en el encargo de la ejecución de los planes.
De eficiencia de los controles
Las técnicas y enfoques de control son eficientes y detectan la naturaleza de las causas de las desviaciones respecto de los planes, con un mínimo de costos y otras consecuencias no deseadas.
Del control directo
Cuanto mayor sea la calidad de cada administrador en un sistema administrativo, menor será la necesidad de controles indirectos.
De la armonía de los planes
Para satisfacer con efectividad las necesidades de los administradores los planes deben ser claros, completos e integrados; así se reflejarán y establecerán los controles.
Adecuabilidad organizacional
La estructura de la organización debe ser clara, completa e integrada para que se dispongan los controles con miras de reflejar el lugar que dentro de ella ocupa la responsabilidad de la acción, así se facilitarán la corrección de las desviaciones respecto de los planes.
De normas
El control efectivo requiere de normas más objetivas, precisas y adecuadas al sistema.
De control del punto crítico
El control efectivo requiere de atención a los factores que son críticos para la evaluación del desempeño frente a un plan individual.
Flexibilidad de los controles
Si los controles son efectivos a pesar del fracaso o de los cambios imprevistos en los planes, es necesaria mucha flexibilidad en su concepción.
De acción
El control es justificable si las desviaciones son indicadas o experimentadas; esto se corrige a través de una adecuada planeación, organización, integración y control
Cualquier actividad es controlable con respecto a uno u otro factor:
¨ Cantidad
¨ Calidad
¨ Uso de tiempo
¨ Costos
En el siguiente diagrama podemos observar lo que es el proceso de control:
PRINCIPIOS DE CONTROL
¨ De los estándares
¨ Carácter medial
¨ De la excepción
¨ Detección de desviaciones
¨ Control a futuro
¨ Responsabilidad
¨ Eficiencia
¨ Control directo
¨ Acción
¨ Etcétera
CONTROL
ADMINISTRATIVO
(SUBSISTEMA)
SISTEMAS DE CONTROL
e M.l.S.Sistemade Información Gerencial
(iniciativa P)
e S.l.C. Sistema Integrado de Control
(Administración pública)
¨ Hacer que se progrese en
dirección a lo planeado
¨ Asegurar que se den los
resultados
ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
O PATRONES DE EJECUCIÓN Y DESEMPEÑO
Medición del rendimiento actual Establecimiento de unidades de
medida-patrones homogenizadores Evaluar el rendimiento de
la administración actual Métodos para el establecimiento de
Estándares; estadísticos, por apreciación, de tiempos y movimientos, etc.
MEDICIÓN DE LA EJECUCIÓN EN
RELACIÓN CON LOS PATRONES
ESTABLECIDOS
Estándares de rentabilidad
Posición en el mercado
Productividad
Liderazgo del producto
TOMA DE DECISIONES CORRECTIVAS
¨ Llevar a la empresa a los niveles de rendimiento
¨ Verificar que los estándares establecidos fueron los adecuados
TIPOS DE CONTROL
Precontrol
Control paralelo
Retroalimentación
HERRAMIENTAS DE CONTROL
Administración por excepción
Análisis financiero
Estado de origen y aplicación
de fondos
Punto de equilibrio
Presupuestos
Flujo de caja
Auditoria administrativa
Auditoría operativa
Como se podrá observar, el proceso de control tiene como base los siguientes pasos:
· Establecimiento de estándares o patrones de ejecución y desempeño.
· Medición de la ejecución en relación con los patrones establecidos.
· Toma de la acción correctiva.
Son los estándares la base en el proceso de control, ya que sin un adecuado patrón los pasos carecerían de significado; las consideraciones más importantes para el establecimiento de estándares en cada área es:
Rendimiento de beneficios
La expresión de beneficios como una razón o tasa entre las utilidades y el capital empleado, resulta útil para comparar la contribución de cada una de las unidades descentralizadas; también es de valor para determinar de entre varias alternativas a cual seleccionar para operaciones futuras.
Posición en el mercado
Los estándares usados para medir la posición de una compañía en el mercado deben ser expresados en términos del mercado total; lo cual representará la medida de la extensión en que su producto o servicio es aceptado por el cliente y la efectividad de sus técnicas de promoción de ventas.
Productividad
Las medidas de productividad están directamente asociadas a la función de producción; pero los estándares de productividad deben ser establecidos, tanto para las funciones administrativas y de ventas, como para las de producción.
Hegemonía del producto
La hegemonía del producto es difícil de explicar cuantitativamente; se necesita tener un estimado de la posición de la compañía, si es su objetivo el lograr ser líder en su campo.
Las normas de calidad y eficiencia de los productos o servicios que se ofrecen, deben ser comparadas con los competidores.
Desarrollo del personal
Un informe de las actividades de desarrollo establece una tendencia en el área, y cuando se le compara con las necesidades gerenciales proyectadas, puede hacerse un estimado en relación con la necesidad de ampliar el programa de desarrollo.
Actitudes de los empleados
Las actitudes pueden ser medidas operativamente por un análisis de la fuerza trabajadora, el ausentismo, registros relativos a la seguridad, etc.; la medición de estos factores puede hacerse de una manera objetiva y cuantitativa.
Responsabilidad pública
Esto es sumamente difícil de medir además de que es intangible; dentro de estos factores podemos considerar el nivel de empleo estable, participación en los asuntos comunitarios, etc.
Balance entre las metas a corto y largo plazo
Una medida del balance entre ambas metas forza a la empresa a revisar su proceso total de planeación, y enfatiza que el éxito futuro depende de la ejecución de planes cuidadosamente desarrollados.
MÉTODOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Hay tres métodos, pero no se puede emplear uno sólo a todas las áreas:
1. Desarrollar datos estadísticos normativos, de las fuentes internas y externas.
2. Apreciar los resultados a la luz del juicio y la experiencia.
3. Desarrollar estándares o patrones técnicamente elaborados.
Estándares Estadísticos
Están basados en análisis de experiencias pasadas; los datos pueden ser extraídos de los propios archivos y registros de la empresa, lo cual refleja una experiencia pasada y es útil en la fijación de estándares de ejecución y actuación en algunas áreas. La estadística particular seleccionada indicará el promedio o punto especifico por encima o por debajo del punto medio.
Revisión Interna
O revisión operacional representa la apreciación regular o independiente de las operaciones contables, financieras y otras de un negocio. Involucra generalmente la apreciación de las operaciones al comparar los resultados reales contra los planeados.
Observación Personal
Es la manera en la que se desarrolla la función de operación del control.
TÉCNICAS DE CONTROL
Gráficas de Gantt
Permite indicar tiempos y terminación para un proyecto total, así como control simultáneo de varias actividades que se realizarán en forma coordinada.
Metra
Es un procedimiento de control que define la trayectoria crítica en una red, en la cual un atraso se proyecta íntegramente en el tiempo total para terminar la idea; indica donde debe hacerse la aceleración para obtener resultados con certeza de éxito y costo mínimo.
Estándares fijados por apreciación
Son esencialmente juicios de valor y pueden ser tan realistas y factibles como los determinados o técnicamente elaborados.
Estándares técnicamente elaborados
Se basan en un análisis objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifico; pueden ser desarrollados por la medición de la producción de la maquinaria o equipo, o bien por el personal y los cuales a su vez pueden ser:
Estándares fijados por apreciación
Estándares técnicamente elaborados
Medición de la ejecución actual
Información oportuna y a tiempo
Unidades de medidas apropiadas
Toma de acción correctiva
Personalidad y control
MECANISMOS TRADICIONALES DE CONTROL
Presupuestos
Información estadística
Información y análisis especiales
Análisis del punto de equilibrio
P.E.R.T técnica de revisión y evaluación de proyectos
C.P.M. método de camino crítico
R.A.M.P.S sistematización de proyectos múltiples y asignación de recursos
CONTROL Y PLANEACIÓN
La planeación y el control son inseparables; cuando la acción no es planeada, no se puede controlar porque el control mantiene encausadas las actividades corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento de control sin planeación simplemente no tendría resultado ya que no se tendría conocimiento de lo que se desea controlar.
El control es la medida y la corrección del desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la empresa se están realizando.
Las funciones gerenciales tienden a reflexionar las funciones de planeación y control como un ciclo continuo, se presentan separadamente sólo para facilitar su análisis.
PLANEACIÓN - CONTROL - PLANEACIÓN
Cada una de las funciones es un aspecto diferente del mismo sistema de información, ya que la información para la planeación es extraída de fuentes ambientales, tales como datos socioeconómicos; también se utilizan las fuentes financieras y la planta misma para extraer información.
El control se apoya en datos internos principalmente, los cuales son desarrollados como resultado de la ejecución de los planes. En ocasiones cuando se quiere aplicar una acción correctiva, la modificación de los planes es parte de dicha acción.
CONTROL FINANCIERO
Capta la información entre diversos departamentos y permite tomar una decisión oportuna dentro del marco de análisis de riesgos, inversión e inflación; de entre otros encontramos:
· El estado de origen y aplicación de fondos
· El análisis financiero
· Los estados financieros
· Sistemas de contabilidad de costos
· Auditorias internas y externas
· Control de depreciación y adiciones Control de efectivo de caja
e Control de recuperación de cartera
· El plan de caja
· El sistema dupont
El presupuesto
Establece con claridad un plan definido, el cual coordina los proyectos de los diferentes departamentos; estima las operaciones de un período futuro e involucra la manipulación de las variables que determinan el desempeño de la empresa.
Control del presupuesto
Se realiza comparando los resultados reales con los presupuestos, y nos muestran las variaciones que surgieron.
Presupuesto fijo
Se presupuestan todos los costos para el período, sobre la base de cierto nivel elegido de las actividades; éste permanece fijo sin modificación y, por tanto, la comparación puede ser entre niveles de actividades divergentes.
Presupuesto flexible
Es el resultado de la consideración de las variaciones existentes en los ingresos y en las ventas; su elaboración consiste en obtener porcentajes sobre las cifras base.
TIPOS DE PRESUPUESTOS
A largo plazo
Usualmente alcanza cinco años, pero surge el riesgo de error conforme se pretende pronosticar sin embargo, a la larga resulta ventajoso el proceso de planear aunque las cifras resultan un tanto imprecisas lo cual es consecuencia de:
e Prestar consideración a posibles cursos alternativos de acción, en donde las estrategias son a largo alcance.
e Establecer planes proporciona un buen incentivo para quienes tienen la responsabilidad de realizarlos
e Pensar a futuro estimula el examen sistemático de las variables pertinentes y el crecimiento de la corporación
A corto plazo
Su alcance generalmente es de un año y se desglosan en intervalos menores por razones de control o para propósito de informes y demás.
MÉTODOS DE PREPARACIÓN DE PRESUPUESTOS
Presupuestos periódicos
Se prepara un plan para el siguiente año financiero con un mínimo de revisión conforme avanza el año, generalmente el gasto total anual esperado se repartirá en todo el período sobre una base mensual, tomando en cuenta el comportamiento de los costas elementales.
Auditoria
El auditor tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes por emitir su opinión con certeza de:
· La autenticidad de los estados financieros
e Que los criterios sean los adecuados
· Los sistemas y métodos deben ser los acertados
e Que los estados financieros estén de acuerdo con los principios de contabilidad
Objetivos de la auditoria en los estados ~
Rendir una opinión independiente sobre la razonabilidad con que los estados financieros presentan la posición financiera y que los resultados de operación de una empresa observen una correcta aplicación de los principios de contabilidad.
La retroalimentación
Todos los tipos de sistemas se controlan mediante la retroalimentación de la información, la cual descubre el error en el logro de las metas e inicia la acción correctiva.
Retroalimentación simple
Insumo Proceso u Detección de Meta
operación desviaciones
Proceso de Retroalimentacion
corrección
EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN
Se mide la labor real, se compara contra las normas e identifican y analizan las desviaciones; para realizar estas correcciones se deben implantar y mejorar programas de acción correctiva.
Control de Prealimentación
En el proceso de control persiste la necesidad de la visión a futuro, por lo cual es imprescindible usar la retroalimentación simple partiendo de un sistema que reditúe como medio de control.
SISTEMAS DE RETROALIMENTADORES CONTRA RETROALIMENTADORES:
¨ Los sistemas sencillos de retroalimentación miden los resultados de un proceso y alimentan el sistema con los insumos que permiten tomar acciones correctivas para obtener los productos deseados.
¨ Los sistemas de prealimentación regulan los insumos de un proceso, de forma tal que puedan investigar si éstos corresponden a los planeados.
Insumos Proceso Producto
Retroalimentación Retroalimentación
Simple
